El negocio sin papel, más oportunidades y mejores dividendos

La digitalización de documentos cobra cada vez mayor auge en diferentes sectores, aunque el gobierno sigue siendo el mayor consumidor de esta tecnología.

Para David Tirado, gerente de MPS en Canon, el mercado le está dando sentido a la digitalización a través de integrar soluciones no solo enfocadas a la captura sino que respondan a la indexación, búsqueda y recuperación de información, edición, distribución, almacenamiento e incluso flujos de trabajo; todo esto bajo altos estándares de seguridad.

Jorge Esquivel, gerente de producto de Digital Imaging en Panasonic, mencionó que esto no sólo está maduro en el gobierno federal, se está replicando en lo estatal e incluso ya está llegando al ámbito municipal.

“Por el otro lado, están las compañías corporativas, donde hoy todavía no existe esta cultura al 100% y es donde vemos una oportunidad muy grande, pues el panorama va desde la PyME hasta la gran empresa”, mencionó.

Para Jorge Vega, gerente de producto HP en Azerty, falta mucho para que la gente escanee, digitalice y gestione a diferencia de lo que imprime, algunos ya sea por necesidad y otros por gusto; además, los equipos aún son caros para digitalizar muchos documentos y las compañías no quieren invertir en ello.

“Este negocio ha ido evolucionando en conjunto con el desarrollo de software, que ha permitido un acceso rentable a usuarios desde uso personal, pequeñas oficinas y empresas corporativas”, indicó Beatriz Escotto, gerente de Producto A4 y Escaners de Xerox Mexicana.

Por otro lado, Daniel Coronado, gerente de producto de equipos impresión láser y tinta para el segmento empresarial en HP, abundó: “Se calcula que un usuario pierde alrededor de 60 minutos al día en la búsqueda de documentos. De acuerdo con investigaciones elaboradas por HP, nos indican que la implementación de un proceso de flujo de trabajo automatizado hace a los empleados tres veces más eficientes”.

En México, el 75% de las empresas apenas está iniciando a utilizar archivos digitales en todos sus procesos, desde convertir a digital todo el archivo muerto de una empresa con equipos de escaneo de producción y montar un software que haga sencilla la búsqueda de información sobre la misma, hasta procesos diarios de digitalización como podría ser la apertura de cuenta en una institución financiera.

Valor
A decir de Jorge Aguirre, director comercial y técnico en Compucenter, sólo digitalizar un documento es transferir un problema de un lado a otro, la gran diferencia está en la gestión documental, pues esta está orientada a los procesos, lo que tiene más relevancia en varios sectores.

Hoy, el secreto para un proyecto de esta clase es poder clasificar la información que se digitaliza de acuerdo a los tipos y necesidades documentales de cada compañía.

De hecho, algunas marcas que no incluyen alguna herramienta y sólo digitalizan, sin gestionar u ofrecer otra cosa están en desventaja; el software facilita la labor y es un diferencial.

Para Jesse Reid, director de mercadotecnia, MPS y soporte a ventas en Oki Data, un punto que los resalta es que su sistema es abierto, el canal puede desarrollar sus propias aplicaciones en el manejo documental y ofrece una oferta específica a sus usuarios finales.

“Incluso hace algunos años esto era mi competidor, porque era no imprimir, sin embargo, hoy se abren más espacios y ya es negocio para la firma”, dijo.

Especializados vs multifuncionales
“Entrenamos a los canales para que muestren cuál es la diferencia entre estos productos y cuándo usar un equipo multifuncional y cuando comienza la utilización de una solución más robusta, ya sea, mediante una aplicación o con un equipo dedicado a ello”, dijo Esquivel.

No se debe olvidar que el multifuncional es un recurso compartido, en el cual hay varias facetas como la de imprimir y copiar, pero no puede estar al 100% en la digitalización, además que nos darán una imagen digitalizada con menos calidad, al contrario de los equipos profesionales y especializados. También hay que concientizar al cliente final, pues se pregunta por qué tiene que comprar un equipo adicional.

Por su parte, Daniel Carrillo, gerente de ventas México de Kodak Alaris, compartió que un dispositivo multipropósito es ideal para quien tiene la demanda de digitalizar un documento y mandarlo por correo electrónico, por ejemplo, y esto no tiene para la compañía un valor grande per sé, pues no es lo mismo digitalizar todo el día o constantemente.

Las características de cada producto valen mucho y son parte medular: “el cliente busca que sea rápido, que pueda colocar varios documentos en el alimentador, escanear por ambos lados, diferentes tipos de documentos, múltiple conectividad, entre otros”, aseguró Francisco Aguirre, gerente de producto de la línea de digitalizadores Epson México.

Otra visión tiene Vega al respecto, pues afirma que ellos, aunque venden los equipos especializados, son complicados de comercializar, es un nicho demasiado especial porque necesita una demanda muy grande a digitalizar.

Foco
En este negocio, según HP, la oportunidad de los canales puede ser variada dependiendo del perfil del reseller, pues va de la venta transaccional del escáner con el software incluido en la caja; la venta de un servicio/solución completa que incluya impresoras, escáneres y multifuncionales o la venta del escáner más la venta de una solución de digitalización más compleja aunado al servicio, es decir, un servicio de digitalización.

Es importante entender que no se vende solo una caja sino lo que hay alrededor del producto, es muy importante que comprendan las soluciones y que es lo que hace cada una de ellas. Esto le va a ayudar a detectar oportunidades y dar la mejor recomendación al cliente.

“Antes había los que venían de impresión y los de copiado, ahora hay una convergencia y una mezcla de ambos canales y en digitalización está pasando lo mismo, los de TI están tomando esta área como de oportunidad. Más que un proceso de venta es de consultoría”, aseguró el vocero de Panasonic.

Por su lado, Carrillo aseguró que el ideal es que puedan integrar, sobre todo, que el secreto está en entender el negocio al que quieren ir y con esa base realizar una propuesta quitándole complejidad al cliente final.

Por su parte, Mario Ramírez, gerente y líder de célula HP Empresarial en CompuSoluciones, aseguró que él no observa que los socios que están en servidores y cómputo se monten a una estrategia de impresión, porque hay una inversión fuerte tanto en especialización como en apoyo técnico, por lo que los de este nicho pueden aprovechar eso.

“Que no se vayan sólo por una marca por una cuestión emocional, sino que sepan cómo funciona y lo que ofrece; se tienen que abrir para conocer todo y es algo en donde estamos trabajando como industria”, concluyó Jorge Aguirre.