Servicios Administrados de Impresión se recuperó en 2021

A casi un año de presentar un especial donde los expertos en Servicios Administrados de Impresión (MPS, por las siglas en inglés Managed Print Services) advirtieron que se debía transformar el modelo de negocio, los procesos de valor y la tecnología disruptiva para que fuera más amigable con el medio ambiente, eSemanal los volvió a consultar para saber cuál ha sido el panorama y avance en estos últimos meses. 

Desde el comienzo de la pandemia por Covid-19, los Servicios Administrados de Impresión fue uno de los negocios más golpeados, ya que el número de páginas impresas cayó de manera abrupta, afectando la rentabilidad de los contratos abiertos y disminuyendo los proyectos en puerta. 

No obstante, los especialistas coinciden en que 2021 se ha visto una recuperación importante en el negocio, aunque todavía no alcanza a llegar a los volúmenes de venta que había antes de la pandemia, debido al esquema de trabajo remoto que se mantiene en muchas empresas. 

“Los Servicios Administrados de Impresión son servicios ofrecidos por un proveedor externo para optimizar o gestionar la salida de documentos de una empresa. La subcontratación ayuda a las empresas a reducir los costos incurridos en la red y el gasto en TI al eliminar Capex y Opex. Más que una herramienta de control de costos, también ayuda a las organizaciones a obtener una ventaja competitiva al mejorar la eficiencia y brindar diferenciación comercial”: Christian Morales, Coordinador de Proyectos MPS en Docusmart-CT. 

“Contar con un modelo de MPS permite al dueño de una empresa tomar el control de los costos de impresión y asegurarse de que sus recursos están siendo bien utilizados; con el regreso paulatino de la fuerza de trabajo a las oficinas, se prevé un aumento en la demanda de estos modelos en las organizaciones, y esa es una oportunidad que debe ser aprovechada por los integradores y distribuidores de tecnología”, resaltó el ejecutivo. 

Morales agregó que el aumento en la adopción de soluciones en la nube, de big data, las iniciativas para disminuir el desperdicio de papel, la reducción del costo de operación, el aumento de la productividad y la flexibilidad para cumplir con los requisitos personalizados y la seguridad de la información mejorada como seguridad en la impresión, complementan principalmente el crecimiento del mercado de MPS. Sin embargo, se espera que las asociaciones y acuerdos nuevos estratégicos y los costos recurrentes, obstaculicen el crecimiento del mercado de Servicios Administrados de Impresión. 

¿De qué magnitud fue la caída? 

“De acuerdo con información de IDC, el 2020 cerró con un decrecimiento del 30% en MPS, con respecto al cierre del 2019. Por efectos relacionados a la pandemia, en México se perdieron cerca de dos mil millones de páginas, según la misma consultora. Este decrecimiento se notó principalmente en tecnología láser monocromática en bandas de 31 a 69 ppm, como resultado de cierre de oficinas, provocando cancelaciones y/o renegociaciones de contratos MPS”, explicó Luis Heredia, Director de Mercadotecnia y Ventas para Tecnología Business Inkjet (BIJ) y escáneres Epson México. 

Con dichos antecedentes y en un mercado en decrecimiento de doble dígito, el directivo mencionó que Epson tuvo crecimientos constantes desde la segunda mitad del año 2020 en adelante, incluyendo el año 2021; atribuido, entre otros factores, a que la tecnología de tinta para negocios del fabricante, junto con su proceso sencillo de impresión sin calor, permitieron un escenario costo/beneficio excepcional, consiguiendo una buena aceptación de los clientes y canales, a la par de un enfoque estratégico al mercado e inversión de la marca hacia servicios administrados de impresión. 

“Cabe mencionar además que, pese a que en los momentos actuales yendo al último trimestre del año 2021 y por situaciones globales de la industria, el aprovisionamiento de tecnología en general es limitado; confío en que eso sea superado en el corto plazo y la tendencia de crecimiento continúe”, finalizó. 

En tanto, Daniel Coronado, Líder de Programas Estratégicos de Impresión de HP México, expuso que desde la óptica de la compañía, durante 2021 el negocio de MPS tuvo una recuperación muy importante en comparación con el 2020. 

“En el año pasado, ante la incertidumbre provocada por la pandemia, muchos clientes en su momento decidieron extender sus contratos algunos meses más, o bien, continuar el contrato utilizando la misma base instalada, provocando que ahora en 2021, ya con un poco más de claridad, muchos de ellos decidan optar por continuar con la renovación tecnológica teniendo definidos los esquemas de trabajo que tendrán durante los próximos años, ya sea en un formato de trabajo híbrido o con ciertos roles trabajando desde casa”. 

El especialista de HP señaló que el negocio está llegando a un punto intermedio llamado híbrido, donde la gran mayoría de las empresas definieron perfiles de puestos con o sin necesidades de impresión y, basado en lo anterior, se establece la nueva configuración del contrato, así como el alcance de la solución. 

“La renovación tecnológica continuará siendo prioridad derivado de los retos de seguridad de la información que el modelo híbrido ha generado. Durante 2022 se espera que el consumo de Servicios Administrados de Impresión migre rápidamente a modelos híbridos, una situación en la que aquellos distribuidores o proveedores que puedan ofertar soluciones combinando equipos empresariales y de hogar con seguridad integrada, estarán en una mejor posición de capitalizar las oportunidades”: Daniel Coronado, Líder de Programas Estratégicos de Impresión de HP México. 

En contraste, el mercado ha encontrado una aceleración en los servicios de digitalización o gestión documental por medio de utilizar dispositivos como rampas de entrada para continuar sobre flujos de trabajo digitales. Y para atender dicha demanda, HP integra soluciones de digitalización a través de su plataforma HP Workpath, un marketplace ubicado dentro de los multifuncionales en donde se puede acceder a más de 100 aplicaciones para realizar de forma más eficiente actividades específicas. 

“El mercado de servicios administrados de impresión continuará en 2022, aunque la oferta debe transformarse y adaptarse a las nuevas necesidades de los clientes. Los clientes estarán buscando proveedores que puedan adaptarse a los distintos ambientes de trabajo, ya sea bajo un ambiente tradicional con aquellos perfiles que regresan a la oficina, así como habilitar a aquellos perfiles que fueron designados a trabajar desde casa; es decir, la oferta tradicional de Servicios Administrados de Impresión no cumplirá al 100% con las necesidades de los clientes y es necesario integrar nuevos habilitadores a la oferta que apoyen a los clientes en su viaje al ambiente de trabajo híbrido”, enfatizó el especialista de HP. 

Tendencias 

Para Epson, el mercado de impresión de oficina se dirige a tecnologías inkjet, menos complejas comparadas con láser, tecnologías sin calor y sin contacto, en el que existan cada vez menos intervenciones de mantenimiento, con costos de impresión asequibles y sistemas de impresión con menos partes intercambiables que proporcionen mayor confiabilidad al usuario final. 

¿Dónde está el negocio? 

Para las industrias fuertes como la banca, los servicios financieros, los seguros, la industria de salud y muchas otras, contar con documentos impresos sigue siendo fundamental. 

De acuerdo con Christian Morales, se espera que el mercado de Servicios Administrados de Impresión registre una tasa compuesta anual del 8.83% durante el período de pronóstico (2021 – 2026). La mayoría de las pequeñas y medianas empresas (PyMEs) están buscando formas de mejorar su productividad y reducir costos, y observar más de cerca la forma en que manejan los documentos es un buen lugar para comenzar, y dada la complejidad y la variación en las necesidades de los clientes, los proveedores de MPS tienen una oportunidad significativa para posicionarse como parte del viaje de transformación digital de sus clientes. 

El canal puede ganar al ofrecer servicios y soluciones de valor agregado para respaldar la transformación digital de un cliente, por ejemplo, con digitalización y flujos de trabajo automatizados puede generar una mayor rentabilidad a través de ingresos recurrentes y una mayor participación del cliente. 

Recomendaciones para el negocio 

Víctor Manuel Urzúa, Gerente Comercial en CompuSoluciones, declaró: “el negocio cambió y una buena parte del volumen migró a los hogares, lo que disparó las ventas de impresoras con características diferentes y claramente con ciclos de impresión pequeños ya que, el negocio se pulverizó, pero de una u otra forma el sector empresarial ha continuado y es por eso que muchos de los contratos vigentes se han mantenido aunque con ajustes en los niveles de impresión y SLA’s, pero estamos seguros que poco a poco el volumen del segmento empresarial se irá recuperando, de manera lenta, pero progresiva”. 

Urzúa dijo que los canales focalizados en servicios de impresión hoy tienen mucha experiencia en temas financieros, servicios y grupo de ingenieros muy fuerte, lo que les permitiría abrir o explorar nuevas formas de negocio que hoy pide la industria y el mercado como es DaaS que, desde su perspectiva es la gran oportunidad que se tiene para empezar a explorar nuevos mercados, bajar la dependencia de impresión y aumentar la rentabilidad de los socios de negocio. 

“El mercado continuará su camino de recuperación, pero al ser un mercado maduro no vemos que tendrá grandes crecimientos. Creemos que ahora será un modelo híbrido entre la impresión del corporativo y la de casa ya que el home office llegó para quedarse en muchas industrias, por lo tanto se tendrá que pensar en un modelo más pulverizado y con SLA’s muy sencillos para cubrir las nuevas demandas de los clientes y el gran reto es cómo se puede administrar ahora este tipo de contratos que serán muy pequeños por lo tanto crecerán el número de contratos de forma exponencial lo que complicará de forma importante su gestión. 

“Lo más importante es ir explorando nuevas formas de hacer negocio apalancados del gran expertise que han creado los socios de negocio especializados, la oportunidad más clara la vemos en vender cómputo como servicio”, concluyó Urzúa. 

Otra recomendación que se compartió con el canal fue acercarse a los mayoristas o fabricantes que cuentan con una oferta innovadora y además les brinden capacitación, asesoría, acompañamiento, entre otros apoyos, con el fin de concretar mayores ventas y proyectos. 

Además, se invitó a los integradores a informar a las compañías sobre el funcionamiento y las ventajas de este tipo de modelo, ya que a pesar de ser un negocio con madurez respaldado con más de 20 años de presencia en Latinoamérica, muchas empresas aún no lo conocen. 

Anticiparse es una característica que se resaltó ante una posible caída en el mercado, con la cual el canal no debe esperar a que un modelo de negocio esté firme, ya que si lo hace e intenta entrar en él después se encontrará con muchos jugadores; por ello Morales aconsejó aprovechar el modelo cuando es una tendencia, anticiparse, capacitarse y ofrecerlos a los clientes antes de que lo haga la competencia.