Puntos clave para el éxito de la factura electrónica

Este año, la oportunidad para colocar soluciones de factura electrónica se vislumbra en las grandes empresas, a las que en breve seguirán las pequeñas. Permancerán los canales dispuestos a seguir las reglas y a capacitarse.

Uno de los principales puntos en pro de la difusión de las soluciones de factura electrónica es que se hayan definido las reglas por parte de la autoridad, el Sistema de Administración Tributaria (SAT), que juega el papel principal para la adopción de firma y factura electrónicas.
Asimismo es importante destacar la labor de entidades como la Asociación Mexicana para Estándares de Comercio Electrónico, (AMECE) que ha participado en el apoyo y asesoría a las empresas interesadas en desarrollar una solución de este tipo. Pero sumado a esto, se encuentra la labor de los proveedores y entidades privadas que están en favor de su difusión.
El papel de las autoridades
A decir de Rodolfo Castillo, director general de Consultores de Tecnología (Consatec), su visión es que el SAT hace un buen trabajo al publicar las reglas para que todos los proveedores tengan la oportunidad de desarrollar una solución acorde al perfil del mercado.
Como empresa privada, “estamos vigilando lo que está pidiendo la autoridad, a partir de ello llevamos a cabo una planeación y estrategia de acuerdo con la visión y rumbo de hacia donde se mueve el mercado”.
Y aunque opinó que hace falta mucho por hacer, debido a que ninguna ley cubre al 100%, “creemos que habrá una generalidad, con la cobertura de la mayoría de los hoyos que permitan operar la factura electrónica”.
Por otro lado, Castillo destacó que hasta en los acuerdos de libre comercio es muy probable que se exija que todo esté en formatos electrónicos, lo cual es parte de un proceso, y como ese requisito habrá muchos más.
Canal y capacitación
Con el boom del uso de soluciones para firma y factura electrónica este año, la llegada de oportunidades para el canal será irrevocable.
Sin embargo, Ángel Hernández, gerente de Ventas de IBM, apuntó que dependerá de ellos, porque es un hecho que los que sepan adoptar la venta de soluciones como parte de su portafolio serán los que tendrán más oportunidad de hacerse de clientes, que a su vez los considerarán valiosos para sus organizaciones.
“Creemos que hacen falta manos para dar respuesta a una demanda que se prevé será muy fuerte. En IBM tenemos un concepto llamado Value Net a través del que pensamos apoyar a Indicium Solutions, nuestro principal socio, en la ampliación de la red de canales para que se adhieran a este proyecto”, destacó.
En ese sentido, Consatec cuenta con diferentes tipos de mercados, en primera instancia el sector corporativo al que atiende a través de sus propios consultores.
Mientras que para los demás sectores, la empresa tiene una red de asociados por medio de los cuales planea colocar su oferta en el mercado de la Pequeña y Mediana Empresa (PyMe) en particular.
Castillo de Consatec destacó que su producto “aplica para cualquier mercado, pero estamos convencidos de que las grandes van a arrastrar y a exigirle a las pequeñas, para quienes también tenemos una oferta”.
Esta red de socios tiene acceso a la capacitación que está brindando la compañía y un portal en Internet: ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. al cual también tienen acceso los usuarios finales para que aclaren sus dudas de implantación e incluso la solución tecnológica.
Éstos no están obligados a revender la solución de Consatec, pero son capacitados para que estén listos y lo hagan cuando lo decidan.
Cabe destacar que la capacitación está abierta a todos los interesados, por ello darán a conocer un calendario en breve.
El costo del curso es de $6,500 pesos con IVA incluido, que consta de dos días de 9:00 a 17:00 horas, en los que se estudia la evolución de la firma electrónica –históricamente hablando–, los cambios de paradigmas, hasta llegar a la práctica de la factura electrónica.
“En cursos pasados nos dimos cuenta de que aún falta conocimiento por parte del usuario y del posible socio de negocio, por ello, los cursos tienen dos finalidades: tener aliados y colocar la solución”.
Consatec está abierta a manejar una red de asociados, por ello invitó a los lectores de eSemanal: “No somos nuevos en el negocio ni en el manejo de red de asociados, estamos listos para recibirlos con la seguridad de que van a hacer negocios rentables con nosotros”, destacó.
El ejecutivo compartió que no importa el perfil del socio, puede tener mucha experiencia técnica, o quizá sólo buenas relaciones para detectar la necesidad en cualquiera de sus clientes.
Cuestión cultural
Con la premisa de que las grandes empresas van a ser seguidas por las de tamaño más pequeño, a quienes se les exigirá el uso de una solución a más tardar a finales de año, también se añade que las empresas que logren vislumbrar los beneficios harán buen negocio.
Sin embargo hay una impedimento importante que tiene que ver con la cultura del uso del papel, por ejemplo.
Otro obstáculo es la desconfianza debido a los ataques de virus y otras amenazas que aumentan considerablemente en los últimos tiempos, pero a esto se une el desconocimiento de la existencia de las herramientas para erradicar los posibles ataques.
“Ya existen muchas armas para defenderse contra los ataques, así como herramientas de sistemas de respaldo y de administración, por cualquier incidente, no sólo de hackers sino hasta por siniestros naturales”, compartió Castillo.
Por ello se han realizado innumerables pláticas con los usuarios a través del SAT, trabajo que continuará llevándose a cabo.
Al respecto, el ejecutivo opinó que el mercado se encuentra en un periodo de capacitación de empresas usuarias, quienes se están enterando por necesidad.
Después de ello, se acerca un periodo de incremento de oferta, local y foránea: al respecto de esta última dijo: “Sus sistemas dan más de lo que requiere el mercado mexicano”, asimismo sus costos son muy altos; por ejemplo en España, los ERP ya contemplan la factura electrónica y en México no.
Sin embargo, así como habrá un boom de empresas, después habrá limpieza de ellas, destacó Castillo,
Y aunque países como España y Chile ya adoptaron esta tecnología desde hace algún tiempo. “El mercado mexicano, al estar en un mundo globalizado, no está exento de utilizar las mejores prácticas y herramientas por lo que su adopción, toda vez que estas soluciones han sido aprobadas por las autoridades, se acelerará”, compartió Hernández de IBM.
Para terminar con este tema, Hernández de IBM aceptó que los usuarios aún no son conscientes de los beneficios tangibles que estas soluciones significan: en ahorros de corto plazo, “mi perspectiva es que estas soluciones serán un estándar en el manejo de información e intercambio comercial entre las empresas”. Y reiteró que el boom del uso de esta tecnología se dará en este año.

Puntos clave de implantación
La AMECE publicó las reglas de oro para implantar una solución de factura electrónica y sacarle el máximo provecho.
Cabe destacar que ésta realizará actividades de validación de las aplicaciones que se ofrecen en el mercado.
Contabilidad automatizada y simultánea. La contabilidad de la empresa debe ligarse automáticamente a la factura electrónica, sin necesidad de capturas manuales u otro tipo de intervención humana. La información necesaria para facturar debe ser tomada directamente del sistema contable y, al mismo tiempo, toda factura que se genere deberá modificar la contabilidad de la empresa. El proceso de comunicación entre el sistema contable y la solución de factura electrónica debe realizarse por lo menos cada 24 horas.
Si una aplicación no tiene la capacidad de procesar información externa a través de un archivo plano, no cumple con los requerimientos del SAT.
Administración de llaves y certificados. Las soluciones para generar facturas electrónicas deben ser capaces de administrar las llaves públicas y privadas, así como los certificados digitales (Certificado de Firma Electrónica Avanzada y Certificados de Sellos Digitales) otorgados por el SAT, garantizando la completa seguridad y vigencia de estos elementos.
Folios. Es importante que la solución tenga la capacidad de importar y validar los folios para la factura, la serie y el número de aprobación de éstos, todos otorgados por el SAT. Los folios se administran desde la solución contable de la empresa, la herramienta que genere la factura únicamente deberá importarlos y validarlos.
Generación de la FEA. Para generar la Firma Electrónica Avanzada es necesario realizar las siguientes operaciones:
· Cadena original. Serie de datos estructurada que da forma a la firma, la cual fue definida y publicada el 1 de septiembre de 2004 en el Diario Oficial de la Federación.
· Digestión. Algoritmo que permite generar un resumen de la cadena original, el cual indica que no han sido modificados los datos fiscales originales.
· Encripción. Bajo un algoritmo –conocido como RSA– determinado por las autoridades, el proceso de encripción asegura que la factura proviene de una fuente confiable y autorizada por el SAT. La encripción se hace sobre la digestión de la cadena original y debe hacerse con la llave privada del emisor.
En un mediano plazo, el SAT pondrá a disposición de los usuarios de factura electrónica un servicio en Internet que permitirá validar la Firma Electrónica Avanzada.
Formato XML. Cualquier desarrollo para la generación, interpretación y conservación de una factura electrónica debe considerar al formato XML como único.
El esquema XML está definido únicamente para contener los datos fiscales y la información adicional (información comercial, código de barras, descuentos, promociones, número de orden de compra, entre otros) para que pueda ser insertada dentro de la factura en una etiqueta llamada addenda.
Comunicación con el SAT. Este proceso es obligatorio y actualmente propone la conexión directa con la página del SAT para realizar tareas como validación de folios y certificados digitales, así como emitir el reporte mensual, pues hasta el momento no se ha definido el esquema de interacción automática de una solución para factura electrónica con el SAT.
Reporte mensual. Cada mes se deberá reportar al SAT el uso de los folios solicitados en el mes anterior. En un inicio, éste se realizará a través de la página de Internet del SAT.
El formato definido para el reporte de folios está publicado en el DOF, en su anexo 20, del 1 de septiembre de 2004.
Toda aplicación que se ofrezca en el mercado deberá tener la capacidad de generar este reporte.
En dicho anexo se encuentran la estructura y los datos mínimos requeridos para este reporte.
Impresión de la factura electrónica. La impresión de la factura electrónica, además de los datos fiscales, debe contener la cadena original, el certificado de sello digital o número de serie, la Firma Electrónica Avanzada o sello digital y la leyenda: Este documento es una impresión de un comprobante fiscal digital.
Resguardo de la información. Hay que asegurarse de que se realice bajo los parámetros definidos por el SAT, esto quiere decir que toda factura electrónica generada y/o recibida deberá guardarse en su formato original: XML. ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.
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Caso IBM
Como ya lo habíamos comentado en entregas pasadas, IBM tiene una alianza con Indicium Solutions (su principal impulsor) que a su vez trabaja con Seguridata.
Al respecto Ángel Hernández, gerente de ventas de IBM explicó que su oferta para factura electrónica consiste en responder a los cambios del entorno tecnológico con soluciones que les permitan a los clientes de sus clientes concentrarse en su negocio principal.
De este modo, el ejecutivo hizo referencia a su modelo On Demand. “En este contexto, acercamos a los clientes soluciones de vanguardia junto con tecnología de punta como son los servidores xSeries como una solución integral que resuelve necesidades muy puntuales de los clientes”.
Indicium Solutions es una de las empresas más importantes que ha tenido un acercamiento con las autoridades para asegurar el cumplimiento de los estándares establecidos y dar seguridad al contribuyente.
La solución e-factura que impulsan bajo su alianza, cumple con todas las normas publicadas por el SAT.
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Caso Consatec
Consultores en Tecnología (Consatec), signó una alianza con Adobe y Seguridata, con los cuales integra su solución así como su experiencia en servidores digitales.
La firma nace en 1998, con un enfoque en la parte de servicios, debido a que en ese entonces se dio el boom del Internet y los usuarios los buscaban para montar Web Server, Mail Server, Proxy, etcétera.
En ese entonces utilizaban los servidores para certificados y a decir de Rodolfo Castillo, director general de la empresa, debido a que no había sustento jurídico para utilizarlos, no repuntó.
“En aquel entonces los manejadores de bases de datos no le prestaron atención a Internet, al grado de que Microsoft, Oracle e Informix ni siquiera tenían los conectores para los Web servers”.
Desde ese tiempo, la propuesta de la empresa tuvo que ver con la administración de los archivos electrónicos de la organización a través de Internet.
Ahora su promesa consiste en aquel Web Content Manager actualizado de acuerdo con las necesidades del mercado. Por ejemplo una gran empresa solicita pegar la solución a su sistema ERP, además de integrarlo con la demanda de Firma Electrónica Avanzada (FEA).
De esta manera, en noviembre de 2004 liberaron su sistema de administración de factura electrónica que permite generarla, administrarla y distribuirla a través de su administrador de contenidos, al que se le agregaron otros módulos que tienen que ver con la factura electrónica.
Adobe aporta, a través de su formato PDF, que se compartan los documentos oficiales pues no es posible hacerlo a través de XML.
La aplicación es 100% Web, de plataformas abiertas. Castillo destacó que a diferencia de algunos de sus competidores, ellos ya tienen producto listo para venderlo, por ello comenzaron con la impartición de seminarios de los cuales surge la generación de demanda.
Cabe destacar que el esquema de comercialización de la solución de Consatec tiene dos modalidades: desde la opción del outsourcing, recomendado para las PyME, hasta la implantación del sistema en las organizaciones de los clientes.