Nómina Digital Sigue siendo oportunidad de negocio
Anteriormente el área de recursos humanos o el responsable de la administración de una empresa eran los encargados de hacer firmar a los trabajadores la nómina para entregarles su remuneración económica, actualmente este trámite se hace por medio de una transferencia electrónica y al buscar optimizarlo surgió la nómina digital.
La nómina digital puede definirse como el proceso de generar los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) que se emiten para comprobar el pago que la empresa hace a sus trabajadores, adicionalmente se le ha llamado “recibo de nómina” y tras la obligación de emitir CFDI’s se le agrega el término “digital”.
Este trámite fue un requerimiento del Servicio de Administración Tributaria (SAT) como una manera de disponer la revisión para los pagos de nómina que generan las empresas en México.
En ese momento surgió también la oportunidad de negocio para los desarrolladores de software para crear productos que optimizaran tal proceso. El software buscó desde entonces implementar todas las disposiciones por parte de la autoridad fiscal y disminuir la carga de trabajo de los contadores o los responsables de la nómina.
“Eso (la nómina digital) nos ayudó porque a final de cuentas nos llevó a automatizar algunos procesos que tenían tiempo haciéndose de la misma manera y que ahora se hacen de una forma diferente”: Juan Carlos Herrera, gerente de producto de Microsip.
Además, la oportunidad de negocio se amplía a los canales de distribución o integradores para ofrecer a las empresas ese tipo de soluciones, en especial a las que aún no adoptan la automatización de la disposición fiscal, o bien, el canal puede ampliar su portafolio y obtener un mayor margen de crecimiento.
“La nómina digital está dirigida a todas las personas físicas con actividades empresariales o morales que tienen trabajadores y tienen la obligación de realizar el pago de su salario, a la vez deben de cumplir con una serie de requisitos con respecto a las contribuciones fiscales, tanto del patrón como de sus trabajadores”: Reyna López Pérez, gerente de producto en Aspel México.
En primera instancia es un carácter que regula la emisión o la comprobación fiscal del pago a los trabajadores por producto de su jornada laboral, en la nómina se plasman los ingresos y deducciones (impuestos) que tuvo la persona. Aunado a ello, todos los recibos de nómina, para poder ser deducibles para una empresa deben cumplir con las disposiciones por parte del SAT.
Requerimientos de la autoridad fiscal
En el 2014 se volvió obligatorio timbrar la nómina electrónicamente en formato CFDI y que tuviera información como el régimen de contratación del empleado, el tipo de percepción, deducción, incapacidades, primas vacacionales, entre otros conceptos. Se solicitan los requisitos que tradicionalmente se pedían para un comprobante fiscal digital, ya que el comprobante de nómina es una extensión de éste.
Básicamente se requiere una aplicación que tenga la capacidad de generar los CFDI de nómina apegados a las últimas regulaciones del anexo 20, en la parte del complemento de nómina basado en la versión 1.2 que es la última que se tiene vigente desde hace casi tres años.
A partir de esa última versión la autoridad tiene varios elementos para definir las obligaciones con respecto a los comprobantes fiscales digitales incluido el de la nómina, está la especificación técnica (estructura general estándar), que define el contenido de los archivos de nómina y viene acompañada por guías de llenado desde la versión CFDI 3.3.
Esas guías de llenado son una especie de manual para los usuarios que incluyen los datos que se deben incluir en un CFDI, quién expide el comprobante de la nómina, quién la recibe, quién es el trabajador que transfiere el dinero, se demuestran las presunciones, deducciones, el pago total y se debe definir si se recibe en montos o por separado.
Sobre todo, las guías están dirigidas a las personas no técnicas, antes sólo se tenía información técnica y se les dificulta a los usuarios, contribuyentes, contadores y empresarios comprenderla.
Aunque en el pasado sí se timbraba la nómina, no representaba congruencia de información, tenía huecos y datos que no “cuadraban”, el complemento 1.2 fue justamente lo que resolvió, pues ayudó a ordenar y regular toda la información que se incluye en una nómina.
El CFDI es más robusto con la información al tener una serie de elementos que ahora aparecen en catálogos tanto básicos como específicos.
“La nómina digital se basa en 17 catálogos que tiene que llenar, se basa en casos aritméticos que comprueban la congruencia de la información, válida el RFC porque era algo interesante que ocurría anteriormente, que se podía timbrar la nómina a un RFC que no era válido, ahora al momento de hacer el timbrado se valida que tanto el emisor como el receptor sea válido”: Arturo Mestas, gerente de Producto de la Línea Contable de Contpaqi.
Además, el SAT habilitó otros candados, por ejemplo, ya no se pueden timbrar valores en negativo ni valores en cero, ahora toda la información que se proporcione debe ser congruente y debe representar lo que ocurre realmente en la jornada laboral o el periodo de pago del trabajador.
Desde el 2018 la autoridad fiscal ha enviado cartas de invitación a las empresas a regularizar inconsciencias de la nómina, lo que permite señalar que el SAT revisa la información y detecta inconsistencias como recibos duplicados, RFCs no válidos, entre otras.
A partir de la revisión de los XLM también hubo un cambio en agosto al modificar la guía de llenado, por un lado la estructura se rige por el complemento 1.2 que fue modificado en 2017, pero en agosto de 2018 el SAT publicó las reglas de cada campo.
Oferta de Nómina Digital en el mercado
El servicio de Aspel NOI tiene más de 30 años en la compañía, ha sido adaptado conforme a las disposiciones de la autoridad fiscal, desde la primera versión de comprobante CFDI fiscal se le preparó para que incorporara la generación de CFDI como una funcionalidad más.
Además, es un sistema integral que tiene el control sobre los datos de los trabajadores, sus percepciones, sus deducciones, el cálculo de sus impuestos u otros conceptos que tengan que ver con el cálculo.
De acuerdo con Reyna López Pérez, gerente de producto de Aspel México, esta solución no requiere un integrador porque es un sistema amigable y no tan complejo; aunque sí cuentan con asesores para configuraciones especiales, sólo en el caso de empresas muy grandes se hacen integraciones especializadas.
El canal de distribución es certificado por Aspel para la aplicación de los sistemas, así puede asesorar o auxiliar a los usuarios y acompañarlos en la implementación para que el sistema sea adaptado de acuerdo al perfil de las necesidades del cliente.
Aspel ofrece una serie de descuentos y comisiones para el canal de distribución, ya sea por la licencia de uso, por la suscripción o la renta, les ofrecen la posibilidad de impartir servicios de capacitación, de finalización o de algunos recortes al cliente y ampliar su portafolio.
En el caso de Microsip, su sistema de nómina puede generar códices de forma automática lo que hace que la carga de trabajo para el personal de contabilidad disminuya, sobre todo cuando se trata de despachos contables que atienden a muchas empresas.
La nómina cumple con todas las disposiciones legales y resulta un producto fácil de utilizar, flexible. Las empresas pueden configurarlo de forma sencilla para cumplir con las presunciones o deducciones que los trabajadores tengan.
De acuerdo con Juan Carlos Herrera, gerente de producto de Microsip, el sistema es confiable, tiene un buen precio y su valor radica en la facilidad del uso del sistema, ya que cuando las empresas hacen rotación de personal no es necesario invertir en la capacitación de los nuevos trabajadores, lo que genera un ahorro.
El sistema de nómina se comercializa a través de una red de representantes de empresas relacionadas con Microsip para revender y distribuir los productos. Además, cuentan con seis oficinas regionales en el país para atender a los representantes de cada ciudad.
En la página oficial de la compañía se atienden las solicitudes para los canales que se interesen en integrar su oferta comercial, o quieran conocer más acerca de la capacitación y beneficios que brindan al canal de distribución.
La oferta de Contpaqi Nóminas, además de cumplir con los requerimientos de la autoridad fiscal, busca ofrecer herramientas al contador o al nominista para poder auditar la información, de tal forma que puedan llevar a cabo un balance entre los datos que tiene el SAT contra los de la empresa.
El sistema ayuda a identificar y tomar las decisiones para poder solucionar problemas de forma sencilla que disminuya la carga laboral de los contadores, esa es la estrategia comercial, de acuerdo con Arturo Mestas, Gerente de producto de la Línea Contable de Contpaqi.
Mestas dijo que la empresa tiene una gran participación en el mercado, y que cuentan con seis mil distribuidores a lo largo del país, mismos a los que conciben como aliados estratégicos que ayudan a proveer la solución para que las empresas puedan afrontar los cambios.
Además, la empresa les ofrece una serie de herramientas, conocimientos y especificaciones técnicas para que los distribuidores puedan asesorar a sus clientes y de esa forma contribuyen a fortalecer el canal.
En cuanto al perfil ideal de los distribuidores, Contpaqi busca que tengan una formación contable y técnico, y los apoyan en el desarrollo de las habilidades y conocimientos necesarios.
En las organizaciones, un valor importante es la velocidad a la que responden a los cambios ante las disposiciones fiscales, pues aunque un sistema funcione de forma óptima, los clientes demandan su adaptación a las necesidades fiscales.
