El nuevo negocio digital está en la contabilidad

Después de la facturación y la nómina, es momento de cumplir con este proceso electrónico, por ello los proveedores realizan las modificaciones a sus sistemas o generan alianzas para capitalizar el nuevo panorama de negocio

Si bien desde 2015 entró en vigor la contabilidad electrónica para aquellas empresas que registraron ingresos anuales por más de cuatro millones de pesos; también se hicieron algunos ajustes menores durante ese año. De acuerdo con el Servicio de Administración Tributaria (SAT), tan sólo 40% de los contribuyentes han cumplido con dicho requerimiento, esto se debe en gran parte a la falta de información.

Este proceso consiste en llevar un registro mediante procesos electrónicos de las operaciones financieras que realizan tanto empresas como profesionales independientes, ya sean personas morales o físicas; de hecho, el SAT dispone de una herramienta gratuita que estará disponible en febrero de 2016, pero también se puede recurrir a los proveedores de servicio, se entrega al buzón tributario con firma digital.

Una de las prioridades tanto de la industria como del organismo regulador es dar a conocer los beneficios e importancia de este proceso, se espera que para 2016 todos los contribuyentes cumplan con dicho requerimiento, excepto aquellos que están bajo el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF). Este contexto implica un aumento en la carga de trabajo tanto para usuarios como proveedores e integradores.

En este sentido, algunos desarrolladores ya cuentan con estrategias tanto de difusión como habilitación y generación de demanda que ejecutarán a lo largo del año. Así la oportunidad de negocio también se amplía para el canal, que además de la venta de suites contables puede capitalizar diferentes servicios como: implementación, configuración e incluso consultoría tanto técnica como fiscal.

René Ochoa, director comercial de Contpaq i, mencionó: “Nuestro plan es cumplir con la estrategia del SAT, por ello ya estamos certificados como Proveedor de Servicios de Recepción de Documentos Digitales para apoyar al sistema en este proceso, así también brindaremos seguimiento a los usuarios que podrán emitir y validar sus declaraciones desde nuestros sistemas de manera gratuita”.

Es así como una de las prioridades de algunos proveedores es mantener constantemente informado a los usuarios, para ello requieren que sus ecosistemas de asociados se enfoquen en temas que van más allá de la tecnología para conocer aspectos fiscales. Por su parte las empresas deben entender que los sistemas son más que un requerimiento sino una herramienta que permite optimizar sus operaciones diarias.

Documentos necesarios para la contabilidad digital
Catálogo de cuentas: Lista analítica y sistemática de las operaciones, ayudan a la captura, se complementa con código agrupador, se entrega una vez y cada que sea modificado
Balanza de comprobación: Refleja los procesos comerciales y contables en un periodo definido, se entrega de forma mensual y en el segundo mes siguiente al que correspondan los datos
Pólizas: Documentos con registros contables de operaciones ya sean de egreso, ingreso y diarios, se emplean cada que el SAT necesite verificación, procedencia, devoluciones y compensaciones
Auxiliar de folios: Reporte complementario a los comprobantes, cuando no se integran en las pólizas, contiene fecha, referencia y métodos de pago de movimientos nacionales y globales
Auxiliares de cuentas: Permite identificación a detalle de todas las afectaciones contables que las cuentas o subcuentas han recibido en un periodo de tiempo determinado

En constante desarrollo
Es importante tomar en cuenta que la reforma fiscal consiste en tres etapas, en primera instancia fue la factura electrónica que se adoptó de manera paulatina a través de la emisión de CFDI, después este tipo de documentos se hicieron un requerimiento para la liberación de recibos de nómina, pero ahora es momento de la contabilidad electrónica donde el timbrado se hace en los documentos anteriormente mencionados.

La mayoría de los proveedores ofrecen cursos periódicos, tanto de capacitación como certificación, algunos son gratuitos mientras que otros tienen precios preferenciales e incluyen soluciones para uso propio que sirven para realizar demostraciones. La habilitación debe ser una constante para el canal, la retroalimentación con usuarios y socios permite realizar mejoras a sus plataformas.

Israel Coto, director de Microsip de la oficina en la ciudad de México, aseveró: “Durante 2015 estas soluciones representaron un incremento comercial de alrededor de 35% y se estima que esto alcance alrededor de 40% a lo largo de este año. Para el canal ofrecemos seguimiento tanto en habilitación técnica como desarrollo empresarial, también fomentando la colaboración entre el propio ecosistema”.

Con dichas estrategias es posible mantener relaciones de negocio de largo plazo, a esto se agregan las iniciativas tanto de mercadotecnia como de generación de demanda de las marcas e incluso de reclutamiento de personal, así como otros aspectos empresariales, de esta manera los distribuidores pueden fomentar su propio desarrollo en busca de la profesionalización y con ello un mayor volumen de negocio.

Dentro de su plan estratégico, Contpaq i aprovechó su categoría y experiencia de PAC para obtener la certificación a través de la cual dará soporte al proceso de contabilidad. De hecho, realizó inversiones para consolidar su infraestructura. Otro factor que le permitió obtener el grado fue contar con una solución de contabilidad, sólo hizo algunas modificaciones y accedió a las auditorias que realizó el SAT.

Se estima que de cada peso que se genera a través de la venta de los sistemas contables y administrativos se derivan de 3 a 5 pesos adicionales por la entrega de diferentes servicios, ya sean de soporte, capacitación o consultoría. Algunos proveedores ofrecen dentro de su plan de asociados un portafolio de soluciones a costos preferenciales, de este modo pueden tener un conocimiento práctico de la tecnología.

Otra estrategia de las marcas para mantenerse en el mercado es generar alianzas con otros proveedores, tal es el caso de Logical Concept que tiene compatibilidad con las soluciones contables de Contpaq i, de este modo complementa su oferta para ofrecer al mercado plataformas más robustas que conjugan funciones de punto de venta con comprobantes fiscales y demás documentos de la contabilidad.

Alejandro Santiago, director comercial de Logical Concept, destacó: “Una de las prioridades es difundir información relevante sobre los requerimientos y cómo la tecnología puede ayudar a las empresas a cumplir con ellos. A nivel comercial, esto se traduce en más líneas de negocio para los distribuidores, además son más competitivos al momento de solucionar las necesidades de cada empresa”.

Para cumplir con las modificaciones que periódicamente anuncia el SAT, la firma se respalda tanto en las plataformas como los especialistas de su aliado estratégico, a esto se agregan sus planes de capacitación constante; esto se complementa con seguimiento de proyectos, estos son los principales diferenciadores de negocio para distribuidores, consultores e integradores. Otro factor relevante es la retroalimentación.

En qué consiste el RIF
El  Régimen de Incorporación Fiscal es una forma sencilla de ser un contribuyente formal para emitir facturas o generar reportes bimestrales de ventas globales. Orientado a personas físicas que realicen actividades empresariales, enajenación de bienes.
Enfocado a comercios o prestación de servicios que no requieren título profesional, ingresos por comisión que no excedan 30% de estos, el total de su facturación anual sea de menos dos millones de pesos, el primer año no se pagan impuestos.
La inscripción se puede hacer en las oficinas del SAT, módulos de Crezcamos Juntos o al 01 800 FORMAL1, así se deben realizar declaraciones cada dos meses de gastos y ventas; se brinda seguimiento tanto en línea como en las oficinas del organismo

Modificaciones por venir
Además de los cambios que ya están por entrar en vigor, para este 2016 se espera que se anuncien complementos para algunos documentos, así como ciertas modificaciones en temas específicos, los cuales tentativamente serán obligatorios para el segundo semestre de este año; se estima que estos tendrá diferentes niveles de impacto en cada tipo de contribuyente, con ello se abrirán más áreas de oportunidad.

Se estima que en 2015 se hicieron alrededor de 6 millones de declaraciones vía electrónica, esto fue un crecimiento de 13.6% en relación con el año anterior; para este 2016 se espera un crecimiento considerable por ello el SAT necesitará el respaldo de empresas certificadas. Otro factor a favor es que las empresas nacionales van asimilando paulatinamente los beneficios de los procesos digitales.

A través de las plataformas de software ofrecen información que se puede analizar, esto resulta relevante para la toma de decisiones o determinar estrategias. Por otro lado, el canal debe trabajar con plataformas que cumplan con los requerimientos de la autoridad fiscal, esto facilita los procesos de negocio de los distribuidores ya que los propios usuarios buscan este tipo de soluciones.

Brian Nishizaki, director de ventas en Aspel, complementó: “A partir de este año todas las personas físicas con actividad empresarial así como las morales e incluso los asalariados que coticen un acumulado de más de 2 millones de pesos anuales deben entregar la contabilidad electrónica a más tardar en marzo, para el canal una de las oportunidades más rentables está en la automatización de la PyME”.

De este modo, este segmento empresarial puede ser más competitivo e incluso asegurar su permanencia en el mercado, de hecho atender a este tipo de empresas ha representado un gran reto para toda la cadena de valor, ya que su cultura laborar complica la adopción de herramientas tecnológicas e incluso ante la obligatoriedad los hacen de último momento, de hecho algunas aún no emiten estos comprobantes.

Al estar en incumplimiento, la oportunidad de negocio para los integradores se potencia, pues se puede hablar al respecto así como las multas que esto conlleva y cómo se pueden evitar. También se espera que se hagan ciertas modificaciones a la estructura de los XML y el timbrado, esto para los contribuyentes será transparente, pero los proveedores deberán hacer actualizaciones a sus plataformas.

En este sentido, se podrá generar rentabilidad a través de la renovación de suites dentro de la propia base instalada. A nivel comercial, otro elemento importante para los desarrolladores son los mayoristas, ya que a través de ellos pueden extender sus iniciativas de habilitación, además de dar a conocer su oferta a través de las giras de negocio que realizan a lo largo del país, a esto se agrega financiamiento en grandes proyectos.