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Contabilidad electrónica, generadora de ganancias hoy y mañana

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El tema, aunque muy sonado, sigue siendo de gran interés para las empresas, pues si bien ya hay un número importante de compañías realizándola, este modelo todavía tiene mucho camino que recorrer.

contablidad_canalPor lo menos así lo ven algunos distribuidores e integradores de soluciones de software administrativo-contable, pues desde que tomó fuerza la facturación electrónica, la era digital revolucionó todo, olvidándonos del papel.

Para este 2016, se amplía el cumplimiento de entrega de la contabilidad electrónica y de acuerdo con información del Sistema de Administración Tributaria (SAT) no habrá una prórroga más; sin distinción de ingresos ni giros, la gran mayoría de los contribuyentes deberán entregarla. Únicamente están exentos quienes utilizan la herramienta de Mis Cuentas para cumplir con sus disposiciones fiscales y aquellos contribuyentes que en la actualidad llevan una contabilidad muy simple y no es tan compleja como el de una Persona Moral o una Persona Física con actividad empresarial.

“Por ejemplo, contribuyentes en el régimen de honorarios o los que prestan un servicio de arrendamiento habitacional. No olvidemos, que la adopción de este modelo es un proceso gradual, pues dentro de este universo existen diferentes tipos de contribuyentes, desde los que tienen actividad empresarial, hasta el profesionista que trabaja como ‘freelance’ y lleva una contabilidad muy básica; todo esto pensando en que poco a poco los interesados conozcan las formas y obligaciones que deben tomar en cuenta”, compartió Francisco González, director general Asesoría Limac.

Por su parte, Miguel Ángel Salmerón, director general de SysteComp, señaló que han sido cambios abismales los que se refieren a lo administrativo y contable, con beneficios palpables para los distribuidores gracias al crecimiento hacia lo digital, por lo que el objetivo del SAT es impulsar a las empresas a cambios tecnológicos de manera rápida aunque drástica y esto a las compañías sí les ha pegado de alguna manera.

“Anteriormente, vendíamos un software y se actualizaba a los dos o tres años; hoy, se hace en un año o menos, y eso también ha generado una mayor demanda en las redes y el hardware por los anchos de banda, la información digital, los nuevos formatos móviles, etcétera, lo que significa  implementaciones de soluciones más robustas”, explicó el entrevistado.

Metamorfosis
El mismo Salmerón recordó que el acelerador del cambio fue factura electrónica en 2005, y lo que ayudó entonces fueron los 5 años donde se logró una evolución dentro de las empresas y hoy es algo cotidiano. Para distribuidores como SysteComp fue algo bueno porque ya manejaban de tiempo atrás software administrativo y sólo tuvieron que adaptarse, fue un paso muy natural.

“En el cliente final sí fue muy difícil, no visualizaban llevar esos controles sin papel de por medio, no entendían el nuevo manejo, los elementos de seguridad digital que llevaban, hacerlo mediante la tecnología; aunque para los corporativos fue más fácil, para las micros y medianas empresas fue un camino complicado”, abundó el directivo.

Entonces, las compañías tuvieron que actualizar su software o comprar uno nuevo, incluso con los ERPs, pues muchos no manejaban factura electrónica y tuvieron que cambiar sus productos.

Pero no quedó en ese paso, pues antes de adoptar contabilidad electrónica, entró nómina electrónica, la cual también debía timbrar y generar un comprobante digital, lo que representó otro trabajo para las empresas el modificar sus procesos hacia este nuevo requisito, un movimiento también difícil con el cliente final.

Nuevos horizontes
Hoy, ya con la entrada en vigor de lleno de contabilidad electrónica, se abre una oportunidad para los distribuidores de volverse los asesores del usuario final, pues éste requerirá información sobre la disposición y preparación para que cumpla oportunamente.
En ese sentido, la contabilidad electrónica representa mantener los registros, documentos contables actualizados y ordenados, y es cuando el uso de un sistema de contabilidad adecuado será indispensable.
“Por una parte, la misma disposición solicita llevar el proceso mediante un sistema o medio electrónico, además, porque el uso de estas soluciones ayuda a generar los archivos XML que solicita el catálogo de cuentas, la balanza de comprobación y las pólizas contables”, mencionó González.

De igual modo, los contribuyentes requerirán un sistema contable para, en caso de que la autoridad lo solicite, generar y presentar los XML adicionales: auxiliar de folios y auxiliar de cuentas. Estos se entregan si el contribuyente solicita compensación o devolución del IVA.
Esto abre un gran mercado potencial sobre todo porque en el 2015, más de 207 mil contribuyentes, con ingresos mayores a 4 millones de pesos, tuvieron la obligación de enviar la contabilidad electrónica al SAT y ahora se espera que alrededor de 5 millones estén obligados a este proceso, según datos del SAT.
“En contabilidad electrónica el pastel es muy grande todavía, hay muchas empresas que faltan incluirse en ello, la oportunidad para nosotros, los socios, es significativa porque hay muchas empresas con ingresos menores de 4 millones que ni siquiera han adoptado el esquema de contabilidad y ahora ya lo requieren”, dijo Salmerón.

En gobierno también hay opciones para los distribuidores , según el mismo vocero, han vendido software de administración aunque estas entidades llevan un modelo de contabilidad diferente, pero han llegado con nómina y factura electrónica.

Retos
A decir del director de Asesoría Limac, hay puntos en donde se debe reforzar la información y asesoría, porque los dueños de las empresas no están realmente conscientes del cumplimiento de esta disposición, ya que lo relacionan con una forma de trabajo de su contador en lugar de un requisito que ellos como contribuyentes deben cumplir. Y aunque el contador tiene un rol importante, la información que se entrega es del dueño de la empresa o del contribuyente, por lo tanto también debe estar bien informado.

“Muchos contadores no tienen la certeza de tener todos los archivos XML de sus facturas electrónicas (CFDI) emitidos por sus proveedores y clientes, por lo que podrían presentar información incompleta en sus balanzas”, aseguró González.

Por ello es importante para el canal ofrecer soluciones con aplicaciones adicionales que ayuden a recuperar los CFDI emitidos y los recibos, a fin de tener la información y cumplir de manera correcta. Además de llevar productos de la nueva era, es decir, que no sólo residan en el lugar del cliente sino en la nube, lo que otorga portabilidad, seguridad en la información y crecimiento escalable.

Por otro lado, al cliente se le complica presentar la información, un poco porque el SAT no es muy claro en algunas cosas, en sus formas o en el tiempo que se debe de entregar, lo que ha ocasionado lagunas, desinformación y las empresas se confunden.

“Nosotros como sus asesores externos les explicamos lo que deben hacer y cómo lo deben cumplir, eso nos ha servido para aprovechar y evangelizar”, compartió Salmerón.

Muchos de los desafíos radican en la confusión, pues es común que los usuarios demuestren una gran inquietud en si la agrupación de cuentas como lo establece el SAT, implica en ellos una modificación total de su catálogo o bien de su forma de contabilizar. Se despierta en ellos la inquietud de si, la forma en como han estado trabajando durante todos estos años es la correcta o no.

“Los tiempos de implementación juegan un factor muy importante en la toma de decisiones en este tema, ya que se teme realizar un gasto excesivo en ello para algo que, según la creencia del cliente final, pudiera no ser de gran uso o bien le puede generar mayores conflictos de información. Sumado a todo esto, existe una incertidumbre en el cómo será manejada su información y que se garantice el que no llegue a manos de terceras personas, poniendo en riesgo la integridad de la empresa”, abundó González.

Aunque la zozobra más grande de todo usuario es si el fisco cuenta con la infraestructura suficiente para soportar el envío de información masivo, pues es sabido que cada cambio que el SAT realiza, comienza con demasiados problemas por falta de infraestructura y, a pesar de contar con una herramienta que les de la información, existe el temor de que la misma autoridad no tenga la capacidad de interpretarla de forma adecuada.

Responsabilidad
La gran parte de los dueños de las empresas no han logrado dimensionar la magnitud de dicha obligación; consideran que es una labor extra del contador y no una obligación que deberá cumplirse como contribuyente, la cual podría generar excesivas multas para ellos.

“Muchos despachos contables han buscado comenzar a delegar la mayor parte de responsabilidad en captura de información a las empresas, ya que ellos solamente desean recibir pólizas con sus XML adjuntos, y solamente preocuparse por generar la información de declaraciones correspondientes”, explicó el director de Limac.

Al respecto, González reiteró que se han realizado muchas propuestas de mejora a los catálogos contables de los usuarios, ya que desde que se realizó el primero (o la implementación de los sistemas), no se definió de forma correcta cada uno de los niveles que se manejarían o el detalle de información es excesivo y resulta complicado realizar su agrupación. Estas modificaciones, han generado pánico en muchos clientes ya que la mayoría se rehúsa al cambio y sobre todo a mandar hasta el más íntimo detalle de sus datos.

Reforzar
Para ambos entrevistados, es vital que los clientes tomen conciencia que la contabilidad electrónica no es opcional, al contrario, es una obligación fiscal que deberá cumplirse en tiempo y forma para evitar cuantiosas multas por incumplir con los requerimientos.

A lo que González señaló: “Muchas de estas empresas han logrado conseguir amparos y por dicho motivo se rehúsan a la implementación de la contabilidad electrónica, sin embargo, el hacerlo podrá ayudarles a agilizar procesos de captura y de obtención de información evitando errores, además que tarde o temprano tendrá que hacerlo”.

De ahí la importancia que el usuario tenga una responsabilidad de alimentar el sistema de forma correcta y sobre todo de respetar los pasos al momento de realizar una captura de información, ya que la mayoría de las veces al no respetar dicho lineamiento, se altera la información haciendo más difícil de interpretarla.

“Los desarrolladores que comercializamos nos han apoyado mucho en cada cambio y en cada proceso hemos tenido mucho contacto con ellos. Es fundamental que nos abastezcan de información porque para ellos también ha sido difícil tanta modificación en tan poco tiempo”, finalizó Salmerón.

Perfiles

Asesoría Limac
Es distribuidor Master de Contapq i y cuenta como más de 31 años de existencia en el mercado. Tiene 5 sucursales en el país, más de 500 distribuidores asociados y atiende a más de 7000 clientes basados en sus valores: Pasión por el servicio, cercanía con el cliente, velocidad, trabajo en equipo e innovación.

System Comp
Empresa de integradora de soluciones TI desde el año 2000. Comercializa software administrativo contable con varias líneas de negocio y verticales. Son partners de Aspel y Contpaq i, con las certificaciones más altas como distribuidores.
Además de proveer factura electrónica, nómina, contabilidad electrónica y sistemas administrativos en general, integran soluciones completas Punto de Venta, entre otros.

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