Adobe agiliza la información

A través del integrador ASSIS, Adobe llevó a cabo la automatización del sistema de comercialización de Royal & Sunalliance, una aseguradora. Ello redujo los costos operativos de la empresa, abatió las pérdidas de tiempo y penetró en nuevos mercados.

Royal & Sunalliance es una compañía con una larga trayectoria en el sector de seguros, tiene cobertura internacional y basa toda su comercialización en una fuerza de ventas de agentes. Rogelio Silva, subdirector de sistemas de Royal & Sunalliance, platicó a eSemanal las ventajas y beneficios que la compañía ha obtenido con el uso de la solución de Adobe, así como los costos y tiempos de implantación logrados con el apoyo de su asociado ASSIS.
Información a través de un clic
“No vendíamos seguros directamente al usuario final; trabajábamos por medio de una fuerza de ventas a través de formularios llenados a mano que eran procesados en el sistema central; finalmente se entregaba la póliza de seguro o un comprobante del movimiento solicitado a los agentes para que se la dieran al cliente e hicieran uso del servicio”, explicó Silva.
De acuerdo con el ejecutivo, todo esto era un proceso burocrático muy largo que generaba altos costos y en el que se invertía demasiado tiempo, por lo que propusieron un programa donde los usuarios pudieran emitir sus propios movimientos.
La aplicación, denominada JetForm, permitía combinar archivos entre una planilla fija y los datos variables de la póliza para generar un registro final que se presentaba al agente o al asegurado. Aunque esta solución tenía sus restricciones, representó un gran avance, sin embargo, existían algunas desventajas como la constante actualización de cambios a nivel compañía.
En este sentido fue necesario tener la información en línea, con el fin de que los agentes accedieran a ella sin ningún problema, con la opción de imprimirla y con la seguridad de que no se modificaría. “Necesitábamos una tecnología que no representara una gran inversión y que no implicara desechar lo que ya teníamos, pero que además se implantara de manera rápida; por ello optamos por WOP (Web Out Put Pack), una tecnología de Adobe”, afirmó Silva.
Migración sencilla y rápida
El proceso sólo consistió en fusionar la tecnología que antes tenían con WOP. Con ello, el agente tuvo la posibilidad de imprimir en tiempo real todos sus documentos bajo el formato PDF, el cual ofrece un alto nivel de seguridad porque no se puede modificar y no permite la copia del mismo documento a otro.
Además, a partir de un documento base o estándar se le puede incorporar información variable (como los datos del asegurado), y sólo se imprimen los cambios en vez de todo el archivo. Debido a la compatibilidad no fue necesario hacer modificaciones sustanciales a la programación, y la migración fue muy sencilla debido a que todo está ligado en un sistema central.
“Vimos algunas soluciones pero requerían una programación adicional y lo que buscábamos era la migración sencilla, porque vendemos cerca de 50 productos. Por otro lado, la seguridad también era muy importante porque al publicar una póliza es necesario asegurarse de que no se pueda alterar, pues tenemos un documento fiscal y necesitamos inviolabilidad”, apuntó Silva.
Trabajo en tiempo real
Con el WOP también se puede generar diversos documentos incluidos en la cartera de cada uno de los agentes a través de la misma aplicación, como las cuentas pagadas o los avisos de vencimiento, usando la misma infraestructura con un formato fijo.
Una de las ventajas de esta solución es que sólo pagan una cuota de mantenimiento anual que les da la oportunidad de conocer las novedades que podrían mejorar la empresa. Por esta razón y de acuerdo con Silva, están próximos a actualizar su programa, el cual se encuentra en una etapa de prueba y están a punto de liberarlo.
Este proyecto se conceptualizó a mediados de 2001, pero el sistema comenzó a trabajar a principios de 2003, estuvo a prueba desde agosto y se terminó en octubre del mismo año; además hubo una capacitación desde que se decidió instalar este sistema, que sólo duró un par de días.
A decir del entrevistado, “en este tipo de proyectos es un poco difícil calcular un retorno de inversión, pero con el simple hecho de ahorrar en mensajería y en materiales de distribución ya contamos con una reducción de costos muy importante, por lo que la compañía tiene una gran ventaja competitiva; de esta manera los agentes pueden hacer sus movimientos de forma inmediata y más eficiente, y los únicos beneficiados son nuestros clientes”.
Algunos beneficios de WOB
— El agente puede expedir sus documentos por medio de la aplicación y reduce el tiempo de respuesta
— Acceso a cualquier información cuando sea necesario
— Aprovechar la tecnología existente
— Incorporar la migración de las páginas o de las pantallas actuales a una tecnología de Internet
— Se asegura que la información sólo llegará a la persona indicada, sin que ningún dato se modifique
— Los documentos se imprimen tal como se ven en los originales