Digitalización de Documentos con valor de 12.94 MMDD en 2028
• La transformación de documentos físicos a formatos electrónicos se ha vuelto esencial para la eficiencia y la competitividad empresarial.
• La digitalización de documentos es un mercado en constante evolución que exige cambios importantes y capacitación en seguridad e integración.
• Se estima que para 2028 el mercado de digitalización alcance los 12.94 mil millones de dólares a nivel mundial, dando prioridad a sistemas de gestión de documentos (DMS) que integren herramientas de ciberseguridad, Inteligencia Artificial y Machine Learning.
La historia de la digitalización de documentos se remonta a décadas atrás, pero su adopción masiva es una tendencia reciente. La industria está en constante cambio, impulsada por la necesidad de una mayor eficiencia en el lugar de trabajo. Según Xerox, el 46% de los trabajadores de las pequeñas y medianas empresas todavía pierden tiempo diariamente en operaciones ineficaces relacionadas con el papel.
En la actualidad, esta evolución ha sido impulsada, en gran medida, por regulaciones como la Ley General de Archivo, que obliga a las entidades públicas a gestionar documentos de manera digital. Las soluciones de digitalización profesionales se convierten así en un mercado amplio y diverso que debe adaptarse a las necesidades de cada rubro. Además, las ventajas de esta práctica son evidentes, desde la mejora en la accesibilidad hasta la preservación a largo plazo de documentos importantes.
De acuerdo con un estudio de Mordor Intelligence, el tamaño del mercado de digitalización es de 6.57 mil millones de dólares, con un crecimiento estimado de 12.94 mil millones de dólares para 2028. Se espera que las tecnologías de gestión documental y la eficiente ejecución de sistemas de gestión de documentos (DMS) reemplacen gradualmente el uso de archivos en papel, agilizando así las operaciones comerciales y haciéndolas más efectivas y eficientes.
Líneas clave en el sector de digitalización de documentos
• Reducir de costos por almacenamiento físico e impresiones.
• Cumplimiento de iniciativas de protección y cuidado al medio ambiente y responsabilidad social.
• Proveer acceso a más usuarios al contenido digitalizado.
Indexar y analizar los documentos digitalizados, mediante herramientas de IA.
Tecnologías y métodos de digitalización
Las tecnologías como los escáneres y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) han sido fundamentales en la mejora de la digitalización de documentos. Además, la integración de herramientas de Inteligencia Artificial (IA) y Machine Learning (ML), permiten agilizar los procesos y reducir la necesidad de intervenciones manuales, lo que se traduce en una mejora significativa en la eficiencia y seguridad en los flujos de trabajo.
La digitalización no solo mejora la accesibilidad a la información, sino que también impulsa la productividad al agilizar los procesos empresariales. Mario Ramírez, Gerente Comercial de HP Inc. en CompuSoluciones, destacó cómo la IA y el ML están revolucionando la eficiencia de los sistemas de digitalización.
“Estas tecnologías mejoran la precisión del reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y permiten la clasificación automática de documentos. La automatización de procesos que ofrecen estas tecnologías permite a las empresas ahorrar tiempo y recursos, al tiempo que reducen errores y mejoran la calidad de la información gestionada”: Mario Ramírez.
Ejemplos concretos de cómo estas tecnologías se aplican en diversas industrias o contextos muestran cómo la digitalización está transformando la forma en que se gestionan los documentos. Además, la integración de la digitalización con entornos de nube es un aspecto cada vez más relevante, ya que permite un acceso más flexible y seguro a los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Sin embargo, existen preocupaciones sobre la seguridad de los datos, ya que los sistemas DMS están conectados a la red e internet, lo que los hace vulnerables a ataques cibernéticos. Para abordar estas preocupaciones, se están implementando tecnologías de seguridad de datos como auditorías en tiempo real y evaluaciones de riesgos. Al respecto Francisco Aguirre, Director Comercial en Compucenter resaltó: “Es fundamental evaluar qué documentos digitalizar y qué tan críticos son, así como implementar medidas de seguridad adecuadas”.
En este sentido, tanto fabricantes como empresas implementan estrategias para la preservación a largo plazo de documentos digitales, asegurando su integridad y accesibilidad en el futuro, abordando problemas como la interoperabilidad entre sistemas así como el cumplimiento con regulaciones de privacidad y normativas vigentes.
En términos de regulaciones y cumplimiento, las empresas se han adaptado a los cambios normativos para garantizar el cumplimiento de sus obligaciones. De acuerdo con Alejandro Vargas, Consultor en Select: “Los cambios y actualizaciones en la regulación exigen que los proveedores y usuarios evolucionen en el manejo y protección de información; no es un factor de diferenciación, sino la base para el cumplimiento de obligaciones”. Por lo que, el canal puede destacarse al ofrecer soluciones que no solo cumplan con las regulaciones, sino que también simplifiquen el proceso para las empresas.
Desafíos y consideraciones
Los desafíos técnicos y las consideraciones legales son aspectos importantes a tener en cuenta en la digitalización de documentos. Por ello, es crucial abordar problemas como la interoperabilidad entre sistemas y cumplir con regulaciones de privacidad y cumplimiento normativo.
En términos de interoperabilidad y seguridad, Mario Ramírez señaló los desafíos relacionados con la diversidad de formatos en documentos y garantizar la seguridad al compartir datos entre sistemas. Destacó que la colaboración es clave para garantizar la comunicación entre sistemas y el uso eficiente de la información digitalizada.
Además, destaca la importancia de utilizar equipos de escaneo adecuados y configurados correctamente para garantizar la calidad de las imágenes digitales y evitar complicaciones en los procesos administrativos. En este aspecto, Aguirre enfatizó la necesidad de capacitación continua para usuarios y distribuidores que provean soluciones adecuadas para cada caso, que cumplan con los estándares y normativas de seguridad y privacidad.
Oportunidades y recomendaciones para el canal
El mercado de la digitalización ofrece numerosas oportunidades para el canal de integración. Mario Ramírez subrayó la importancia de ofrecer soluciones integrales y consultoría especializada, así como adoptar prácticas sostenibles para atraer a clientes conscientes del medio ambiente.
Recomendó al canal mantenerse receptivo a nuevas soluciones y tecnologías emergentes para adaptarse a un mercado en constante cambio. “Trabajar en la implementación de APIs para interconectar sistemas y agilizar procesos es fundamental para el canal”, remarcó el vocero de CompuSoluciones.
La digitalización de documentos no solo beneficia a las empresas en términos de eficiencia y productividad, sino que también presenta una oportunidad ambiental significativa al reducir el uso de papel y los residuos asociados. Francisco Aguirre explicó: “La digitalización puede promover la conciencia ambiental al reducir el consumo de papel y simplificar los procesos de trámite”.
Al eliminar la necesidad de imprimir documentos en papel, se reduce la huella de carbono y se contribuye a la conservación de los recursos naturales. Además, la digitalización facilita la actualización y distribución de información de manera más ágil y centralizada, lo que también puede contribuir a la reducción del uso de recursos como el transporte físico de documentos.
Finalmente, los voceros destacaron la importancia de la capacitación continua y la colaboración con fabricantes para garantizar la seguridad y eficiencia en los procesos de digitalización.
“Es esencial que el canal esté al tanto de las últimas tendencias y tecnologías en el campo de la digitalización para ofrecer soluciones efectivas y adaptadas a las necesidades del mercado”: Jorge Aguirre, Compucenter.
Así, la digitalización de documentos ha pasado de ser una tendencia a convertirse en una necesidad empresarial. Con avances significativos impulsados por la IA y el machine learning, el panorama del mercado es prometedor. Sin embargo, es crucial abordar desafíos como la seguridad y la interoperabilidad para garantizar un futuro sostenible en la digitalización de documentos.
La digitalización no solo mejora la accesibilidad a la información, sino que también impulsa la productividad al agilizar los procesos empresariales. En este sentido, la colaboración entre fabricantes y el canal de integración es clave para ofrecer soluciones efectivas y seguras en un entorno digital en constante cambio.
En resumen, se espera que el mercado de sistemas de gestión de documentos experimente un crecimiento significativo, impulsado por la necesidad de eficiencia en el lugar de trabajo y la creciente adopción de tecnologías digitales en sectores clave. Sin embargo, las preocupaciones sobre la seguridad de los datos representan un desafío que debe abordarse para garantizar un crecimiento continuo y sostenible del mercado.
