Menos papel, más negocio con digitalización de documentos

En el mundo empresarial uno de los principales temas que muchas veces no se le da la importancia que debiera es el uso y manejo de documentos, tanto físicos como digitales, pero actualmente ya muchas compañías comienzan a realizar y vivir la experiencia de una nueva forma de administración, gracias a los nuevos equipos y servicios que la tecnología pone a disposición. Digitalizar documentos no es una moda, es un proceso que toda empresa debe considerar a la hora de realizar su planeación e inversión para mejorar sus procesos internos. Ricardo Pérez, team leader del mayorista Tech Data, aseguró que hoy en día se cuenta con equipos físicos de alta calidad y rapidez que ayudan a incrementar la eficacia con la que se trabaja, ya sea en la pequeña, mediana o gran empresa, para cada modalidad los fabricantes cuentan con equipos a la medida de cada usuario, utilizando scanners con el poder de digitalizar hasta 500 mil imágenes al día o de menor volumen para los pequeños requerimientos. La demanda de estos equipos es bastante alta, según lo aseguraron los fabricantes y mayoristas que tienen contacto directo con dicho mercado. Pero en el tema de digitalización no sólo se habla de las ganancias que puede obtener un integrador con la venta de los equipos físicos, sino también con el uso de software y servicios relacionados como almacenamiento y administración. “Hoy en día el valor del mercado es de 5000 millones de pesos anuales aproximadamente”, destacó Fernando Buzo, director general de Compusales. Una de las principales causas de la apertura del mercado es la nueva disposición del SAT para que las empresas facturen de manera electrónica. Bajo el marco de esta nueva disposición legal se abrió una ventana de oportunidades para la implementación no sólo de los sistemas de facturación electrónica, sino también de la oferta de servicios de digitalización, administración y almacenaje de los documentos. “El gobierno está haciendo un esfuerzo para promover el manejo de la información de modo electrónico debido a que tiene muchas ventajas”, afirmó Jorge Esquivel, gerente de ventas de Panasonic, quien destacó lo atractivo del negocio debido al impulso y soluciones que el gobierno esta implementando, lo que conlleva beneficios para ellos, para las empresas y para el medio ambiente. Se considera que algunos de los principales obstáculos con los que se tiene que luchar es contra la cultura de papel con la que han trabajado las empresas durante años, “las compañías están acostumbradas al uso de papel y en muchas de ellas el proceso se duplica varias veces, lo que significa gastos de recursos económicos y naturales”, afirmó Esquivel. Beneficios de la digitalización de documentos Flujo de comunicación en tiempo real. Permite la comunicación entre distintas sucursales. Se puede hacer uso de servicios en la nube para almacenar y no tener problema con el volumen de los datos. En cuanto a los retornos de inversión, se estima que dependiendo del volumen de datos digitalizados en una empresa se puede recuperar en un corto tiempo. Bajo impacto al medio ambiente. Fácil administración y manejo de datos. Clasificaciones especializadas. Accesos restringidos de documentos. Seguridad de los documentos. Almacenamiento de por vida. No deterioro de los documentos importantes. Modalidades como scan o email o scan to FTP para el servidor de la red local. A través del canal, las empresas también han desarrollado un modelo de oferta de servicios y desarrollo de aplicaciones para lograr una mejor penetración en las compañías, ofreciendo funcionalidades que se ajustan a sus necesidades, tal es el caso de Panasonic que también integra pólizas de mantenimiento de equipo físico y de software. Según un estudio realizado por Xerox Mexicana, el 81% de los empleados considera prioritario que su empresa utilice dispositivos tecnológicos para realizar mejor su trabajo y productividad. Hay verticales que pueden verse muy beneficiadas en los procesos internos y la forma en la que se interactúa entre los empleados y sucursales, estos esfuerzos se verán reflejados de manera positiva en el servicio que se ofrece a los usuarios finales. Estrategias del presente son soluciones que conjuntan software y hardware, para ofrecer más posibilidades al cliente. El papel del fabricante es vital para apoyar con mercadotecnia, buenos precios, financiamiento y programas de socios a mayoristas e integradores, además de dar recompensas y generar demanda incluyendo, claro, el tema de capacitación, que vuelve a los distribuidores e integradores en especialistas, con lo que logran ofrecer mayor valor. Según datos que reflejan el estado y madurez del mercado, se espera que para el 2015 se digitalicen un trillón de páginas, como lo detalló Daniel Coronado, gerente de arquitectura de soluciones HP, además dijo que el 70% de las empresas opinan que el uso de este tipo de implementaciones incrementa la productividad de los usuarios tres veces más. Existen sectores que requieren con mayor necesidad de este tipo de servicios debido al volumen de manejo de datos y a la importancia de los mismos, los fabricantes apuntaron a los siguientes como las verticales con mayor potencial para la venta de productos y servicios. • Áreas de oportunidad • Transportación • Aeropuertos • Manufactura • Banca Gobierno • Educación • Arquitectura • Salud “Las oportunidades son muchas y es un servicio que lo demandan las PyMEs y grandes corporativos. Hoy en día el servicio de digitalización se ha vuelto una necesidad y se estima un crecimiento para el 2015 del 25%”, ahondó Mario Colorado, gerente de producto de soluciones de Xerox Mexicana. Este porcentaje se da gracias a los servicios de digitalización de archivo muerto, agilización de información y servicios de administración, para mejorar los flujos de trabajo, concluyó. Hoy las empresas deben de buscar soluciones más sustentables para ahorrar y poder utilizar con efectividad ese presupuesto para otras áreas más urgentes, además de ver siempre las ventajas que implica el uso de tecnología para su desarrollo a futuro. El canal debe de estar consciente de que el rol de las pequeñas y medianas empresas se vuelve fundamental para el negocio, ya que según datos del Instituto Nacional de Geografía Estadística (INEGI), más de 5 millones de compañías pertenecen a este sector. Y es justo aquí donde hay más oportunidades por explotar y el trabajo más arduo para abrirles los ojos a los administradores, del potencial y beneficio que representa para su crecimiento. El discurso tiene que ir dirigido en el sentido de resaltar los ahorros y aumento de productividad, de la mano de implementar sociedades más amigables con el medio ambiente. “Debemos pensar en una forma de manejar los documentos de forma inteligente, la idea es lograr el menor uso de papel en las empresas para ahorrar y ser más eficientes, lo anterior por medio de equipos de calidad que puedan garantizar la precisión en las imágenes”, Teresa González, especialista de producto Canon. Digitalización y el canal Al trasladar una empresa al mundo digital, el integrador tiene la oportunidad de ofertar servicios relacionados como soluciones de impresión administrada, ofrecer los dos servicios al mismo tiempo provoca mayor interés en el usuario final y agrega valor a quien trabaja en este ámbito, ellos pueden beneficiarse de estas dos ofertas, con márgenes recurrentes. También algunos fabricantes tienen a la par este tipo de oferta, lo que ayuda a los integradores a utilizar dos soluciones trabajando con una sola marca, volviéndose marcas más atractivas para todos. Otra de las principales recomendaciones por parte de los fabricantes al canal es que se debe de hacer un estudio de cada caso que presentan los usuarios finales, un diagnóstico de las necesidades para ofrecer los equipos, ya sean scanners o multifuncionales que se ofrecen, o en el caso que se requiera, equipos de fotografía, que sean adecuados al volumen que manejan. “Cada cliente es diferente y sus requerimientos son muy distintos, por lo que compañías como Xerox analiza cada uno de las necesidades para ofertar una solución digital, por ejemplo: existen corporativos que sólo requieren digitalizar y guardar en un repositorio, otros clientes además de lo anterior necesitan consultas, modificar, tener un flujo de trabajo más extenso de la información del día a día e incluso digitalizar archivo muerto”, dijo Claudia Oropeza, Gerente de Canal Xerox. Tendencias para facilitar la digitalización Con las nuevas tendencias como la nube se pueden almacenar los documentos de forma ilimitada, con plataformas siempre expansibles y con manejo desde distintos lugares, que propician una visualización que facilita el trabajo y manejo de documentos, la clasificación y acceso también se facilita y se evita la posible pérdida de archivos, todo lo anterior, con seguridad en la información y configuración de controles y accesos restringidos. Algunos de las razones de renuencia al implementar soluciones de digitalización son: • Seguridad • La facilidad de manejos • Falta de servicios de calidad • Manejo de documentos oficiales que contienen firmas y sellos oficiales Sin embargo, para todo ello ya existen formas seguras de trabajar y manejar los documentos oficiales en alta calidad que conservan los elementos originales del documento. Como ya se ha exaltado otras veces, la movilidad es una tendencia a la alza y esta es la oportunidad para conjugar los servicios en la nube y la movilidad de equipos que puedan ofrecer mayor flexibilidad a los ambientes de trabajo.