Digitalización: evolución en los procesos e idiosincrasia del usuario
“La diferencia entre comprar un escáner en retail o comprar un escáner de producción estará marcada por la integración de soluciones lo que dará un valor agregado al equipo”, Jorge Esquivel, Panasonic.
2. El flujo de la información
La principal característica de estos equipos deberá ser la confiabilidad al soportar una producción diaria, pues existirán ocasiones en las que la producción aumente y se manejen hasta tres turnos; escenario que el usuario deberá contemplar antes de adquirir un equipo.
En consecuencia, los flujos de trabajo servirán para agilizar trámites en la búsqueda y uso de documentación, además de permitir el movimiento de cualquier documento electrónico o digitalizado a través de procesos electrónicos con beneficios de entrega, recepción en fotocopiado, impresión y almacenamiento.
En la actualidad, existen sistemas que mejorarán la productividad y minimizar los procesos como el componente de reconocimiento óptico de texto (OCR) que permite convertir a cada palabra como una instancia de búsqueda y ubicar ciertos elementos.
El directivo de Apoint explicó que dichos flujos de trabajo se ligan a procesos de autorización y validación donde la integración de una firma electrónica le da validez oficial a cualquier documento. “En México estamos dando un paso importante ante la aprobación de la firma electrónica avanzada para los proceso de la federación”, afirmó.
3. El ciclo de vida
Cada tipo de documento o contenido tiene una vida, por lo que se deberá planear la manera de almacenarlo, transferirlo o destruirlo.
En este contexto, deberá existir un archivo muerto que pese a no tener contacto con éste día a día, en algún momento se podrá utilizar. Ante esto, se deberá clasificar adecuadamente, o de lo contrario será información perdida.
En consecuencia, los medios de almacenamiento serán fundamentales, pues éstos tendrán que ver con la periodicidad de su consulta.
Es importante, que desde un inicio se establezca el ciclo de vida y la recurrencia de cada documento al pasar por diversos procesos de autorizaciones, pues se tendrá que direccionar hacia diferentes rutas, movimientos o consulta de acuerdo a los diferentes flujos de trabajo.
