Digitalización: evolución en los procesos e idiosincrasia del usuario
Un equipo adecuado
Hoy en día existe en el mercado una gran oferta de equipos multifuncionales que satisfacen parte de las demandas de digitalización, pero al cumplir con funciones adicionales como impresión y copiado, resulta imposible asignarle esa sola tarea de manera adecuada o por periodos prolongados.
Por ello, existe una oferta especializada que ofrece diversidad de características como alta velocidad y grandes volúmenes de escaneo a los cuales se les conocen como equipos de producción, mismos que beneficiarán al usuario en ahorro de tiempo y versatilidad para el manejo y administración de la información.
En este contexto, será indispensable que el cliente final sepa qué necesita hacer, pues cada equipo realizará tareas específicas.
Igualmente, el distribuidor deberá pensar en un futuro a corto y mediano plazo, así como asesorar al usuario sobre la mejor elección del software el cual, en muchas ocasiones, tiene mayor peso que el mismo equipo.
Los elementos en la digitalización
Esquivel precisó que en un proceso de digitalización, sea cual sea el documento del que se trate, se deberá analizar qué se va a hacer, pues una vez digitalizado, se deberá planear cómo enriquecer esa imagen para cualquier fin que requiera el usuario.
Lo anterior, se traduce en la manera más útil para consultar la información, “pues la finalidad de digitalizar es que este documento esté disponible a través de un medio electrónico”, lo cual impactará en el ahorro de tiempo en búsquedas.
Por ello, el software de administración deberá poseer motores poderosos de indexación de documento para darle una forma, así como herramientas de búsqueda inteligente.
