En este sentido, las opciones en escáneres, medios de almacenamiento y redes de comunicación han mejorado con el paso del tiempo, haciendo más atractiva la oferta en cuanto a costo-beneficio.
En complemento, Rodrigo Martínez, director asociado del integrador TI&C, recordó que la ley señala que un documento tiene vigencia durante cinco años después de su generación y éste debe ser resguardado 10 años más para su consulta.
En consecuencia, la digitalización comenzó por la necesidad de las empresas de reducir costos de administración, operativos y contar con una validez oficial.
“Aún así, adentrarse al mundo de la tecnología ha sido muy difícil para muchos sectores, pues el hecho de no ver el documento físico les causa inseguridad, ya que continúan los mitos de que en Internet se pierden y roban los datos”, reiteró.
La digitalización
Livier Copado, gerente de Desarrollo de Canales de Document Imaging en Kodak, destacó que anteriormente la venta de escáneres resultaba muy complicada, ya que los usuarios no veían el beneficio; sin embargo, en la era digital resulta indispensable que las compañías migren a esta tecnología.
De tal suerte que la oferta en el mercado ha crecido, pues anteriormente sólo gobierno solicitaba estas soluciones, pero ahora la iniciativa privada y otros sectores están demandando dichos servicios. “Ha habido una evolución importante y ahora los equipos son flexibles y fáciles de usar”, agregó.
Cabe señalar que la digitalización no sólo involucra el escaneo de los documentos, pues esto tiene que ver con el ciclo de vida de los mismos, la cual variará de acuerdo con las expectativas y objetivos de cada usuario.
La taxonomía documental determinará qué información es necesaria archivar y por cuánto tiempo, además de crear dentro de las organizaciones los métodos para el almacenamiento y control, lo que facilitará la labor digital: Compucenter
Asimismo, Aguirre apuntó en que en la actualidad existe una gran variedad de ofertas en el mercado; sin embargo, son pocos los mayoristas que ofrecen el portafolio de productos al tratarse de equipos especializados y ser parte de una solución integral.
“Los escáneres son una herramienta que debe estar combinada con una aplicación generada mediante una labor de análisis y diseño en los procesos con los clientes, de manera que si no se ofrece una solución completa en cuanto a definición de tiempos y recursos, no serán proyectos exitosos”.
De acuerdo con el entrevistado, la primera labor del integrador interesado en comercializar este tipo de soluciones consistirá en definir el estado deseado y actual del cliente.
Una vez que esto suceda deberá encontrar el equipo idóneo, además de focalizar los accesos de información y la infraestructura necesaria. “La parte crucial es entender los procesos y lo que se quiere obtener”, añadió.
De tal forma, que todo tipo de documento se puede digitalizar, ya que existe un sinfín de tecnologías que ayudan a ello, sólo se requiere conocer las demandas del usuario para construir una solución integral que las satisfaga.
Ariel González, gerente de Mercadotecnia de la División ISG en Canon, detalló que la demanda de escáneres ha crecido en los últimos dos años, sobre todo en el ámbito de producción y sistemas departamentales.
Por lo tanto, manifestó que la elección de éstos debe limitarse por cuestiones de capacidad, conectividad o flujo de trabajo, software que se encargue de hacer indexación, digitalización en formatos pequeños, además de que la información pueda enviarse al lugar que el usuario requiera.
