•Digitalización y administración de documentos como solución integral
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de opciones
Pese a no ser un tema nuevo, la digitalización y administración de documentos ha cobrado fuerza en los últimos años, sobre todo dentro de los sectores empresarial y gubernamental.
No obstante, la actual legislación y la cultura sobre el uso del papel que ha prevalecido por siglos ha dificultado la sustitución de éste y retrasado la adopción de nuevas tecnologías para sustituir lo impreso y entrar de lleno a un mundo digital.
Uno de los antecedentes de la digitalización es la creación del microfilm en 1928, por George Eastman, con la finalidad de ayudar a un banquero a capturar las imágenes de los cheques que estaban en papel.
Dos décadas después, surgió la primera salida a microfilm por computadora y para 1963 se desarrolló un sistema codificado capaz de buscar una imagen entre un millón e imprimirla en 30 segundos.
De esta manera, Kodak fue de los pioneros en realizar equipo de alto volumen, mientras que Fujitsu se focalizó en la parte departamental, dando paso a que en los 90 surgieran los primeros escáneres para la digitalización de documentos y compañías con operaciones centralizadas de digitalización.
Aún así, en México, la adopción de esta tecnología, en comparación con otras regiones como Estados Unidos o Europa, ha sido lenta; sin embargo, características que aportan este tipo de procesos han llevado al sector empresarial a conocer sus bondades, a la par que empresas transnacionales han replicado los procesos utilizados en otras partes del mundo.
Ventajas de la digitalización y administración
de documentos:
•Reducción del espacio que genera un respaldo físico
•Acceso a búsquedas eficientes
•Resguardo de información (seguridad)
•Apoyo al medio ambiente
Jorge Aguirre, director técnico de Compucenter, aseveró que en el caso específico de México, el decreto publicado en el Diario Oficial de la Federación en 1995 propició el desarrollo de la digitalización.
“Se explicaba que es posible guardar la información contable en imágenes electrónicas, siempre y cuando cumpliera con las especificaciones señaladas en el mismo, de manera que hubo acciones gubernamentales para incentivar a las empresas”.
