¿Cómo seleccionar el Warehouse Management System más adecuado?

Por Gabriel González, gerente de Desarrollo de Negocios en Miebach Consulting Colombia:

A menudo la evaluación de soluciones tecnológicas para nuestra cadena de suministro es una tarea ardua, ya que actualmente, el mercado ofrece un extenso abanico de opciones dentro de una misma gama de productos.

Gabriel González

En el caso específico de una herramienta de Warehouse Management System (WMS) o Sistema de Gestión de Almacén (SGA), al abarcar la totalidad de los procesos de nuestra bodega, poseer un sinfín de funcionalidades, suponer una inversión considerable y requerir de una implementación pautada de acuerdo con una planificación y unos tiempos determinados, su selección puede ser un auténtico desafío para cualquier profesional del sector.

Hay muchas cosas a tener en cuenta en el momento de iniciar un proceso de licitación para seleccionar un WMS, pero siempre deben considerarse en primer lugar las particularidades de nuestra empresa. Nuestra elección va a tener un impacto financiero y funcional en la compañía, por lo que es indispensable definir cuál es la necesidad operativa presente y futura de nuestro centro de distribución, contrastarla con el alcance funcional ofrecido por cada una de las soluciones y, ya en una etapa posterior y con el apoyo de análisis financieros, tomar una decisión e invertir en el proyecto de implementación.

Desde estas páginas queremos facilitarle siete recomendaciones para guiarle a lo largo de su proceso de selección de un WMS, ayudándole a conseguir sus objetivos dentro del plazo deseado.

1.- Definir las necesidades logísticas actuales y futuras. Siguiendo una metodología que permita plasmar y describir los requerimientos de tal forma que sean claros tanto para la propia empresa como para los proveedores externos. Estos requerimientos iniciales sentarán las bases para definir el alcance del proyecto y establecer cuáles son las funcionalidades prioritarias a cubrir por el sistema, que deben ser evaluadas con detenimiento. La empresa debe ser capaz de exponer claramente cuál es la necesidad específica de la operación para garantizar que el proceso de licitación arranque con unos objetivos perfectamente definidos.

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2.- Decidir a priori qué tipo de WMS necesitamos. Entre una opción básica o bien una opción robusta y de mayor complejidad. Esta decisión debe tomarse con el alcance funcional definido en el paso anterior en una mano y las funcionalidades ofrecidas por las distintas soluciones tecnológicas en la otra. También es importante tener en cuenta que idealmente nuestra selección debería depender de la complejidad logística de la operación y no del presupuesto asignado para el desarrollo del proyecto de implementación. Incluso recomendamos asignar el presupuesto una vez que la empresa haya definido las variables iniciales. Otra recomendación a tener en cuenta es realizar un proceso de licitación limpio, donde no se mezclen soluciones complejas con soluciones básicas ya que, normalmente, no son comparables entre sí en términos de alcance funcional, precios, experiencia y solidez de las empresas fabricantes del software o experiencia del equipo implementador, entre otros.

Para efectos de este documento, definimos como soluciones robustas solo aquellas descritas en el Cuadrante Mágico de Gartner – WMS.

3.- Elegir de antemano la plataforma tecnológica y el modelo de licenciamiento. Actualmente las soluciones del mercado se ofrecen con diferentes modelos de licenciamiento y son soportadas por diferentes plataformas tecnológicas que, a su vez, pueden combinarse e integrarse de múltiples maneras. Esto nos coloca ante un mundo de posibilidades que generan rápidamente un escenario complejo de gestionar. Aunado a esta circunstancia, es probable que el proceso de licitación se lleve a cabo con al menos 3 ó 4 proveedores, dificultando un poco más la comparación entre ellos y, en la mayoría de los casos, retrasando decisiones y hasta el proceso en sí mismo.

Por ello se recomienda, con la finalidad de simplificar y no perder el foco del proceso, decidir previamente cuál es el modelo de licenciamiento preferido por la empresa,  y con apoyo del área de TI, la plataforma tecnológica que se integre de mejor manera al ecosistema tecnológico existente o a la arquitectura futura definida por el área técnica. La implementación de un WMS es frecuentemente un momento muy oportuno para revisar y repensar de forma estratégica la estructura de sistemas con la que está operando la empresa.

A partir de estas decisiones, debidamente comunicadas, los proveedores deberán trabajar y presentar sus propuestas, facilitando la comparación directa posterior sobre las mismas bases de licitación.

4.- Asegurar la transparencia bidireccional entre empresa y proveedores. Es de gran valor iniciar y gestionar un proceso de licitación abierto y transparente entre la empresa y los diferentes proveedores invitados a participar. Es de suma importancia que la empresa presente un documento claro de la operación que se desea gestionar con el WMS, resaltando los aspectos claves y describiendo aquellos procesos que se podrían catalogar como especiales o particulares de la logística de la empresa. Esta documentación, nuevamente, debe estar generada desde una visión funcional operativa respaldada y soportada por el conocimiento técnico del área de TI. Es importante remarcar que, aunque el proyecto de implementación se base en una solución tecnológica, el área operativa debe empoderarse del mismo, tomando las decisiones correspondientes basadas en los procesos y flujos internos de la bodega.

A su vez, los proveedores podrán mostrar la funcionalidad de su solución basándose y haciendo hincapié en las necesidades reales de la empresa expuestas en el documento, logrando así la transparencia en ambos sentidos que necesita el proceso de licitación.

5.- Solicitar presentaciones funcionales personalizadas de los WMS en vivo. Esto permitirá que los evaluadores puedan comprobar el nivel de comprensión de sus necesidades por parte del proveedor, así como constatar si se trata de soluciones adecuadas. Estas sesiones deben permitir un análisis detallado de cada solución presentada y una discusión abierta sobre las mismas. Concretamente deben considerarse y registrarse los siguientes aspectos durante las evaluaciones:

–Nivel de comprensión y entendimiento de los requerimientos de la operación.

–Experiencia y nivel de conocimiento de la industria y casos específicos del sector.

–Nivel de conocimiento de los profesionales que conforman el equipo  implementador.

–Capacidad demostrada del WMS para abordar y gestionar los escenarios operativos de la bodega.

La empresa debe mostrarse abierta a aclarar cualquier particularidad de su operación antes de las sesiones de presentación del software, y para ello es recomendable realizar workshops o visitas a la operación que clarifiquen los requerimientos puntuales de la operación.

6.- Asegurar la profesionalidad del equipo implementador del WMS. En la mayoría de los casos, durante los procesos de licitación se presentan dos empresas proveedoras diferentes por cada solución de WMS: la representante y/o propietaria de la aplicación y la responsable de su implementación. La primera atenderá todo lo relacionado con las licencias del software y los temas contractuales relativos a costos, límites de uso, actualizaciones, mantenimientos y soportes de tercer nivel, entre otros. La segunda se encargará de proveer los servicios profesionales de gerencia, consultoría y técnicos para la implementación del WMS.

El éxito de la implementación de un WMS depende directamente del equipo de profesionales responsables de ello, ya que serán quienes diseñen la solución y, por lo tanto, quienes determinen cómo gestionará la herramienta cada uno de los flujos de la bodega, las funcionalidades a configurar, interfaces, procesos, permisos, etcétera.

Por todo lo anterior, se recomienda que la evaluación de la empresa socia responsable de la implementación del WMS tenga mayor peso que la evaluación de la propia solución de WMS.

El factor disponibilidad del equipo implementador debe ser tomado en cuenta durante la licitación. Esta recomendación aplica tanto para el corto plazo, el proyecto de implementación, como para el largo plazo, donde la operación debe estar soportada por personal cercano y disponible para solventar cualquier inconveniente que signifique una parada parcial o total del proceso.

7.- Comparar las propuestas económicas.

Llegados a este punto, el proceso de licitación ya debería contar con una opción favorita tanto desde el punto de vista de la capacidad funcional de la solución como de la capacidad demostrada por parte del socio implementador. Nuevamente, la comparación de las propuestas económicas debe realizarse con base en las mismas definiciones funcionales,  y en el caso de que alguna propuesta no cumpla con algún requerimiento funcional, la evaluación y respectivas ponderaciones deberían reflejar numéricamente la diferencia entre las opciones, minimizando así las comparaciones cualitativas. En cualquier caso, en este punto solo deberíamos contar con ofertas comparables entre ellas.

Se recomienda realizar un caso de negocio completo que apoye o soporte la elección de los proveedores. Este será el cierre formal del proceso de selección ante gerencia y sentará bases de los ahorros y metas que deben ser cumplidas durante nuestro próximo paso, el proyecto de implementación.

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