De láser a la administración de documentos

Es con el bajo costo de impresión en tecnología láser, que despliegan las soluciones de manejo de documentos, aunados al crecimiento de la información generada de forma electrónica y la necesidad de contar con logística para la distribución de la información.

Cuando se presentaron en el mercado dispositivos de impresión láser, tecnología creada a partir del principio con el que funcionan las fotocopiadoras, se presumió que los nuevos equipos desplazarían a los de inyección de tinta, por su bajo costo de mantenimiento; sin embargo, láser era poco accesible en precio para quienes requerían de bajos volúmenes de impresión.
Es así como esta tecnología se fue posicionando en empresas que disponían de los recursos para comprar, de entrada las impresoras y obtener un bajo costo por página impresa, una vez cubiertas las necesidades de las grandes organizaciones, los dispositivos tendieron a bajar de precio.
Aunado a lo anterior, se dio un importante y vertiginoso crecimiento de la información generada electrónicamente, con lo cual se requirieron sistemas de generación, entrega y almacenamiento de documentos, virtuales y físicos.
De tal manera, que los sistemas de administración de documentos fueron requeridos en empresas de considerable tamaño y esto a su vez dio origen a la entrega de servicios de impresión, en casa o tipo outsourcing.
De acuerdo con Edson Sánchez, analista de sistemas de impresión de Select, el segmento láser creció en el primer semestre del presente año, por lo que espera un cierre a la alza, este se daría gracias a dos fenómenos en particular:
–Los productos de precio reducido, para el nivel de entrada, que contempla las velocidades más bajas en impresión por hoja y tienen mucho auge en el mercado
–El movimiento de cajas en la banda baja está siendo interesante, lo que genera una dinámica positiva en el número de embarques
Por otro lado, la tecnología láser a color está creciendo en términos de unidades, aún cuando es evidente la baja de su precio, factor que incrementa su valor de mercado.
El crecimiento esperado para finales de año: en términos de embarques es de alrededor de 20%. Pero aunque no hay una oferta muy abundante como en la de inyección, se pudiera presentar una amenaza de negocio comandada por el retail.
Asimismo, los equipos de varias funciones en láser se posicionaron de mejor manera en las organizaciones gubernamentales y corporativos en grupos de trabajo con necesidades de digitalización, copiado e impresión.
Nace la administración
A decir de Julio Tuñon, director de Marketing Estratégico de Lexmark para América Latina, la primera aplicación que tuvo sentido hacer en el manejo de documentos es en los formularios electrónicos, “eliminar el uso de las imprentas para formularios preimpresos, desde hace muchos años se sabe que se puede ahorrar mucho cuando se crean formularios electrónicos”, explicó.
De tal manera que se dio el advenimiento de archivos tipo PDF guardados de forma electrónica y transmitirlos para que otros usuarios los guarden e impriman.
“Desde hace años, Lexmark lanzó suites de software que permiten distribuir información impresa o electrónica, con base en lo que sea mejor para la organización: fotocopiar, mandar correo interno o externo, digitalizar, etcétera”.
Agregó que en el manejo de documentos, las funciones están enfocadas a proporcionar ahorros en gastos de impresión en las empresas, algunas de las herramientas consisten en software para llevar la contabilidad de páginas impresas.
La anterior es una de las primeras aplicaciones por las que optan muchas organizaciones que quieren controlar sus impresiones: “con estos programas se sabe quién imprime qué y ayuda a controlar mejor la información para dar la posibilidad de saber dónde se dan las grandes cargas de impresión, es el tipo de software que se usa en proyectos de outsourcing”.
Servicios administrados de impresión
El manejo de impresiones dentro de las organizaciones puede llegar a ser costoso y demandar muchos recursos de las compañías, de tal manera que muchas empresas han optado por contratar esquemas que provean este servicio; una de las ventajas para los usuarios es que se ahorran fuertes gastos por compras iniciales y por mantenimiento de los dispositivos.
A decir del analista de Select, es importante que se revisen todos los esquemas de outsourcing, que se puedan ofrecer: de uso de consumibles, de impresión, etcétera.
“La demanda crecerá impulsada por la maduración de estos servicios, en cuanto a satisfacción de las necesidades de los clientes. Los canales especializados de sistemas de administración, deben apoyarse en generar servicios de valor agregado que van acompañados de asesoría”, mencionó Sánchez.
En ese sentido, previó un crecimiento del outsourcing impulsado por una dinámica propia del mercado por el sector hogar, micro y mediana empresa, así como corporativos en el área de color.
Sin embargo, los nichos más transparentes para el uso de estos esquemas son: banca y gobierno, este último por sus licitaciones.
Sánchez recomendó al distribuidor, diferenciar sus ventajas competitivas para enfocarse a un nicho especial de mercado.
Por su parte Juan Carlos García, director de ventas a corporativo de Lexmark en México, dijo que para proveer este tipo de servicios se debe iniciar por entender las necesidades de los usuarios por medio de la consultoría y análisis, para hacer una oferta que al cliente le ahorre dinero.
“Nos enfocamos en dos factores clave de los negocios: Por un lado oportunidad y ventas competitivas ante clientes y ahorro sustancial ante la compañía.”
Detalló que el fabricante cuenta con varios sabores de outsourcing, en ocasiones Lexmark va directo y hace lo necesario para otorgar servicios y no máquinas.
Por otro lado, tiene socios que le ayudan a hacer venta y entrega estos servicios, pero depende de las necesidades del cliente, hay quienes piden contratos únicos y en ocasiones usan arrendadoras que el usuario contrata.
En la parte del canal, García comentó: “El socio que quiera entregar estos servicios debe tener la capacidad de ofrecer soluciones, ser un canal de valor agregado porque si venden una máquina o da un servicio de reemplazo de tóner o de mantenimiento no va a cubrir la necesidad del cliente”.
Para finalizar, el directivo comentó que en este segmento hay buenas oportunidades para los distribuidores enfocados, tan sólo en Lexmark hay cuatro o cinco socios de outsourcing, quienes llevan mucho tiempo ofreciendo estos servicios. “La diferencia en la capacidad del canal es ofrecer la soluciones completas”.