lunes, octubre 22

Reducir costos no es utopía, es planeación

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Actualmente las empresas enfrentan retos importantes en términos económicos para mantener a flote sus negocios y alcanzar sus objetivos. Para tener una guía básica que les ayude a superarlos, en eSemanal consultamos a algunos especialistas en diferentes áreas, quienes ofrecen algunas recomendaciones para alcanzar la reducción de costos empresariales.

Estos desafíos son una constante en el mercado y las empresas deben ser dinámicas para adaptarse a los cambios que el contexto plantea. En el caso de la industria de la tecnología, por su naturaleza innovadora y de constante transformación, el poder de residencia es un factor clave para garantizar la supervivencia organizacional. Como lo han señalado muchos especialistas en la industria, las empresas que no cambien sus esquemas comerciales, agreguen nuevos modelos de negocio y a nivel interno no se transformen adoptando nuevas formas de trabajo, tendrán pocas oportunidades de competir contra aquellas que al contrario, ya están dando este paso. Al respecto, Teresa Palacios, encargada administrativa de aSSae Consultores, aseguró que hoy son muchos los retos que enfrentan las empresas grandes y medianas, pero más si es una pequeña. “Siempre hay periodos que van de la mano de lo que pasa a nivel mundial o nacional y nos afecta a todos, por ejemplo, en la política, los cambios del SAT, en los tipos de cambio, no hay un sólo reto, son muchos y constantes los desafíos para seguir creciendo y siempre están ahí, por ello se tiene que estar preparados para superarlos, es necesario estar siempre con el cliente, ofreciendo la mejor atención para que la rueda siga caminando”.

Para superar los retos y ser más competitivos, las empresas pueden implementar algunas técnicas para ser más eficientes en sus procesos y con ello reducir costos para que las inversiones no se esfumen en un montón de esfuerzos inútiles y mal dirigidos, sino que estén bien encaminadas.

Algunas de las recomendaciones a modo general para una empresa que quiere reducir costos son: “Lo más importante es tener claros cuales son los objetivos como empresa, saber hacia dónde quieren ir, porque muchas veces no se sabe”, puntualizó Fernando Patiño, consultor TI y de Seguridad de Grupo Albe. Luego, recomendó estandarizar los procesos en todas las áreas. “La estandarización de procesos no se refiere sólo a implementar sistemas de gestión; hacer siempre las mismas actividades de la misma manera, les permite generar un bajo precio, porque si no se tiene claro el costo por llevar a cabo un proceso, se pierde el control y visibilidad de ellos”.

Fernando Patiño

Otra debilidad de las empresas es que no calculan los riesgos que pueden tener por sus prácticas actuales, “Por ejemplo en tema regulatorio, o si sólo dependen de un solo fabricante, por ello, es necesario saber lo que representa cada una de estas prácticas, en el caso de tener un sólo fabricante, plantearse qué pasaría si alguien les queda mal” , añadió Patiño. Un análisis de riesgo nos ayuda a contemplar eventualidades no planeadas y con ello se puede dar paso a un proyecto reactivo ante éstas.

Otro punto débil que ha detectado el consultor cuando se trata de empresas pequeñas que son familiares, es que quieren tener el control de todos los proceso en todas las áreas. “En esta situación les recomendaría comenzar a documentar los procesos y a delinear las actividades de cada puesto, para luego dar paso a delegar actividades y responsabilidades en el resto del equipo hasta el punto en que operen sin ellos”, ahondó que un empresario siempre debe ser humilde y reconocer si quien pone el freno a la organización es él mismo. “Operar se vuelve más difícil en empresas familiares donde los lazos personales intervienen, y que se reconozcan las fallas operativas por parte de éstos es más difícil. Por ello, es importante contratar personal experto externo y comenzar a medir por objetivos, porque es común que la mayoría de las empresas que ya están posicionadas miden tan sólo cuánto ganan, y dejan de preocuparse por los resultados”, dijo Patiño.

Por otro lado, también se recomienda en las diferentes áreas adquirir servicios tercerizados si no se tiene la capacidad interna para realizar ciertos procesos; esto va desde tercerizar la contratación del personal. “En el capital humano no somos ni psicólogos, ni expertos, muchas veces ni se conocen las leyes y contar con uno hace más ágil y más eficiente las relaciones empleador-empleado”, indicó Patiño. Pero también se pueden adquirir servicios de impresión administrada, auditorias por terceros, y capacitaciones al personal, entre otros, lo que reduce la complejidad, y a la larga se traduce en inversiones con retornos efectivos.
Las recomendaciones de los expertos en diferentes áreas son:

Recursos humanos
En esta área también se pueden alcanzar ahorros gracias a la implementación de buenas prácticas, pero más allá de eso éstas se miden en los impactos en productividad y costos de oportunidad laboral, lo que se traduce en mayor ganancia y beneficio.

Definir la cultura empresarial: “Las compañías deben definir por qué fueron concebidas, cuáles son sus objetivos, delinear la misión, visión y los valores. Si no tienes claro lo que eres como organización no vas a lograr contrataciones exitosas o desarrollo del personal”, indicó Héctor Navarro, especialista en capital humano, quien añadió que lo anterior es fundamental para el desarrollo empresarial a largo plazo, ya que evita pérdida de tiempo por no contar con personal alineado a los objetivos empresariales.

La cultura define el tipo de contratación. Aquí hay tres opciones: por nómina, outsourcing y por honorarios. “Las tres tienen beneficios, pero todo se define con base en la cultura, es decir, qué se busca a corto, mediano o largo plazo. La primera modalidad apuesta a relaciones laborarles largas y desarrollo de personal, la segunda, sólo te libera de la relación laboral pero no significa que no represente un costo, además que las relaciones siempre se ven más a corto plazo, y por honorarios está más enfocado para puestos independientes, como pueden ser los consultores”.

-Definir quién y cómo se hacen las contrataciones. Como sabemos, es común que las empresas no tengan un departamento dedicado a recursos humanos. Para cumplir con esta labor, Navarro, recomendó no reparar en buscar asesoría laboral para un proceso exitoso, explicó que una mala contratación sin importar su clase traerá consigo un impacto negativo que va desde pérdidas por una demanda laboral, hasta un año y medio de salario de pérdida en costos de oportunidad o impactos directos en la productividad.

Lo importante en este punto también será evaluar profesionalmente, no sólo el perfil técnico, sino contar con una visión holística del candidato. “En mi experiencia asesorando empresas PyME, éstas se preocupan más por el qué saben hacer, y dejan de lado el perfil de comportamiento y las referencias. Para evitarlo, recomendaría aplicar metodologías especializadas”.

-No descuidar los contratos; “En México, 60% de las PyMEs no tienen control de los contratos. Eso significa un alto riesgo, tienes que tener un buen proceso de la determinación laboral”, el impacto económico está en que aumenta el riesgo de perder frente a las demandas laborales. Navarro puntualizó, que no contar con un departamento de recursos humanos no exime a las empresas de tener un buen contrato que se puede definir con ayuda de especialistas externos.

-Onboarding e inducción. Se refiere al tiempo que le dedica una empresa a un colaborador recién llegado, “Tienes que tomarte el tiempo de que conozcan el negocio y la cultura de la empresa, porque ello logra ser más asertivo y acelera en un 50% la adquisición del conocimiento”, recalcó Navarro.

-La capacitación y comunicación una constante. El especialista ahondó que los entrenamientos deben ser de modo continuo, de lo contrario una organización tiene pérdidas importantes en la reducción de productividad. Agregó que sobre todo en una PyME la comunicación jerárquica no funcionará, por ello es mejor adaptarse a modelos horizontales.

“Las PyMes sólo quieren ahorrar en la nómina, pero no ven el impacto que tienen otros factores como un mal contrato, una mala cultura laboral, la falta de motivación, entre otros”: Héctor Navarro

Aplicar estrategias de retención de talento: “No es una casualidad que las empresas aplican muchas acciones en este sentido para mantener al personal motivado, hay estudios serios que demuestran la efectividad”. En este tenor, Navarro enumeró algunas formas efectivas como: fomentar la convivencia sana, conocer y saber cómo motivar al empleado, fomentar actividades de integración, celebrar y reconocer los logros del personal, buscar un equilibrio vida trabajo, aplicar esquemas a distancia, no reparar en detalles pequeños, incluso con una buena cafetera, un candybar, o viernes de salir temprano. “Se tiene que ser creativo, no caer en el ‘godinato’. La PyME tiene que ser una empresa divertida donde te quieras quedar, porque para retener a su personal compiten con otras empresas, grandes incluso, que tienen muy buenas condiciones laborales”.

Las compañías deben tener claro que los costos de no reparar en estas cuestiones básicas es igual un alto impacto en recursos humanos. “Cada persona que se va le cuesta a la organización y más allá de ello, un empleado es un vocero de tu marca, garantiza que el personal transmita el mensaje adecuado”.

A nivel administrativo
Balance de ingresos-egresos. De acuerdo con Palacios, una de las primeras recomendaciones a las PyMEs es estar siempre atento del balance entre gastos-ingresos. “No se puede gastar más de lo que ganas, eso una regla básica, se requiere una administración muy exacta. Conocer desde los gastos de papelería, los pagos de impuestos, costos pequeños, por ejemplo del señor de la basura, etcétera. Relacionado, se deben de medir los ingresos y hacer un análisis de qué puedes hacer con ellos. Si un cliente te paga debes de saber en qué gastos aprovechar mejor ese pago, al día o al mes”.

Sobre los impuestos. Una buena práctica y salud financiera proviene en gran medida de mantener siempre una buena relación con el SAT, de lo contrario un pequeño descuido puede volverse una bola de nieve capaz de acarrear a las empresas muchos problemas. Presentar las declaraciones en forma y tiempo es esencial para no pagar recargos.

Otra medida es estar bien informado sobre todas las regulaciones y deberes a cumplir; así como de actualizaciones como la factura electrónica 3.3 que demanda un manejo mucho más detallado en los informes. En este punto es importante que a pesar de que en el portal del SAT hay un sitio para la facturación de modo directo, es necesario asegurarse de que se cuenta con el personal capacitado para hacerlo de modo independiente, de no ser así será mejor echar mano de sistemas administrativos y consultores como podría ser en este caso aSSae Consultores.

Aunado a la factura, en materia de impuestos se puede reparar en los ahorros a alcanzar con una buena relación con el SAT, por conceptos de gastos que se pueden deducir, “Tenemos que contemplar todos los gastos que son deducibles, en papelería, luz, teléfono, servicios, computadoras o software, lo que te ayuda a operar tu negocio, eso se puede deducir, sin gastar más de lo que se tiene de ingresos”, explicó Claudia Olvera, contadora, quien agregó: “Como empresas debemos siempre buscar la manera de no pagar un exceso de impuestos, realizando inversiones para generar más productividad y crecer la empresa, que además ayudan a no pagar tanto al fisco”. No obstante, invitó a las compañías a no recurrir en malas prácticas fiscales. “En su afán de reducir el pago de impuestos caen en malos manejos de evasión de impuestos, y pues es claro, si hay una auditoría tendrán que pagar lo que corresponde más el recargo, recordemos que ahora el SAT lo tienen todo muy controlado”.

Ángel Contreras, presidente del consejo ejecutivo del Instituto Mexicano de Mejores Prácticas Corporativas, comentó al respecto: “Al tratar de rodear, propiciamos el descontrol en nuestras prácticas fiscales, hay empresas que compran facturas y el contador es el que las compra e incluso nos terminan robando con el mismo mecanismo y nunca tenemos un negocio próspero”.

Aprovechar fondos de inversión: Sobre todo en cuando se es una pequeña o mediana empresa en la industria, existen fondos de diversas organizaciones y cámaras, los de Prosoft, son una posibilidad y muestra de ellos. Lo anterior, para hacer inversiones pertinentes en herramientas tecnológicas, para la mejora de procesos. Por ejemplo, mejorar los flujos de papel a través de digitalización de documentos, inversiones en sistemas de gestión empresarial, manejo de bases de datos, inversión en proyectos de innovación, entre otros.

Pero no sólo en herramientas tecnológicas, sino también en capacitación del personal o consultoría. Lo anterior es esencial, ya que sobre todo en la PyME no se valora el entrenamiento al personal y las ventajas que esto acarrea a la organización. En el caso de la consultoría, nunca está de más la mirada externa que detecta de modo más sencillo los vicios y malas prácticas que existen.

“Es muy común que en las empresas pequeñas y medianas exista falta de organización y planeación, además las empresas quieren medir en pesos lo que se debe de medir en resultados, y esto debe cambiar”:

Fernando Patiño, consultor
Evaluación sobre los gastos en instalaciones. Evaluar sobre proveedores de bienes y servicios. Por ejemplo, es importante encontrar un solo proveedor de limpieza, uno sólo para papelería, esto ahorra costos y tiempos administrativos.
Gastos operativos. La idea es realizar una evaluación de gastos en los recursos, bienes y servicios que requiere la empresa, por ejemplo los energéticos, para corregir los malos usos de los recursos empresariales.

En cuestión energética, renovando el equipo de oficina que además de dotar a la empresa de herramientas más novedosas serán más amigables con el ambiente y alcanzan hasta un 50% del consumo, por ejemplo: en el mercado ya hay equipos de impresión y multifuncionales de bajo costo de consumo energético o bien aire acondicionado adecuados si se cuenta con un centro de datos interno.

Departamento de TI
Integración de herramientas tecnológicas adecuadas: “Se puede integrar todo tipo de herramientas comerciales o de open source gratuitas que ayudan a muchas cosas desde controlar los tiempos de ejecución y de trabajo, hasta integrar colaboración para el manejo de oficinas remotas. Para integrarlas no se necesita ser un gurú de la tecnología, tan sólo se requiere un experto para que realice las configuraciones de las herramientas, en la nube”. Así que no hay pretexto porque con los esquemas de renta nube hoy la adopción de software es más sencilla.

“Nosotros dentro de las ingenierías que manejamos descubrimos qué compone a la empresas, cómo operan los procesos; algunos operan aún en papel o Excel y hay que identificar si esta es la mejor forma de ejecutarlos, la más rápida, evaluando las diferentes herramientas, no importa si es open source, hay compañías que se dedican más a la tecnología y que podrían prescindir, incluso de algunas áreas si hacen uso de un ERP y un CRM, o conmutadores en la nube”.

Digitalizar los procesos. Esto puede hacer que se alcancen ahorros por mejorar el flujo de trabajo. “Hay personas que quieren seguir haciendo cosas con papel, no quieren cambiar procesos o tecnologías para ser eficientes”, destacó Patiño.

Movilidad: “Nuevos esquemas de trabajo pueden bajar los costos, por ejemplo, si la empresa implementa BYOD se disminuyen la inversión en equipos o esquemas de trabajo remoto”.
Es importante que en este tipo de esquemas no se pierda de vista la seguridad de la información, “Hay soluciones muy buenas que con una sola licencia cubres, firewalls, tabletas, teléfonos, cifrado y si lo combinas con las herramientas como Google apps también permiten gestionar la seguridad”.

Compras y ventas
-Revaluar el portafolio de productos y servicios. Puede ser que dentro del portafolio que ofrece un canal, exista un producto que ya no está alineado a las necesidades del mercado, lo que significa que no será rentable para su negocio, por lo que es importante estar revaluando siempre el tema de la compra de equipos, en el caso de los distribuidores, por ejemplo.

En este tenor, Patiño apuntó a la búsqueda de marcas que no sólo permitan ser vendedores de productos, sino de los que ofrecen un portafolio de soluciones integradas, porque si bien no se tiene el expertise actual para hacer la entrega de ellas, la posibilidad de crecer y comenzar a formarse será un hecho de la mano de un fabricante con visión de mercado.

Cartera de clientes: Es importante evaluar aquellos que implican más una inversión y esfuerzo de la fuerza de ventas que una ganancia, porque quizá el seguimiento constante a clientes que no son activos implicará para la empresa más un desgaste y costos extras. Por lo que en este caso se recomienda el “carterazo”, para buscar nuevas oportunidades.

Evaluar todos los beneficios que ofrecen los fabricantes y mayoristas. Investigar de las opciones que se tienen en el mercado de un mismo producto o solución y hacer un comparativo de los términos comerciales, condiciones y beneficios de los programas de canal con los que cuentan, así como de la calidad e importancia de la marca para obtener mejor costo beneficio. En este punto no está de más recordar que no siempre los productos más baratos son los adecuados, sino todo lo contrario, pueden hacer perder clientes y reducir el margen de ganancia.
En cuanto a los mayoristas, buscar a los que tengan más apoyos en financiamiento, así como mejor logística para ahorrar a nivel interno en ello. Esta parte es muy importante, ya que para quien además de soluciones incluye en su cartera productos físicos puede encontrar en el distribuidor o incluso un integrador, un aliado para no exagerar en los productos que manejan sin que esto signifique un retraso en los proyectos o en sus puntos de venta (cualquiera que sea el caso).

Promoción y marketing
Planeación efectiva de campañas. Para darse a conocer este es un departamento clave, pero debe de tener un buen proyecto previo. Realizar la evaluación de audiencias a las que se quiere llegar es esencial para definir una estrategia de mercadeo y no desaprovechar los recursos en campañas innecesarias, que representan una inversión sin retorno.

Las anteriores son sólo algunas formas para que las empresas no tambaleen en tiempo de vacas flacas y se eviten la pena de recurrir a acciones desesperadas para reducir costos, como el recorte de personal, que es necesario, o a reducción en las compras de los productos; o inversiones en nuevos proyectos, incluso hasta en el recorte de los beneficios y facilidades que las empresas ofrece a su personal como bonos, actividades, etcétera. Lo cual puede leerse no sólo como una derrota, sino que debilita aún más la estructura organizacional y genera expectativa en su posicionamiento en el mercado y en su propio personal. Para evitarlo, tal como coincidieron todos los entrevistados para este especial, grosso modo, la mejor práctica es la buena administración constante, lo que es lo contrario de improvisar medidas para salir del paso. Sino contar con un plan un proyecto que incluya los riesgos y planes de recuperación empresarial, lo anterior debe ser implementado no de modo reactivo sino premeditado y pre visorio.

Por último, Francisco Patiño recordó que las empresas de tecnología tienen una oportunidad importante de resaltar en esta época difícil, ya que muchas buscan la reducción de costos con el cambio de tecnologías o proveedores, y ellos que no cotizan en dólares podrán ofrecer a los usuarios finales una posibilidad que se ajuste más a sus necesidades actuales. Asimismo invitó a que se transformen de modo interno y a formar alianzas con otras empresas para llegar al mercado de modo más efectivo.

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