Seguridad documental, la mayor vulnerabilidad de las empresas

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Por Israel López, gerente de Productos de equipos de oficina de Xerox Mexicana:

¿Alguna vez has pensado en la importancia de la seguridad de tus documentos? En Xerox creemos firmemente que los documentos, tanto físicos como digitales, son el alma de todo tipo de empresas, pues éstos contienen información que puede poner en riesgo la integridad de los negocio si su seguridad es ignorada.

Pensar en la seguridad de documentos en el lugar de trabajo no es tarea sencilla; es un proceso complejo y continuo que involucra diversos actores, tanto tecnológicos como de gestión interna, y del comportamiento de las personas. Sin embargo, existen medidas que las empresas pueden implementar para afrontar la seguridad de sus datos, así como de los dispositivos multifunción de impresión, medios por los cuales la información fluye de manera física y digital todo el tiempo, y son a través de éstos que la información puede sufrir violaciones por parte de quien los utiliza, al tiempo que son los actuales centros de ataque por parte de ciberdelincuentes.

De acuerdo con un estudio realizado por Quocirca acerca de la seguridad de la impresión, el 90% de las empresas encuestadas admiten haber sufrido al menos una violación de datos a través de la impresión de documentos y experimentado una brecha de seguridad a través de las impresoras. Y, por otro lado, según con el estudio “Security Report Latinoamérica, 2017” por ESET, muestra que el 49% de las empresas en Latinoamérica se infectaron con malware durante el 2016.

Con base en esto, ninguna empresa puede permitirse el lujo de ignorar la seguridad de la información, especialmente cuando se trata de documentos. Para abordar esta preocupación, Xerox en alianza con McAfee, diseñaron un sistema de seguridad para ayudar a las empresas a protegerse contra las amenazas a datos confidenciales.

Puesto que la seguridad es una prioridad absoluta para nosotros, cada dispositivo con tecnología Xerox ConnectKey cuenta con nuestro enfoque holístico de seguridad:

–Protección contra intrusiones: Al integrar el software McAfee incorporado en la tecnología Xerox, se pueden realizar alertas de intrusión por red o USB, así como la encriptación de discos duros, esto es, ya sea a partir de datos transmitidos o directamente en el equipo multifuncional, todos los puntos de acceso quedan protegidos.

–Protección del dispositivo: las protecciones incorporadas monitorean los cambios de software del sistema y tienen la capacidad de avisar cuándo se llevan a cabo. La información almacenada está protegida con los niveles más altos de codificación.

–Protección de datos: el factor humano plantea el mayor riesgo de fuga de datos, los equipos multifuncionales de Xerox garantizan la seguridad de los documentos al ofrecer impresiones protegidas por contraseñas, autenticación de usuario y envío de documentos digitales vía mail a usuarios predefinidos. Las capacidades del sistema evitan la transmisión intencional o accidental de datos importantes a personal no autorizado.

Pensar que un control no debe implementarse porque “no creo que esto me ocurra”, es uno de los peores errores que un ejecutivo puede cometer, y en caso de que realmente ocurra, serán muchos los que padecerán de las consecuencias. La conexión recíproca entre oficinas y trabajadores, así como la inclusión de nuevas tecnologías, supone una ventana de inseguridad en el manejo de información de una empresa. Por ello, se deben tomar en cuenta iniciativas de protección de documentos como, por ejemplo, políticas de seguridad de impresión, tecnologías de seguridad, actualizaciones de software, y sobre todo, jamás subestimar la seguridad de la información.
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Autor Redacción