La inteligencia agrega rentabilidad en gestión documental

•El canal debe ayudar a optimizar la operación de las empresas
•México es un mercado referente en toda América Latina en digitalización de documentos

En el segmento de digitalización o gestión documental, nuestro país es uno de los mercados con un mayor nivel de madurez en comparación con otros países de la región. En cierta medida, esto se debe a la cercanía a zonas con mayor desarrollo económico como Estados Unidos, Canadá e incluso Europa, así se abren múltiples áreas de oportunidad para todo el canal.

La gestión documental es uno de los impulsores de la transformación digital, el cual representa un cambio radical en las pautas de comportamiento de la sociedad actual. Uno de los principales factores a tomar en cuenta es toda la información no estructurada que se genera en las empresas para dar paso a nuevos procesos de productividad.

Paulo Fernández, director de ventas en AL para Kodak Alaris, mencionó: “Actualmente sólo un bajo índice de los datos empresariales se emplean con fines de productividad, esto abre nuevas oportunidades de negocio en las que el canal puede impulsar la competitividad de los usuarios e incluso dar seguimiento a una nueva serie de proyectos en el segmento”.

Es así como la digitalización converge con la inteligencia de negocio que demanda canales enfocados en consultoría, a cambio puede obtener relaciones de negocio de largo plazo. En este sentido, México tiene un mayor nivel de adopción, en relación con mercados como Brasil, Chile, Colombia o Perú, esto es una ventaja competitiva para el canal.

Por su parte, Reyna Martínez, subdirectora comercial en Compucenter, afirmó: “Más que digitalización, nuestro portafolio se enfoca en soluciones de gestión documental, donde incorporamos administradores de contenido y diversos equipos de captura para libros, archivos, planos e incluso obras de arte. Destacan marcas como: ABBYY, PixenSoft y OpenText”.

En verticales, las principales son: sector financiero, salud, educación y servicios en general, esto sin importar el tamaño o giro de la empresa. Es necesario entender que de cada proceso empresarial se puede obtener información relevante para ser más productivo. En muchos proyectos los documentos físicos aportan valor a las plataformas de analítica.

Roberto Arellano, gerente de la Unidad de Documentación Digital en TEAM, compartió: “La digitalización nos permite aunar temas tanto contables como documentales. En sector público, esto permite ofrecer servicios más eficientes a las dependencias. Esto es posible aprovechando toda la información que se genera a través de aplicaciones de inteligencia”.

“Más que digitalización, nuestro portafolio se enfoca en soluciones de gestión documental, donde incorporamos administradores de contenido y diversos equipos de captura para libros, archivos, planos e incluso obras de arte. Destacan marcas como: ABBYY, PixenSoft y OpenText”: Compucenter

Oferta de valor de
Kodak Alaris
• Alaris IN2 Ecosystem facilita la captura de información
• Contempla equipos de escaneo así como software integrado
• Socios de negocio con amplia experiencia en grandes proyectos
• Gama de servicios para asegurar el funcionamiento de los equipos
• Adaptación de la tecnología a la infraestructura de cada empresa
• Enfoque en mejorar la experiencia de uso en los procesos

Beneficios a todos niveles
Ya sea reduciendo tiempos, mejorando procesos, optimizando costos o incrementando el nivel de calidad, tanto de productos o servicios, la gestión documental o digitalización de archivos ofrece múltiples beneficios. Por ello el canal de integración debe enfocarse en destacarlos al hacer una propuesta y hacerlos tangibles en el menor tiempo posible.

David Arias, gerente de producto de Escáneres e Impresoras para Servicios Administrados en Epson México, aportó: “Nuestro país es un mercado en crecimiento, tenemos estimaciones que indican que el mercado en América Latina crecerá este año un 10%. Las verticales de mayor demanda son: corporativo, gobierno, educación y finanzas; otro en desarrollo es salud”.

En general, una plataforma de este tipo mejoran la experiencia de uso de los clientes, esto es un valor que permite a las empresas generar mayor competitividad. Incluso a través de estas soluciones se puede evolucionar hacia proyectos de automatización con un manejo de información desde su captura y durante todo el seguimiento.

“Nuestra oferta contempla desde escáneres profesionales hasta equipos orientados a usuario final, a esto se agregan aplicaciones de captura, directa y distribuida o de información. Otro componente importante son los servicios profesionales con ingenieros de campo que trabajan mediante contratos, todo esto se agrupa en Alaris In2”, agregó Fernández.

Para dar un seguimiento puntual a estos proyectos, la mayoría de los proveedores optan por esquemas comerciales de canal, en los que colaboran tanto con mayoristas como integradores. De hecho, cuentan con áreas empresariales enfocadas en seguimiento y desarrollo de los asociados comerciales, donde destacan las actividades de habilitación.

Para obtener resultados positivos, es importante conocer puntualmente los procesos de negocio de cada proyecto, así como los objetivos de desarrollo, esto permite a los canales detectar las principales necesidades. Con dicha información el integrador puede acercar propuestas de solución que se traducen en más beneficios de negocio con resultados casi inmediatos.

“Es importante entender los procesos que se quieren optimizar, así el canal puede acercar las mejores alternativas para el proyecto. Por nuestra parte podemos facilitar equipos para montar pruebas de concepto o incluso liberar licencias de demostración, la idea es dar a conocer los principales beneficios de las tecnologías”, complementó, Martínez.

Otro elemento que debe tener en mente el canal, es la seguridad de la información, así como la confidencialidad, pues una de las principales preocupaciones del mercado es la privacidad de sus datos. Adicionalmente el canal puede generar diferenciadores a través de valores agregados como la consultoría, soporte o el propio seguimiento del proyecto.

Propuesta de gestión documental de Canon
• Control de impresión: PIN, tarjeta de proximidad o directorio activo
• Captura y distribución: Con clientes, colaboradores y proveedores
• Movilidad: Integración de dispositivos a flujos de trabajo
• Gestión y flujos de trabajo: Optimización de procesos y seguridad
• Administración de dispositivos: Remota con políticas corporativas

Actividades de respaldo al canal
Una de las prioridades de los mayoristas es acercar las diferentes opciones de soluciones, además de brindar las mejores herramientas de negocio que permitan a los integradores atender proyectos que generen márgenes competitivos.

En el área de gestión documental, en muchas ocasiones, los usuarios se acercan directamente a las marcas o a los mayoristas, por ello cuentan con estrategias de asignación de oportunidades para el canal.

Por su parte, la ejecutiva de Compucenter, aportó: “También brindamos seguimiento en proyectos de licitación con seguimiento puntual, la idea es trabajar con integradores que agreguen valor a la tecnología. Sabemos que la digitalización no es la especialidad de la mayoría de los canales, por ello realizamos actividades de capacitación de manera constante”.

También es importante que los asociados estén pendientes de los lanzamientos de nuevas soluciones, así tienen más opciones para llegar al mercado. Esto también requiere de más entrenamiento para conocer mejor las nuevas tecnologías, así pueden integrarlas a sus propuestas de solución o explorar nuevas verticales de mercado.

“Recientemente lanzamos nuevos modelos de escáneres, la idea es ofrecer soluciones integrales al mercado, por ello complementamos los equipos con aplicaciones de monitoreo y gestión de usuario para mejorar flujos de trabajo. Contamos con sistemas de digitalización portátiles, así como verticales para una mayor carga de trabajo”, destacó Arias.

En este sentido, es importante que los integradores se registren en los programas de canal, además de dar seguimiento a sus planes de habilitación. De este modo puede tener preferencia en la canalización de prospectos, además de tener una mayor especialización e incluso puede desarrollar prácticas de negocio para múltiples verticales.

En relación con su propuesta de negocio, Fernández, argumentó: “Hace poco más de un mes lanzamos nuestro portal de canales que permite registro de nuevos socios. También brinda información de todos los productos, promociones y habilitación en línea, a corto plazo agregaremos registro de proyectos, el objetivo es generar nuevas oportunidades”.

La colaboración entre proveedores, mayoristas e integradores, representa una mayor competitividad, esto se traduce en una mejor participación. Así la importancia del mercado nacional hace que los fabricantes den seguimiento a sus planes de inversión en busca de mejorar su posición, para conseguirlo es importante contar con un sólido ecosistema de canal.

“Otra prioridad es consolidar la oferta de servicios administrados en gestión documental, esto se complementa con esquemas tradicionales de venta. Para diferenciarnos buscamos trabajar con personal especializado e infraestructura robusta, dicha estrategia se lleva a cabo con el apoyo de todos los canales de integración”, destacó Arellano.

Regulaciones que impulsan negocio
Unos temas importantes, en este nicho de negocio, son la normatividad y la regulación relacionadas con las instancias de gobierno, por ello fabricantes y mayoristas ofrecen información a los integradores. Así los proyectos evitarán sanciones y cumplirán en tiempo con dichos requerimientos, esto representa un motor del negocio de todo el canal.

“De hecho la obligatoriedad por parte de la autoridad generó un incremento de demanda en este tipo de soluciones para llevar información en papel a ambientes digitales. Otro impulsor fue el requerimiento de documentos fiscales, todo esto ha hecho más fácil la digitalización de la industria nacional”, aseveró el directivo de TEAM.

Al respecto, el canal debe tratar de anticiparse a las fechas que marca la autoridad para cumplir con procesos, esto lo puede emplear como un valor agregado de su oferta. Así los usuarios pueden dejar de preocuparse por cumplir dichas regulaciones y enfocarse en las necesidades del negocio, es importante que los integradores conozcan bien el marco normativo.

Si bien estamos en un ambiente económico poco favorable donde se reducen los recursos para los proyectos, siempre se debe cumplir con los requerimientos de la autoridad y esto se traduce en más rentabilidad para la industria de soluciones de tecnologías de información. Otros temas importantes son la captura distribuida, así como el uso de la nube.

“La demanda del mercado se concentra en soluciones integrales y servicios de digitalización, también existen nuevos desarrollos en software que permiten optimizar flujos de trabajo. El objetivo de la marca es desarrollar nuevas propuestas tecnológicas que respondan a estos requerimientos de los usuarios”, concluyó, el directivo de Epson.