Planeación en quiebra: ¿enfrenta una crisis la planeación de proyectos?
Por Gilberto García
Hablar de crisis es algo muy común, principalmente en nuestros centros de trabajo. Con frecuencia escuchamos: no terminaremos a tiempo, estamos a un día de la entrega, dile al cliente que mañana lo entregamos, ya se nos acabó el presupuesto y apenas llevamos la mitad del proyecto o se fue el experto, ¿ahora cómo terminamos ?
¿Por qué estas situaciones se repiten? Estos problemas se originan por la ausencia de una planeación adecuada, que permita calendarizar, monitorear y controlar los recursos, las finanzas, los proveedores, los riesgos, la calidad y las tareas.
BlauConsulting propone 10 pasos que permiten desarrollar una planeación efectiva:
Paso 1: Cronograma de actividades: identifica en la estructura del trabajo las fases, actividades y tareas que se van a desarrollar. Define la secuencia, duración y dependencia de cada una.
Paso 2: Plan de recursos: desarrolla una evaluación para determinar los recursos que se requieren para hacer el proyecto; con ello se determinan los recursos que se necesitan para completar el proyecto.
Paso 3: Plan financiero: describe la cantidad de recursos financieros que se requieren durante el proyecto.
Paso 4: Plan de calidad: sirve para asegurar que los entregables cumplan con los requerimientos del cliente. Enlistan los estándares de calidad que deben alcanzar y programa actividades de aseguramiento y control.
Paso 5: Plan de riesgos: identifica todos los riesgos posibles y categorízalos en función de su probabilidad e impacto potencial. Considera acciones para mitigarlos.
Paso 6: Plan de comunicación: describe cómo se mantendrán informados a los interesados del proyecto. Conoce los requerimientos de información que necesita cada interesado y programa eventos para comunicar la información correcta, a las personas correctas, en el tiempo correcto.
Paso 7: Plan de compras: contempla los insumos requeridos para el proyecto con proveedores externos, los tiempos de entrega y los métodos para liberar lo que se ha comprado.
Paso 8: Plan de aceptación: considera una serie de revisiones programadas para obtener la aceptación de cliente y evitar retrasos.
Paso 9: Plan de contratación, de proveedores: el equipo seleccionará uno o varios proveedores para el proyecto, a través de un método probado para elegir el mejor proveedor.
Paso 10: Revisión de la planeación: se hace esta revisión con la finalidad de asegurar que todas las actividades requeridas han sido completadas y obtener la aprobación formal para proceder con la fase de ejecución del proyecto.
Es necesario crear un plan de proyecto comprensivo, que permita controlar recursos, finanzas, riesgos, tareas, calidad y proveedores; y tener en mente que si fallas en tu planeación, estás planeado fallar en tu proyecto.
*Estudió una maestría en Tecnologías de Información y Administración en el ITAM y tiene 15 años de experiencia dirigiendo proyectos y programas multidisciplinarios. Trabajó en empresas como HP, EDS, MGR Technology y Grupo Scanda. Actualmente es socio director de BlauConsulting.
