El caso de negocios para la colaboración
Antes de examinar el valor comercial potencial que la colaboración puede aportar a su empresa, conviene estandarizar una definición. La descripción de las comunicaciones colaborativas unificadas que utiliza Yankee Group2 destaca la amplitud e importancia estratégica de estas soluciones y cómo impactan el negocio:
“Una experiencia de usuario en colaboración de audio, video, Web y datos que destruye todas las barreras de distancia, horario y medios, y que permite a las personas comunicarse entre sí en cualquier lugar, en cualquier momento y mediante cualquier medio, desde múltiples terminales.”
Implícitas en esta definición están las tres marcas críticas de las aplicaciones de colaboración: inmediatez, sencillez e interoperabilidad.
Inmediatez: Para poder lograr el máximo impacto comercial, las soluciones de colaboración (productos y aplicaciones asociadas) deben estar disponibles sobre demanda y soportar la interacción en tiempo real para que los empleados puedan reunirse en el momento que lo necesiten, y en el lugar en que se puedan encontrar.
Sencillez: La experiencia del usuario juega un papel crítico en las soluciones de colaboración, ya que la mayoría de los individuos enfrenta los cambios a las costumbres de trabajo establecidas con reticencia. Las soluciones de colaboración deben ser fáciles de usar para alcanzar la amplia y rápida adopción por parte de los usuarios finales, que es esencial para la plena realización de los beneficios comerciales y, muy importante, el retorno de la inversión.
Interoperabilidad: Las soluciones de colaboración están compuestas no sólo de un producto o aplicación, sino de un conjunto integrado de productos y aplicaciones que incluyen telefonía de voz, conferencias de video y voz y contenidos compartidos, así como otras características de las comunicaciones unificadas, como la conferencia en Web, la conciencia de presencia y los mensajes instantáneos. Por lo tanto, resulta imperativo que cualquiera de los elementos de una solución de colaboración se base en estándares abiertos de organizaciones reconocidas independientes, como es la International Telecommunications Union (ITU).
La mayoría de las empresas tienen varias actividades o flujos de trabajo que ofrecen la oportunidad obvia de reducir gastos de viaje, como las negociaciones relacionadas con fusiones y adquisiciones.
Cuando un ejecutivo que viaja intensivamente para un banco comercial de Manhattan se pone a hacer cálculos, descubre que si eliminaba dos vuelos internacionales al mes para sí mismo y dos colegas, pagaría por completo un sistema de telepresencia en el curso de un año.
Mientras es poco probable que la colaboración remota llegue a eliminar completamente la necesidad de las reuniones en persona, la mayoría de las empresas quedan sorprendidas por la cantidad de viajes que pueden eliminar sin reducir la efectividad en sus negocios, sino, por el contrario, incrementando su productividad y eficiencia.
Como lo dijo un analista de capitales de riesgo: “Si bien siempre existirán situaciones en que se requiera la interacción cara a cara, les puedo decir que he cerrado varios negocios exitosos por video conferencia.”
Al evaluar la oportunidad de reducir o eliminar gastos relacionados con viajes, como boletos de avión, transportación terrestre, alimentos y alojamiento, analice si las herramientas de colaboración como la video telefonía, la conferencia multimedios y las juntas de equipos por telepresencia podrían permitir que el personal que viaja mucho, como ejecutivos y vendedores, sea igualmente efectivo y productivo sin tener que abandonar su ubicación primaria.
