Sí es negocio el manejo de información

Datawatch, una compañía de soluciones de manejo de información y de reportes de BI, incorporó a su cartera de clientes a los laboratorios Bayer, al lograr disminuir el tiempo de entrega de reportes en días a tan sólo 10 minutos.

La necesidad del área de sistemas por generar soluciones adecuadas al trabajo de sus empleados en cuanto a la información de Internet y ofrecer un buen servicio al cliente, obligó a Bayer a buscar una herramienta con tecnología actual enfocada al manejo y organización de documentos.
“Nuestro principal problema era que se imprimían aproximadamente 135,000 páginas con sus respectivas copias, las cuales se distribuían a todos los empleados pero se tardaban en llegar hasta dos semanas, por lo que la información perdía vigencia”, comentó Alejandro Guerrero, líder de proyectos de sistemas de Bayer.
Por esta razón buscaron una solución centralizada en un sistema de manejo de información de forma electrónica, actualizada y de acceso rápido, por lo que se implantó On Base del desarrollador Hy Land: “Es una solución por medio de la cual ese administrador de documentos recibe toda la información, genera un archivo de texto, lo deposita en el sistema, lo cataloga y almacena”, señaló Guerrero.
Después de un mes, los resultados reflejaron que en cuestión de minutos, los informes estaban listos en el sistema para que cualquier usuario conectado pudiera consultarlos; con ello se evitó de inmediato la impresión en papel y el envío físico de reportes.
Además, este sistema incluye un riguroso esquema de seguridad que sólo permite la consulta a determinados usuarios: “El primer gran avance fue la disposición inmediata de la información y la base de datos histórica (que cubre los últimos tres años) con la que es posible consultar facturas a través de búsquedas por distintos temas”, explicó Guerrero.
Información en cuestión de minutos
“Aun cuando teníamos esta gran ventaja, hacía falta una herramienta que complementara la necesidad de explotar la información, porque a pesar de que se de dejaron de imprimir reportes, la gente entraba al sistema, consultaba la información e imprimía el documento. Después tenían que transcribir los datos a Excel para tener la estadística que llevaban sus controles internos”, mencionó el ejecutivo.
Por esta razón buscaron una herramienta que pudiera agilizar esta tarea, “vimos varias opciones, pero algunas eran muy sofisticadas”, entonces se toparon con Monarch, un software de BI de Datawatch, e hicieron una instalación de prueba.
Añadió: “Descubrimos que tenía muchas ventajas y sobre todo que se adaptaba a nuestras necesidades, incluso una interfase, lo que facilitó la combinación de estos dos productos aunque sean de diferentes fabricantes”.
Sólo basta con que el usuario seleccione la información para una división determinada, lo envíe a Monarch (quen recibe la totalidad de los documentos y las facturas) y de manera automática y en tan sólo 10 minutos, mediante un modelo predefinido, la herramienta hace tabulación y convierte esas facturas en una tabla tipo Excel.
Cabe señalar que este software se basa en un modelo en el que recaba la información con la que se desea trabajar; se trata de un modelo de reporte básico al que cada usuario puede sumarle funciones adicionales y específicas. Además, tiene muchas características de Exel, pero sin limitaciones en el número de páginas.
Inmediato retorno de inversión
De esta manera, el usuario, con su debido control de acceso y seguridad, selecciona el tipo de reporte que quiere hacer, el rango de fecha y el modelo adecuado para hacer el reporte, lo aplica y con ese modelo se pone a tabular.
Antes de liberar el producto a los empleados, se instaló una prueba piloto en la que se creó una base de datos de 100 modelos.
“Fue una implantación rápida de dos meses en los que este modelo ya estaba en marcha, pues si hubiéramos implantado primero la herramienta y dejado que los usuarios hicieran sus modelos, no hubiera sido posible, ya que la mejor manera de trabajar este producto es mediante un catálogo de los modelos.
De acuerdo con Guerrero, con una inversión de menos de $50,000 pesos, el retorno de inversión se vio reflejado en dos meses porque la herramienta ya se había implantado en 120 lugares.
“Actualmente contamos con todo un universo de reportes creados por nuestros empleados y estamos satisfechos con la disminución de tiempo y horas hombre”, finalizó el ejecutivo.
Ventajas
— Monarch conecta base de datos al sistema de información de la empresa
— Permite definir modelos sin que el usuario tenga la necesidad del programa en línea
— El usuario no necesita ser programador para manejar sus datos
— Se puede crear un modelo específico de reportes
— Libera actividades al área de sistemas, ya que el usuario trabaja solo
— La gente puede hacer modelos más complejos a partir de un modelo básico
— La base de reportes es muy amplia y están cubiertas las necesidades administrativas