Guía práctica para ganar con Nómina Digital
UNA VEZ QUE LAS EMPRESAS FUERON OBLIGADAS A CUMPLIR CON ESTE REQUISITO, SE ABRIÓ UNA OPORTUNIDAD DE NEGOCIO PARA LOS PROVEEDORES DE SOLUCIONES ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES, SOBRE TODO POR EL NÚMERO DE EMPRESAS QUE AÚN NO TIENEN UNA SOLUCIÓN ADECUADA PARA ELLO O SE QUIEREN ACTUALIZAR.
A manera de antecedente, la autoridad determinó que los recibos de nómina necesitaban una estructura y un entregable estandarizado, tipo factura, y cada vez que se le pagara a un empleado entregar esa información, si es que, como contribuyentes querían deducir esa inversión.
Anteriormente hubo un intento para regularla, pero se tenía mucha información y al momento que la autoridad quería hacer uso de la misma, esta no estaba bien detallada o el contribuyente no llenaba los datos correctamente por la falta de una estructura de llenado.
Detalles
El pasado 12 de noviembre el SAT publicó un Simulador de Declaración Anual, con esto busca que el contribuyente pueda identificar posibles errores en los CFDI que integrará en la declaración (facturas y pago de nóminas) para que tenga oportunidad para solicitar de quién los emitió su corrección; esta herramienta abre la puerta al tributario a revisar su información y agilizar la presentación de la declaración: otro cambio al cual debemos ajustarnos.
Cabe señalar que las modificaciones ayudan a la autoridad a integrar mejor los cálculos y entender mejor el origen de información: estos últimos son referente a subsidio causado y claves agrupadoras.
Para el caso de subsidio el cambio entrará en vigor a partir del 1 de enero del 2019; no obstante, las empresas pueden optar por hacerlos durante este año. De hacerlo así, implica cancelar y emitir nuevamente los recibos de nómina con esta regla: y es donde un distribuidor destaca para que sus recomendaciones y/o acciones tengan mayor impacto. La segunda opción es continuar como lo vienen haciendo y a partir del 1 de enero 2019 hacer este movimiento.
MANO A MANO EN NÓMINA DIGITAL
Para entender mejor, los especialistas en la materia: Magdalena Méndez, gerente de Soporte Técnico en Aspel de México, Arturo Mestas, gerente de Línea Contable CONTPAQi, Maricela Sánchez, consejera de AMITI; miembro del Comité de Documentos Fiscales Digitales, y directora General de Indicium Solutions; y Salvador Gómez. presidente del Consejo de la Asociación Mexicana de Proveedores Autorizados de Certificación (Amexipac), respondieron algunas dudas que el canal de distribución tiene respecto al tema.
¿Cuáles son las ventajas que llevan las modificaciones y obligatoriedad en nómina digital?
Magdalena Méndez: “Se deduce la nómina. Se cumple con el requisito que se entrega. Facilita el orden al contar con todos los datos de los movimientos administrativos con los empleados, cada determinado tiempo, dependiendo la forma en la que se les paga. Al automatizar este proceso se benefició porque no es lo mismo la cantidad de contribuyentes que comercializa facturas, a lo que representan todos los trabajadores en el país. Sobre todo porque antes de entregar un recibo de nómina, se tiene que verificar si el trabajador está inscrito”.
Arturo Mestas: “El cambio también simplificó la Declaración Anual de Sueldos y Salarios, ya que para el ejercicio 2017 el contribuyente solo tenía que ingresar al portal del SAT y su declaración estaba hecha, esto ahorró tiempo, simplificó procesos, sobre todo, ayudó a tener un control de la información: comenzó lo que ahora llamamos: ‘la transformación digital de procesos’. El esquema de comprobación fiscal que comprende el Anexo 20 y Complemento de Pago de Nómina 1.2, es sin duda una muestra clara de la constante actualización y evolución tecnológica que tiene la autoridad y que sin duda las empresas y contribuyentes debemos adoptar pero sobre todo aprovechar y generar valor de eso”.
¿Cuáles son los cambios representativos en nómina digital?
M. M.: A partir del 1 de enero de 2017, entregó una nueva estructura, la cual se hizo obligatoria. Se trató de validar que no se ingresaran trabajadores que no existían; también que el RFC exista antes de ingresar. Hay una serie de catálogos que permite definir la periodicidad que se paga al empleado, horas extras, jubilaciones, etcétera; muchos de ellos no están elegibles a texto sino a opción, así se unifican los datos vitales para la autoridad y se evitan errores”.
Maricela Sánchez: A partir de enero de 2018 se hizo exigible la versión 1.2 del estándar CFDI que incluye 44 nuevas reglas de validación (no se aceptan rubros con números negativos). Se agregó el uso de 15 nuevos catálogos. Se establecen patrones de valor para 14 atributos. Se agregaron 37 campos nuevos. Se valida la vigencia del RFC. Se incluyó información de otros pagos como viáticos entre otros, y se incluye información de la Declaración Informativa Múltiple (DIM).
¿Cuáles son los impactos que provoca la nómina digital?
M. M.: “Ahora los PACs están obligados a validar, antes de confirmar al contribuyente que recibió el comprobante; que esté bien la información, con el objetivo que los datos tengan congruencia, mediante la guía de llenado. La industria de software tuvo que modificar su programación para controlar este proceso. Mientras al contribuyente le quita una declaración, pues cada año las compañías estaban obligadas a hacer la Declaración Anual Informativa de Sueldos y Salarios, y se derogó porque los elementos que se requerían ahí, se incluyeron en la nueva versión del recibo de nómina”.
Salvador Gómez: “El simple cambio tecnológico ya es representativo. Al ser un aliado tecnológico del SAT, somos los encargados de la relación con las empresas; y cualquier cambio que se realice tenemos que adecuar los sistemas y las validaciones pertinentes, además de tenerlas listas en las fechas correctas. Sin embargo, las reformas no han sido tan dramáticas, y todo este 2018 ha funcionado bien”.
Hablando de los asociados y resellers, ¿dónde está la oportunidad de negocio?
M. S.: “Existe una gran cantidad de empresas insatisfechas con los servicios que están recibiendo de sus proveedores de este tipo de servicio. El canal es el asesor de TI más cercano a las compañías, con las credenciales suficientes para ofrecer mejores productos y servicios. Con el solo hecho de preguntar si están satisfechos con el servicio actual, van a poder llegar a una fuente de ingreso muy vasta”. Al mismo tiempo, deben dedicar tiempo y recursos para validar el nivel de satisfacción de sus actuales usuarios finales, respecto a este tipo de soluciones. Se van a sorprender de la enorme cantidad de oportunidades disponibles en el mercado”.
S. G.: “Tiene que ver el tamaño de empresa y el grado de tecnificación que maneja. Por ejemplo, si es una compañía de 5 empleados, seguramente realiza la nómina hasta con un Exel y timbrará con el mismo SAT o en alguna de las aplicaciones que tienen los PACs. Pero cuando se demanda más automatización, adquieren un paquete de software dependiendo de las necesidades y características del negocio, y ahí debe estar el asociado listo para cubrir las expectativas”.
Según los canales, la competencia ha aumentado en este rubro, y una se representa en una figura que no pertenece a la tecnología: los contadores. Quienes llevan estas soluciones a muchos de sus clientes o ellos mismos ofrecen el servicio tercerizado, ¿Son una amenaza en potencia?
M. M.: “La demanda obligó a este proceso a crecer. Originalmente sólo eran facturas impresas, con un archivo adjunto, luego en línea, y finalmente eso tecnificó al país. Muchos negocios evolucionaron, entraron al Internet para proveer facturas a sus clientes, y eso significó comprar un software y un experto que les mostrara su uso, pero los contadores también se tuvieron que actualizar porque la contabilidad también se volvería digital de la misma manera. También se diversificaron las soluciones por necesidades de cada empresa y contribuyente. De ahí que el contador sepa leer una factura electrónica, nómina, etcétera, pero eso no saca de la jugada a los distribuidores porque su ventaja es que conoce de tecnología: no sólo es el hardware, o las plataformas administrativas, aunado a ello están los temas de seguridad, de redes, movilidad, etcétera, y eso los puede resaltar”.
CONTPAQi los expertos
Según Arturo Mestas, gerente de Línea Contable CONTPAQi, el principal objetivo de todos los cambios, es la congruencia de la información, pues hoy en día el CFDI de pago de nómina contiene una serie de reglas de validación que garantizan al empleado, empresa y autoridad que se refleje la información de manera correcta en él.
“La incorporación del complemento de Pago de Nómina 1.2 genera múltiples oportunidades que son en diferentes ámbitos que puede atender el distribuidor. A los distribuidores y/o proveedores de software, les permite ofrecer herramientas que ayuden a analizar, interpretar y explotar la información de este requisito, y cambiar el paradigma que la empresa ‘tiene’ que cumplir con la emisión, a la de:
‘te ayudo a emitir y gestionar la información’”, dijo.
•Con información de la Secretaria del Trabajo y Previsión Social, a noviembre de 2018, se registran casi 37 millones de asalariados, a quienes directamente les interesa este tema.
Y hay 2.6 millones de empleadores, lo que representa la distribución de la gente económicamente activa.
*Datos y cifras aproximadas ofrecidas por Sánchez y Gómez.
Abundó: “Hoy en día, CONTPAQi Nóminas mediante la característica de tablero fiscal, permite hacer revisiones o auditorias entre la información de los CFDI de Pago de Nómina ya timbrados (que son los que tiene el SAT) y los cálculos de nómina en el sistema para detectar inconsistencias y con el Nuevo Administrador de Documentos Digitales (ADD) es posible extraer la información del CFDI y generar reportes o informes para la toma de decisiones”.
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“MÉXICO ES UNO DE LOS PAÍSES QUE ESTÁN A LA CABEZA EN TEMAS DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA, INCLUYENDO NÓMINA DIGITAL, A NIVEL MUNDIAL”: SALVADOR GÓMEZ, AMEXIPAC.
