¿Por qué entrarle a la venta en digitalización de documentos?

AUNQUE ES UNA PRÁCTICA CADA VEZ MÁS COTIDIANA, AÚN HAY MUCHAS OPORTUNIDADES QUE EXPLOTAR EN EL RUBRO, PRÁCTICAMENTE EN CUALQUIER NICHO DE MERCADO, Y LOS MÁRGENES SUELEN SER ATRACTIVOS.

El camino de las empresas hacia su conversión digital está tocando a todos los sectores industriales y económicos. Dentro de esto, muchas sufren del espacio en el almacenamiento físico de documentos impresos, sin sacar el provecho necesario a la información que ahí se resguarda.

En México, según Jorge Esquivel, gerente de Ventas Document & Imaging de Panasonic, como país emergente, la cultura de digitalización aún no es avanzada, en comparación con los países de primer mundo, donde la digitalización de archivo muerto ya se concluyó y los procesos que se generan son del diario.

“En cambio, aquí se va realizando la digitalización de toda la documentación histórica de la empresas (archivo muerto), pero con procesos en paralelo al día a día”, mencionó el entrevistado.

El mismo vocero compartió que el mercado de escáneres tiene un crecimiento anual del 104%, siendo el crecimiento más importante en los equipos de ‘Workgroup’, seguido de los equipos de producción o alto volumen. En el primer caso, los dispositivos cuyo crecimiento va en aumento son con conectividad a una red alámbrica o inalámbrica.

Fernando Aldana, director general para México en Alaris, reconoció que estas soluciones van en el contexto de esa transformación digital de las empresas. Y el concepto puede ser simple: capturar el papel y convertirlo a algo digital, a partir de ahí, se generan diferentes procesos, dentro de los cuales, las compañías utilizan la inteligencia de captura de imagen para sacarle más provecho.

Exponencial
“Particularmente en México, la captura se lleva a cabo de manera centralizada, es decir, las empresas envían sus documentos a un determinado lugar central, para eventualmente ofrecer el servicio de resguardo de información, y a través de una clave y portal, se acceda a los documentos digitalizados”, señaló Aldana.

Tomando en cuenta cómo ha evolucionado el mercado, es cuando se abre la oportunidad en el país, según el directivo, vamos hacia la captura distribuida, por ejemplo: una empresa cuenta con varias sucursales y para evitar mandar los documentos de forma física de cada una, digitaliza los impresos en cada uno de los locales, uno a uno envía esa información a un repositorio (storage) para tener los metadatos a la mano y de manera más natural.

“Los que deben digitalizar son las instituciones gubernamentales, el sector privado, así como profesionistas independientes. Por otro lado, y como medida de seguridad, debido a los desastres naturales, todos debemos tener nuestra información personal digitalizada y resguardada en la nube”, recomendó el vocero.

A su forma de ver, Reyna Martínez, subdirector Comercial en Compucenter, compartió que las necesidades se originan más dependiendo del sector: por ejemplo, el de finanza, los bancos o las aseguradoras tiene una alta maduración. Mientras el gobierno es maduro y como evidencia está la Ley General de Archivos que se publicó este año.

Por otro lado, el sector salud, en los procesos es todavía muy baja, a pesar que hay alta de clientes, trámites con seguros, etcétera. Educación y manufactura, son media.

“También están los que necesitan cumplir con los lineamientos que marca la ley, dictados por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV), así como todos aquellos sujetos obligados que manejen fondos públicos”, añadió Martínez.

Beneficios
Para la entrevistada son claros: reducción de costos y aumento de la productividad. Minimizar el riesgo e incremento de la seguridad, además del crecimiento en la competitividad frente a la competencia, al mejorar la experiencia de los clientes.

“El retorno de inversión es en un plazo muy corto, ya que al tener la información disponible de manera digital y en ‘tiempo real’, los gastos operativos disminuyen de manera considerable, aunado a la eficiencia de procesos de flujos de trabajo”, mencionó Esquivel.

Aldana, puntualizó: “En la captura distribuida se le ofrece un valor al cliente, porque si existe esa evolución en los flujos de trabajo inteligente, se puede aumentar la productividad arriba de 40% con estas soluciones. A través de la optimización y automatización de esos flujos de trabajo, hasta 35% respecto a reducción de costos. Y rondamos el 50% en cuanto a la minimización de errores: ineficiencia y puntos débiles de la compañía”.

De esta manera, los nichos de mercado se vuelven variables y abiertos para ser atacados por los asociados. Por ejemplo, en el segmento de salud, va de la mano del expediente clínico electrónico, el cual es cada vez más solicitado para realizar diferentes lecturas de un paciente de manera remota o distribuida.
Otra muestra son las patentes de medicamentos, las cuales estaban en documentos depositados en los sótanos y al ocurrir eventualidades como un terremoto o una inundación, se perdieron los datos al no estar digitalizados.

Software
“Es un factor relevante. A través de las aplicaciones, la información digitalizada tendrá el manejo que el cliente requiere para sus procesos, es la fase donde la administración del contenido formará parte de la seguridad de la información y el manejo de la misma”, opinó Esquivel.

A decir de Aldana, al ser especialistas en la captura, eso incluye ofrecer diversas alternativas, como el software. Lo que permite hacer inteligencia con cada documento. Por ejemplo, el OCR que permite identificar un metadato y que este se dirija a una carpeta en específico.

O cuando un documento está dañado o arrugado, se puede digitalizar con mucha calidad aunque esté casi ilegible, gracias a una aplicación que ofrece el software.

¿Y después qué?
Según Martínez, existen varias opciones en el mercado, principalmente se refiere a alternativas de software y servicios de terceros. “Por ejemplo: OpenText, líder en el manejo de contenidos, según Gartner. En cuanto a los analíticos, principalmente se realizan alianzas de terceros como: ABBYY, OpenText, IBM, Nuance, entre otros.

Para Esquivel, el almacenamiento de la información dependerá de los requerimientos de cada cliente, que por lo regular es en medios físicos, disponibles principalmente en la nube.

“En muchas ocasiones para otorgar al cliente una solución completa de ‘Document & Imaging’ los fabricantes debemos de recurrir a alianzas con terceros para complementar la oferta, ya sean con aplicaciones o sistemas de storage. En nuestro caso, recurrimos a los socios de negocio que ya tenemos para complementar la oferta”, comentó el entrevistado.

Por su parte, Alaris cuenta con un software que puede hacer que el usuario ‘encarpete’ los documentos a distintos lugares –las notarías y los bancos suelen hacerlo-. Y si el cliente requiere de hacer un paso encaminado a tendencias como big data, tiene socios de negocio para los sistemas de gestión de contenidos, “ellos homologan nuestras soluciones para aportar valor en la ‘última milla’ del cliente, incluyendo ‘partnership’ en almacenamiento y más inteligencia después de la captura”, dijo.

Éxito
Finalmente, ante este panorama, Martínez señaló que el negocio está ahí, y los socios deben acercarse a él para generar buenos ingresos, pero deben entender muy bien el requerimiento del cliente, integrar los mejores componentes y que hagan sentido. No tener el mejor precio como primer opción en la oferta de valor.

Y aunque parezca obvio, Esquivel resaltó: “Tienen que entender perfectamente que un escáner de documentos es una herramienta que facilitará el manejo de la información en una empresa, que no hagan comparaciones de precios con equipos multifuncionales ya que van dirigidos a soluciones diferentes. Que se acerquen con nosotros, los fabricantes de equipos de digitalización, para obtener las certificaciones correspondientes para ofertar de manera correcta los productos”, dijo.

“Deben entender qué es lo que se necesita en las empresas respecto a esa transformación digital, en cuanto al caos de la administración del papel que guardan y generan. A la par, deben configurar soluciones sin importar el tamaño o la necesidad, agregándoles inteligencia para distintos ambientes”, concluyó Aldana.

Versus
De la mano de este tema, va la confrontación entre equipos multifuncionales que cuentan con la capacidad de escanear documentos. Aunque pueden encontrarse de frente, cada solución tiene una función más específica relacionada a las necesidades de los clientes.

Aldana sabe, que hay compañías, sobre todo pequeñas y medianas, que utilizan esa clase de dispositivos porque les agrega valor ocupar un equipo que de entrada, puede ser una inversión baja para imprimir, pero también para realizar otras tareas como escanear.

“Sin embargo, los productos que manejamos son de tipo profesional. Pueden digitalizar documentos de manera inteligente: por el anverso y reverso de un documento en una sola pasada. Aunado a la velocidad, la cantidad de escaneo y la calidad de su captura”, destacó.

Se suma la eficiencia en dejar digitalizando documentos, por ejemplo, gracias a charolas o bandejas donde los impresos automáticamente pasan en orden, sin subir ni bajar ninguna tapa o aditamento. Aunado a ello, en la digitalización profesional, el primer ahorro tiene que ver con evitar utilizar espacio físico para los papales. Por otro lado están los consumibles que requiere un multifuncional y otros mantenimientos.

“Además de poner papales de distinto tamaño, grosor o gramaje, gracias a una tecnología llamada ‘paper page’, se puede enderezar la imagen al digitalizar, prácticamente sin importar cómo ingresa el papel al alimentador”, enfatizó Aldana.

Alaris
Según Aldana, la oportunidad en el país reside principalmente que se consume mucho papel, porque las compañías están acostumbradas a ocuparlo. Esto les hace sentido al ahorrar en espacio físico versus lo que ocupan en almacenamiento digital. La inteligencia que se hace con esos documentos digitalizados y la disminución de ciertos errores que conlleva el no digitalizar.

“Contamos con un portafolio completo de 30 modelos para las necesidades de los clientes: escáner de escritorio, de red; de media, baja o alta productividad, y kioskos. Por ejemplo, el S2040 es un equipo pequeño de nueva generación, de captura distribuida, que digitaliza 40 páginas por minuto”, resaltó.

“Que les quede claro que podemos guiarlos, facilitarles equipo demo, acompañarlos con los clientes para respaldarlos en lo que necesiten para cerrar el proyecto, hasta promover sus propios casos de éxito en nuestro portal”, concluyó.
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