Soluciones de digitalización: una oportunidad para el canal

Importancia de la digitalización 

El auge de los entornos digitales, el aumento de modelos de trabajo híbrido y la aceleración en la transformación digital, han propiciado el aumento en la forma en la que la información es generada, recopilada y almacenada. En este proceso, la digitalización de archivos, imágenes y documentos es clave para las empresas de todas las verticales. Contar con productos y soluciones que permitan mejorar y aumentar la calidad en los procesos de digitalización es fundamental, de cara a entornos que necesitan, cada vez más, un manejo de la información rápido y eficaz. 

La digitalización no se limita al escaneo de documentos físicos o el procesamiento de imágenes. Es un proceso complejo en el que existen diferentes factores que intervienen en la calidad del registro que se realiza. Es importante contar con equipos de calidad que respondan a las necesidades de cada caso. 

La oferta de productos de digitalización que existe en el mercado es amplia, hay múltiples fabricantes que se especializan en producir equipos con capacidad de digitalizar archivos y procesar imágenes. Sin embargo, es importante considerar qué herramientas pueden ser las más útiles para integrar otros servicios que aprovechen toda la capacidad disponible. 

Respecto a ello, Aurelio Vergara, Especialista de Producto para Latinoamérica y el Caribe en Kodak Alaris, compartió que en términos generales, cualquier dispositivo de digitalización debe estar conectado a una herramienta de captura, ya que de otra manera, aquello que se digitaliza no está siendo aprovechado en su totalidad. 

“Cualquier aparato de digitalización, y en esto me refiero a la cámara de un teléfono celular, inclusive multifuncionales, todo el espectro que involucra tener como tal dispositivos de captura de imagen, sí o sí deben estar vinculados con la herramienta de captura porque de otra manera, no se puede aprovechar lo que estamos procesando, lo que estamos digitalizando. La parte del software es súper importante. Nosotros tenemos un apartado entry-level para las personas que recién adquieren nuestros productos, esta herramienta de captura, que viene incluida de forma gratuita con nuestra primera oferta de equipos, permite al usuario poder capturar el documento, colocarlo en alguna ubicación específica y tal vez darle un tratamiento básico de extracción de información”: Aurelio Vergara

La digitalización es el primer paso que existe en un proceso de automatización o administración de datos e información. Más allá de convertir archivos físicos en productos digitales, las empresas requieren soluciones que les permitan almacenar y procesar la información digitalizada de manera rápida y eficaz. 

La apuesta por la digitalización y la captura de información aumentó tras la pandemia, vinculado al aumento de los modelos de trabajo híbridos, las organizaciones buscan adquirir soluciones que les permitan aumentar la productividad en procesos que tradicionalmente se hacían a través de métodos manuales de captura. 

Adriana Guerrero, Senior Product Manager BIJ en Epson, comentó que debido a la pandemia las empresas se vieron obligadas a adoptar soluciones de digitalización que les permitieran tener acceso a la información de manera remota, por lo que ahora es un proceso fundamental en su operación. 

“La digitalización es un concepto que empieza desde hace un par de años y que ha ganado muchísimo interés y muchísimo requerimiento por parte de la industria. En los últimos años, obviamente, ha habido un incremento y un crecimiento en la calidad de la industria por dos razones principales; la primera es la pandemia, y por otro lado, la necesidad de las empresas de comenzar con su transformación digital. Justamente por el trabajo híbrido, que buena parte de los empleados están laborando desde casa, esto convierte en indispensable contar con la información de manera digital. El que nosotros podamos acceder a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar hace que la digitalización de los documentos sea algo ya muy importante para todas las empresas. La necesidad de que las empresas migren hacia la transformación digital convierte a la digitalización de documentos en el primer paso para esa transformación digital”: Adriana Guerrero

De esta manera, la digitalización se presenta como un área de oportunidad interesante para el canal, no sólo por la cantidad de productos y equipos que existen para abastecer el mercado, sino porque además, es un área que permite la integración de sistemas y aplicaciones que potencialicen las operaciones de las empresas de todos los sectores. 

Integración de software y captura automatizada 

Junto a los equipos de digitalización, existe un área de oportunidad extensa que tiene que ver con el software incluido con los dispositivos. Si anteriormente se trataba de convertir los archivos físicos en digitales, ahora existe la posibilidad de capturar los documentos y tratarlos, almacenarlos, compartirlos y analizarlos a través de múltiples aplicaciones y programas. 

Los fabricantes de soluciones de digitalización observan esto como un área de oportunidad importante. Se trata no solamente de los equipos que se utilizan, sino también de lo que ocurre después de que estos cumplen su función inicial de digitalización. 

Aurelio Vergara resalta que los documentos, una vez digitalizados, generan información que puede ser útil a las empresas para el desarrollo de planes, recursos y datos estadísticos que permitan generar otro tipo de información relevante para fines empresariales. 

El nivel más elemental de la captura de datos es el manejo y control de estos, lo que se denomina comúnmente como metadata, mientras que en el nivel más avanzado de la captura y digitalización, se hayan el software y programas que integran Inteligencia Artificial, análisis cognitivo de la información y la interpretación analítica de los datos.  

Si bien los fabricantes de equipos y soluciones de digitalización incluyen softwares para la captura de información, la tarea de integración de estos suele hacerse a través del canal, ya que tienen la oportunidad de diseñar soluciones que aumenten las capacidades iniciales de los dispositivos. Así lo remarcó Gabriel Ocadiz, Director para Canales y Pequeña y Mediana Empresa en Lexmark México. 

Otro punto a considerar por parte del canal al ofrecer soluciones de digitalización es el uso de la nube como repositorio digital. La nube, entre las muchas ventajas que ofrece, permite a las compañías guardar y acceder a grandes cargas de información, por lo que incluirla como parte de los procesos de digitalización es una oportunidad importante y novedosa de integración. 

“Lo que nosotros vemos es que todo se está yendo a la nube, esta es una tendencia general, todo el mundo ya está usando la nube para cuestiones administrativas, para cuestiones personales, para cuestiones de flujo de información, para almacenamiento de la información. Esta es una de las herramientas y de las tendencias que nosotros incorporamos, tenemos forma de digitalizar todo y a nuestros cloud connectors de las diferentes aplicaciones que ya existen en la nube. Si quieres digitalizar documentos y enviarlos directamente a un OneDrive, a un Dropbox, o alguna de las diferentes aplicaciones que existen en el mercado para almacenaje de información en la nube, con nuestros multifuncionales lo puedes hacer y no tienes que pasar por ningún otro lado. Tenemos esa facilidad y la tenemos desde la máquina más chiquitita, nuestro multifuncional de nivel de entrada, hasta el multifuncional más grande”: Gabriel Ocadiz

La incorporación de sistemas que permitan agilizar la digitalización y aumentar la capacidad de aquello que se hace con la información son áreas de oportunidad que pueden ser aprovechadas por el canal para ofrecer soluciones a los usuarios finales cada vez de mayor calidad y robustes. 

Oportunidades y crecimiento de la mano del canal 

Con el objetivo de que el canal participe y adquiera las soluciones de digitalización que los diferentes fabricantes ofrecen, es importante que la colaboración ocurra de manera bilateral. Gloria Urzúa, Gerente de la División de Influencia en PCH Mayoristas, considera que uno de los elementos fundamentales para que el canal pueda incluir soluciones de digitalización es la capacitación constante de la mano de los fabricantes y distribuidores. 

“Definitivamente profesionalizar un poquito más al canal, ya que pues la clave de que podamos ofrecer alguna solución a los clientes, a sus clientes, nuestro canal de distribución debe estar lo más preparado posible y aquí la clave siempre va a ser la capacitación, mantener actualizado a los clientes con las soluciones que tenemos para proveer, el contacto con la marca, de alguna manera que estén directamente para acompañarlos a sus proyectos, a sus soluciones y al final esto lo vemos en el valor de la solución que depende de qué es lo que necesita el cliente, y sabemos que para saber qué necesita el cliente debo conocerlo, hacerle preguntas sobre algo consultivo y entonces sacar la solución. Pero esto no se logra si no estamos especializados, si no estamos capacitados. La oportunidad sigue siendo ofrecer la preparación al canal de distribución para que esté listo y que no deje pasar las oportunidades que vemos en los diferentes segmentos y verticales para poder hacer una venta”: Gloria Urzúa. 

La capacitación de la mano de los fabricantes es fundamental en el conocimiento que el canal adquiera para proveer soluciones que se ajusten a las necesidades de cada cliente y usuario final. Se trata de un trabajo conjunto que requiere actualización y profesionalización constantes. 

Además, se estima que con las nuevas formas de trabajo remoto, muchas más empresas soliciten este tipo de soluciones, tales como el sector financiero, de seguros, educativo e incluso, el retail. También el gobierno es uno de los objetivos que el canal debe contemplar dentro de su estrategia, ya que muchos de los sectores dentro de este se han convertido en clientes potenciales de soluciones de digitalización. 

“El gobierno es un cliente que puede necesitar todo esto y lo necesita de todos los grupos y de todos los niveles. La básica también es en compañías de seguros, tanto de vida o de autos, la digitalización ya está presente y es clave para el manejo de la información y de los datos. Las instituciones financieras ni se diga, porque siempre vamos a necesitar documentos personales y muy importantes para poder hacer este tipo de trámites, solicitudes de crédito, historiales, todo esto, y las instituciones financieras han tenido que dar un paso para facilitar los trámites y la digitalización está presente. Proveedores de servicios logísticos que también tuvieron un boom y siguen teniendo un boom para el tema de control de la información, tanto de sus clientes que van a entregar, como a su producto final, además de aquellos que ven transportes, fletes, etc. Educación sigue siendo importante, el tema de nuestros trámites para temas de salud, corporativos y PyMES de diferentes rubros. El abanico es bastante grande y nuestros clientes, que son los canales de distribución, deben estar muy listos para proponer las opciones que puedan tener para migrarse lo antes posible a ese tipo de control de información, a la digitalización de documentos”: Gloria Urzúa. 

Por ello, el canal en conjunto con los fabricantes debe proponer soluciones de digitalización que contemplen las oportunidades de este rubro. Incluir herramientas de nube, Inteligencia Artificial (IA) y análisis cognitivo de datos es importante para generar soluciones de mayor alcance, que propicien el avance de las compañías, pero sobre todo, sean útiles.