El trabajo remoto no es un enemigo, es un aliado

Las nuevas tecnologías ofrecen una gama de opciones y posibilidades para mejorar y renovar las viejas formas en las que laboramos. El trabajo remoto es una de estas prácticas, de las que las compañías podrían obtener múltiples beneficios, sin embargo, muchas empresas tradicionales temen porque representa una forma de trabajo desconocida para ellos.

Como empresas de tecnología se debe de ser congruente, no se puede presentar el discurso de innovación y adopción de nuevas herramientas tecnológicas a los clientes, tan sólo como estrategia comercial y por dentro ser un museo de reliquias en procesos de trabajo. Poner el ejemplo es algo que está obligado a hacer la industria TI para que el resto de las verticales entiendan el valor de lo que se puede lograr con la tecnología.

El trabajo remoto es una modalidad que está a la mano de todos, pero que pocos se atreven a concretar, porque tienen una visión limitada de lo que significa e implica, o en otros casos donde se tienen claros los beneficios a los que pueden acceder, aún no saben cómo hacerlo de modo efectivo, sin correr el riesgo de perder el control.

Actualmente es común que a nivel corporativo se vean muchas organizaciones abrazando este modelo, o bien como lo afirmó Fernando Patiño, consultor de grupo Albe, a las empresas nacientes en la nueva era, que son las que mejor entienden cómo aplicarlo.

Microsoft es un ejemplo de ellas, desde hace tiempo han fomentado un modelo en materia de movilidad: “En Microsoft tenemos muchos años trabajando así y hemos ido agregando cosas para mejorar y tener un trabajo remoto efectivo. Los retornos de inversión son para nosotros muy claros; hemos crecido en número de empleados, pero no en espacio del edificio, esto es un reflejo interno del ahorro, tan solo en costos en espacio físico. Además hemos hecho muchos análisis en distintas empresas en las que se aplica y todas obtienen beneficios”, describió Alejandro García, gerente de producto para Office de Microsoft México, sobre la experiencia de la marca.

Por qué implementarlo
Para comenzar con esta trayectoria, García recomendó desde su experiencia, en primer lugar realizar una evaluación de la organización, para identificar los beneficios que se pueden obtener y definir los objetivos por lo que se implementará. Aquí abajo algunas de las razones que se pueden encontrar.

Beneficios
En primer lugar este tipo de esquemas supone un aumento de la productividad de los trabajadores, Microsoft afirma que el trabajo remoto puede alcanzar hasta un 30% más de productividad. “En esta ciudad los traslados cortos pueden ser de más de una hora, para llegar a reunión de una hora, más el trayecto de regreso, imagínate la cantidad de tiempo desperdiciado que sería mejor aprovechado de otro modo”. De acuerdo con cifras del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) publicadas en el periódico El Financiero a finales del 2016, más del 50% de los trabajadores mexicanos pierde una hora en trayectos de ida y vuelta para llegar a su lugar de trabajo, un 20% más de una hora y media al día, un 8% hasta dos y el resto más que ello. Debemos de considerar que estas son sólo cifras, pero lo que en realidad implican en los humanos es un aumento de estrés, frustración y desgaste que afectan negativamente en el trabajo que desempeña un colaborador en su lugar de trabajo. Según estudios como el de la Universidad de Warwick, hay una correlación directa entre la felicidad de un trabajador y su productividad laboral. Por lo que el aumento del estrés se percibirá como lo contrario.

Un empleado con un modelo de trabajo remoto, aumenta no sólo la productividad por el ahorro del tiempo, sino por el aumento de su satisfacción laboral. “Los modelos de 9 a 6 ya están siendo obsoletos, por lo que implican, además frente a otras formas de trabajo los porcentajes (de productividad) aumentarán depende del proyecto y cómo se aplique. En mi caso como empleado promedio, estoy consumiendo 20 días al año en el coche, al trasladarme de dos a tres veces a la oficina, y cuando hablamos de costos de transporte son 1400 pesos al mes. El costo de oportunidad son horas que pasas en el tráfico en vez de hacer otras cosas, en mi caso es de 20 mil pesos al mes. Yo los invitaría a hacer el ejercicio a todas las empresas en el portal http://www.trabajadondequieras.mx/que, donde te ayuda a hacer estos cálculos”, explicó García.

Otra ventaja a destacar, es el ahorro de los costos operativos de las empresas. “En el gasto de las facilidades que se ofrecen, el espacio, los servicios; nosotros no tenemos una oficina física, sólo hay un pool de lugares que todos pueden usar”.

Como es esperado cuando el trabajador, está menos estresado, y tiene un manejo más eficiente de sus tiempos, su vida dentro de la compañía puede prolongarse. Al tener mayor capacidad de retención de talentos la empresa obtiene ganancias claras como la reducción de costos en entrenamiento de personal, tiempos perdidos en adaptación cuando hay un cambio de puesto.

Las viejas generaciones deben de aceptar que en la actualidad se enfrentan a otras formas de pensamiento que buscan mayor dinamismo. “Hoy tienes cinco generaciones en un mismo espacio de trabajo y debemos de considerar que las nuevas están más acostumbradas a ser móviles”, recordó Patiño, aquí las empresas pueden ajustarse y abrazar nuevas prácticas o pagar las consecuencias en su constante rotación de personal.

Es importante medir los beneficios por unidades de negocio: “Aquí los canales o empresas que quieran pasar a este modelo, tienen que ver todas sus áreas; en ventas, se tiene que considerar cómo se trabaja; recursos humanos, debe de evaluar todos los beneficios de su personal, cómo otorga un mejor balance de vida personal-trabajo a sus colaboradores; finanzas, cómo ahorran con la reducción de espacios, etcétera”, recalcó García.

“EL NO CAMBIAR LOS PARADIGMAS CULTURALES SON UN BLOQUEO A LA ORGANIZACIÓN. QUIZÁ ES COMPLICADO QUITARNOS DE LA CABEZA LA IDEA DE QUE TRABAJO REMOTO ES IGUAL A NO HACER NADA, QUE ESTÁS EN PIJAMA, LA REALIDAD ES QUE NOSOTROS MISMOS HEMOS EXPERIMENTADO QUE ESTO NO ES ASÍ, SINO TODO LO CONTRARIO, AUMENTA LA PRODUCTIVIDAD”: MICROSOFT.

Para lograrlo, el directivo recomendó que en un sano balance de procesos, gente y tecnología, se debe:

–Medir el trabajo por objetivos: Luego de tener claros el por qué implementar este tipo de esquemas, lo que sigue es evaluar el rol de cada departamento existente en las empresas y de ahí el de cada empleado, para precisar cuáles son sus actividades y los objetivos claros que se tienen que cumplir. Lo anterior sirve para dar paso a dejar de medir la productividad en horas y comenzar a una medición de objetivos. “Yo recomendaría para hacer un proyecto por objetivos, así se pueden dar cuenta si no avanza en estos objetivos”.

Por su parte, Fernando Patiño, dejó en claro que un esquema móvil, implica un cambio de mentalidad, “Para las empresas que comienzan es difícil, porque no saben medir por objetivos y los descuidan. El factor importante es que las empresas dejen de pensar que con las comúnmente conocidas, ‘horas nalga’, también son una necesidad en un esquema de movilidad”, e invitó a los empresarios a eliminar esta mentalidad.

–Contar con un calendario de actividades: García recomendó medir bien los tiempos. “Se debe tener un calendario del día a día, que todos sepan qué estoy haciendo y dónde estoy, si estoy en una llamada con un cliente, proveedor, consultor, debemos ponerlo para que no sea interrumpido o se puedan agendar más reuniones”. Añadió que también se pueden definir horarios de entrada, salida y traslados. “El que yo no te vea día a día no quiere decir que no pueda tener una relación de colaboración contigo, por ello es importante el calendario con la definición de acuerdos previos”.

–Contar con las herramientas tecnológicas adecuadas: Se deben de aprovechar las herramientas tecnológicas, y estar bien equipado. “El trabajador debe de tener una buena conexión a Internet, un headset por si se está en otro lado que no es el hogar”, especificó.

La nube es un espacio donde se pueden encontrar todo tipo de herramientas, en esquemas de renta que permiten su adopción o incluso de open source, tal como lo afirmó Patiño. En este sentido, García agregó: “Antes era muy difícil por la inversión, ahora con los esquemas de nube ya no hay pretexto, puedes ir montando usuarios de modo rápido, la tecnología hoy permite mucho este tipo de escenarios”,
“En nuestro caso contamos con OneDrive, Office 365 con Sky for Business, para que no sea un pretexto la comunicación aunque no se esté presente y se puedan compartir archivos y verlos al mismo tiempo. Los interesados pueden probarlos por 30 días antes de implementarlo”.

–Definir espacios de trabajo: Este punto es esencial para contar con un ambiente que sea propicio, para evitar las distracciones. “Recomendaría en este tema quitar las televisiones o el teléfono personal”.

De modo general, los que estén convencidos pueden ir adoptando este modelo de modo paulatino y combinado, es decir, pueden tener la opción de trabajo desde oficina si así el trabajador lo prefiere.
Por su parte, Alejandro García, afirmó que todas las áreas de una organización pueden montarse a este modelo, no obstante recordó que es un camino y no se puede ir del cero al cien, por lo que recomendó ir paso a paso para aprender de la prueba y error del proceso en sus diferentes áreas. Por ello, en la migración ser paulatina, describió: “Al principio, diría que comenzaría implementarlo con los que tienen un beneficio más tangible por su forma de trabajo, por ejemplo los que están en la calle constantemente: ventas, consultoría, los canales en contacto los proyectos; para luego pasar a áreas como marketing y al último dejaría las áreas de operaciones, o legales”.

Asimismo, se recomienda un entrenamiento no muy formal, sino con reuniones por área para establecer los acuerdos que se deben generar entre todos para ir permeando y alcanzar un trabajo en equipo y que caiga en algo impositivo. Patiño agregó que al ya trabajar de modo efectivo con este tema es conveniente continuar con estas reuniones, mensual o quincenalmente, aunque sea a través de videoconferencias.

La seguridad es fundamental
En este modelo, es esencial la seguridad, para ello las herramientas tecnológicas también son un aliado para evitar los robos o pérdidas de información empresarial. “La seguridad es una pieza fundamental de la movilidad, pero la tecnología ayuda a superar los tres principales retos en el tema: la administración del dispositivo, la protección y la productividad”, dijo Rubén Colombo, gerente senior de producto y preventa de soluciones móviles B2B en Samsung, quien explicó que entre ellas se tiene que encontrar un análisis haciendo un balance entre el proceso de tecnología y el proceso de negocio.

“Se debe de tener una correcta administración de los dispositivos de los usuarios, tener conciencia de passwords, dobles factores de autenticación”, enumeró García. Para ello existen soluciones empresariales de administración de dispositivos, para la protección del end point, en el que se puede hacer el borrado de la información o encriptación para el envío de información.

Por ejemplo, Samsung cuenta con la plataforma Knox: “protege el dispositivo con la seguridad embebida y lo convierte en una herramienta de trabajo contra ataques y malwares. Si a la empresa le roban el dispositivo también se puede borrar la información, bloquearlo y ubicar el dispositivo, asimismo tienen un contenedor empresarial para separar la información personal de la porque lo que más nos preocupa es la pérdida de información, ya sea por robo o por el propio empleado”, describió Colombo.