Adiós digitalización tradicional, bienvenidos flujos de trabajo automatizados

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YSoft asegura que en la forma tradicional para la digitalización de documentos, un archivo pasa por las siguientes etapas: escanear documentos; enviar por correo electrónico a uno mismo; cambiar el nombre y guardarlos en un equipo; recopilar archivos escaneados según sea necesario; enviarlos por correo electrónico o guardarlos en una ubicación compartida; y finalmente, notificar a las personas relevantes.

En contraparte, posiciona a los flujos de trabajo automatizados como la herramienta que simplifica dichos procesos, facilitando y compartiendo la información con las personas necesarias.

Específicamente se refirió a su solución SafeQ, la cual ofrece reducir la digitalización a tres etapas: captura, procesamiento y entrega, obteniendo beneficios como:

–Experiencia de usuario: uno de los mayores obstáculos en la captura de documentos, son los complejos menús y las decisiones que un usuario debe tomar con respecto al formato (jpg, PDF, b/n), y la calidad. Al respecto, se ofrece reducir este proceso con la interfaz intuitiva del dispositivo MFD mediante la selección de una plantilla de flujo de trabajo predefinida, que ya tiene establecida esta configuración.

–Mejora de la precisión de los documentos digitales y de los datos: en la etapa de procesamiento, la exploración resultante se puede nombrar automáticamente basándose en la fecha y el tipo de documento (o de alguna otra manera predefinida). Esto proporciona un formato consistente para las exploraciones y un sistema de archivos más preciso. El procesamiento también puede incluir reconocimiento de caracteres (OCR) y lectura de código de barras con los cuales se aplica el nombre del archivo.

–Mejora de la consistencia de los documentos escaneados y del repositorio de documentos: en la etapa de entrega, el flujo de trabajo automatizado define dónde se debe enviar el documento, que puede ser un repositorio basado en la nube o un sistema de gestión de contenido en la empresa, e inclusive, una aplicación vertical de terceros. Asimismo, el flujo de trabajo puede definir quién debe recibir un correo electrónico en automático cuando se ha escaneado un documento.

Las soluciones de flujos de trabajo ofrecen coordinar la actividad de los empleados y el acceso al contenido a través de los procesos de la empresa. A medida que las organizaciones continúan digitalizando sus procesos, los sistemas digitales de almacenamiento de documentos son cada vez más utilizados. La automatización de los flujos de trabajo hacen que la digitalización sea fácil para el usuario, coherente y segura para las empresas, a la vez que aumenta su productividad sobre los procesos basados en papel, concluyó la marca.

 

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Autor Redacción