Por Vanilda Grando, directora de Negocios de Kodak Alaris para América Latina:
El teletrabajo, es decir, el trabajo que realizan los empleados sin necesidad de desplazarse a la oficina, comienza a tener presencia en México. Esta tendencia puede traer beneficios en lugares como la Ciudad de México, donde el tráfico y las distancias representan un impedimento para los trabajadores.
Esta forma de trabajar presenta para las organizaciones un gran reto: ¿Cómo asegurar que sus empleados tengan acceso a los documentos clave de la organización de manera que puedan desempeñarse de manera eficaz donde quiera que estén y en cualquier momento?
Según los datos del estudio Future of Scanning de Infotrends (mayo 2016), el 58% de los documentos externos de las organizaciones se reciben en papel. La digitalización es entonces, una necesidad para las organizaciones que facilita y hace más eficiente el trabajo, no solo de quienes laboran desde el hogar, sino de aquellos que están en la oficina pero necesitan moverse dentro de sus espacios, desde salas de reuniones hasta cafeterías. Las plataformas móviles de acceso a documentos no solo permiten trabajar de manera remota sino que transforman la manera en la que trabajamos en la oficina convencional: eso es movilidad.
Sin embargo, a pesar de ser conscientes de la relevancia de la digitalización y de los beneficios de implementar soluciones de manejo de documentos en el entorno actual, a las organizaciones aún se les dificulta tomar la decisión de incorporar soluciones de acceso remoto. ¿La razón? Temen que su información no esté segura o tienen políticas internas y restricciones que dificultan su implementación. Todas estas barreras pueden ser superadas si ofrecemos a los trabajadores tecnología con estándares de seguridad que se adapten a las necesidades de cada empresa.
Un ejemplo de soluciones tecnológicas que pueden usarse para facilitar el acceso a documentos clave de la organización son los escáneres con aplicaciones que facilitan la transferencia de información a teléfonos inteligentes y tabletas y que permiten a los usuarios compartir capturas de información de forma fácil, rápida, evitando errores y con la seguridad y privacidad que requiere la organización. Así mismo, son importantes las soluciones de digitalización wireless que no se limiten a un solo usuario o lugar.
A medida que las organizaciones implementen el uso de teléfonos inteligentes y otros dispositivos para el acceso a documentos clave y los trabajadores se acostumbren a tener acceso a la información en tiempo real, la movilidad empresarial permitirá mayor productividad, pues el espacio dejará de ser una barrera.
El reto para las organizaciones en México y en América Latina, está en hacer crecer su infraestructura wireless, hacer que sus sistemas estén disponibles para acceso remoto e implementar soluciones que respondan a las necesidades de movilidad de sus empleados y les permitan tener los documentos y la información que requieren, permitiéndoles cumplir con sus metas sin importar el lugar donde estén.
