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Usar video conferencias con comunicaciones unificadas

Columna-Shoretel,-Rafael-FernándezPor Rafael Fernández, director para Latinoamérica, ShoreTel Inc.

No hace mucho tiempo, los negocios aprovechaban las herramientas de video de manera limitada. Su costo y baja calidad lo convertían en una solución no deseada para reuniones de negocios, y antes de que las cámaras de alta definición formaran parte de los dispositivos móviles, era básicamente poco práctico para un colaborador intentar realizar una video-llamada con otro.

Pero los sistemas de telefonía IP y comunicaciones unificadas han expandido el uso del video, el video chat y las video conferencias, y con esto introducen nuevas posibilidades a la hora de reestructurar los flujos de trabajo y mejorar los procesos de toma de decisiones, colaboración y productividad.

Los beneficios de las video conferencias son varios, desde la reducción de costos de viaje y reuniones, pasando por la aceleración de proyectos, de salida al mercado de productos y hasta el incremento de la competitividad de los negocios.

Además, podría incluso aumentar la felicidad de sus empleados. Se espera que la hiperconectada generación de los millenials domine los espacios de trabajo en el futuro cercano. Hoy en día, conforman una mayor proporción de la fuerza de trabajo que la generación X, y algunas predicciones indican que superarán a los baby boomers al cierre de 2015. Eso coloca una presión adicional a las compañías, que deben incorporar métodos de comunicación que ya los millenials han adoptado, tales como el video chat y la video conferencia.

Pero ¿cómo pueden las organizaciones incorporar el video en su flujo de trabajo y sacarle el mayor provecho? Estas son algunas ideas:

–Más reuniones virtuales: en el pasado la mejor forma de fomentar la colaboración entre empleados era autorizar viajes y traslados entre oficinas. Con el video integrado a su sistema de telefonía, los colaboradores están a un click de saludar a un colega en el lado opuesto del mundo o unirse a una reunión de último momento.

–Toma de decisiones más rápida: El video puede ayudar a superar los obstáculos generados por la distancia geográfica. Las decisiones pueden discutirse “cara a cara”, añadiendo el elemento personal que las comunicaciones telefónicas no ofrecen. La posibilidad de ver a un colega e interpretar la comunicación no verbal, elimina malos entendidos y ayuda a una mayor claridad.

–Mejor desarrollo de proyectos: las teleconferencias estándar pueden no ser tan adecuadas para grupos que desarrollan proyectos complejos. Pero con pantallas compartidas, los miembros de un equipo pueden ver y evaluar los elementos visuales del trabajo de sus colegas. Esto permite una colaboración efectiva, dado que los participantes pueden realizar comentarios instantáneos sobre funcionalidades, funcionamiento, gráficos y textos. Adicionalmente, los cambios pueden ejecutarse en tiempo real, mientras los participantes observan el proceso.

Estas aproximaciones simples pueden hacer que los equipos y las reuniones trabajen de manera eficiente, porque el progreso sucede a la vista de todos, en conversaciones en video, y no en horas o días posteriores. Los millenials lo saben: el uso inteligente del video puede contribuir al éxito de una organización, al reducir costos y fomentar la efectividad de sus colaboradores.

 

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