¿Qué constituye una estrategia ERP efectiva?
Por Gunther Barajas, director regional de México para Epicor:
La calidad de la estrategia determinará el éxito. Este principio aplica aún más en la toma de decisiones sobre inversiones en TI. De acuerdo con un estudio reciente de Gartner, Inc., una estrategia efectiva de planeación de recursos empresariales (ERP) es vital para el éxito de las inversiones en esta materia. Así, la pregunta es: ¿Qué constituye una estrategia ERP efectiva?
Gartner, en su informe ERP Strategy: Why You Need One, and Key Considerations for Defining One dado a conocer en 2011, llegó a diversas conclusiones entre las que destacan las siguientes:
–La mayoría de las organizaciones desarrollan sus estrategias ERP como resultado de procesos de decisión tácticos, lo que rara vez deriva en una estrategia apropiada para impulsar los objetivos estratégicos del negocio.
–Los proyectos ERP más exitosos apuntan a los objetivos y metas estratégicas de la empresa. Lo anterior asegura el involucramiento de la administración para impulsar los cambios que dichos proyectos demandan.
–Definir la estrategia ERP correcta es una actividad que requiere del trabajo colaborativo entre todas las áreas operativas de la empresa en general. Los departamentos de TI no deben, por su cuenta, tomar estas decisiones.
Una encuesta aplicada por Gartner a 186 empresas – 71% de las cuales tienen ingresos por $1 billón de dólares o más – reveló que solo el 37% de las mismas evalúa su valor a partir de sus proyectos ERP. Lo anterior significa que la mayoría de las organizaciones no cuentan con una estrategia ERP definida y, en su lugar, están cayendo en un ciclo continuo de decisiones tácticas impulsadas por la demanda de los consumidores y los ciclos de actualización de los proveedores.
Las organizaciones que buscan controlar los costos de administrar su ERP y potencializar el valor de sus inversiones en la solución, deben reevaluar su estrategia en este rubro incluyendo metas, supuestos, indicadores de desempeño, éxitos y fracasos. Igualmente, empresas a punto de implementar una herramienta ERP necesitan asegurar que cuentan con una estrategia ERP bien definida antes de iniciar.
Con base en los resultados de la encuesta, Gartner recomienda:
–No abordar el tema ERP de forma táctica a partir de una perspectiva meramente de TI. Definir una estrategia ERP que apoye la estrategia de negocios y genere un valor real a la empresa.
–Definir claramente el alcance del sistema ERP. Esto ayudará a asegurar que el proyecto no se salga de control cuando los usuarios demanden mayor funcionalidad.
–No pensar en el ERP como un sistema único y global; ver la estrategia desde otros ángulos puede generar más beneficios.
Liberación de capacidad
La encuesta de Gartner refleja la experiencia de Epicor por décadas en la implementación de soluciones ERP alrededor del mundo y muestra, especialmente, que para compañías orientadas al crecimiento, el sistema ERP puede contribuir significativamente. Un objetivo clave para la administración es obtener una visión rápida y precisa de la organización a través de una solución ERP integrada. En principio, esto requiere una administración centralizada así como procesos de negocio consolidados. Si lo anterior es operado a través de un sistema ERP con alcance global, mas información se torna disponible para soportar decisiones y acciones estratégicas enfocadas al desarrollo de la empresa – un aspecto importante especialmente para organizaciones medianas o divisiones de corporaciones globales.
La tecnología sigue a la estrategia
Los objetivos estratégicos asociados al ERP deben tener un impacto directo en los criterios técnicos de selección de un sistema ERP. Si subsidiarias internacionales buscan la integración, la flexibilidad del sistema ERP es crucial: una compañía debe ser capaz de escalar a diferentes tamaños y adaptarse a diferencias regionales.
Al mismo tiempo las empresas deber ser capaces de centralizar el control de los procesos, así como considerar una implementación multi-sitio de dimensiones estratégicas. Decidir con antelación si la estrategia tiene que ver con el desarrollo presente o futuro de nuevos mercados, la expansión de varias unidades de negocio o, la respuestas a las condiciones cambiantes del mercado, ayudará sobremanera ya que las características técnicas y funcionalidad relevantes podrán ser implementadas de manera más sencilla y rápida en los procesos de negocio.
Flexibilidad para la innovación y el cumplimiento de normas
Las empresas que esperan beneficiarse rápidamente de tecnologías innovadoras deben buscar una arquitectura de software ERP abierta. El middleware en particular ayuda y simplifica la integración de sistemas externos. La estrategia no debe fallar por la tecnología. Por ejemplo, los dispositivos móviles como teléfonos inteligentes y tablets se están estandarizando rápidamente en las empresas. Si éstos están involucrados efectivamente en los procesos ERP del negocio la compañía puede esperar considerables beneficios cuantificables en relación a la movilidad, productividad y el servicio al cliente.
Por su parte las organizaciones en industrias reguladas necesitan aprovechar la capacidad de un sistema ERP para controlar y cumplir lineamientos legales y regulaciones asociadas con la integración de informes. La consecuencia es que las aplicaciones tienen que cumplir con otras necesidades además de las normadas; deben ser capaces de implementar cambios oportunos en las políticas y asegurar un alto grado de automatización.
Para concluir, proyectos actuales muestran que la flexibilidad continuará siendo un criterio clave en ERP. Como un ejemplo tenemos el conteo de carbono. La presión está sobre muchas compañías para medir consistentemente sus emisiones de CO2 y tomar acciones para reducirlas, y esta es una herramienta que puede apoyar a lograr este objetivo en diversos sectores industriales.
Pero este, y otros aspectos de la administración resource-friendly, cambiará. Dichos requerimientos solamente pueden ser implementados efectivamente a través de soluciones empresariales consistentes y estandarizadas. Si la compañía busca un sistema único o una estrategia de dos niveles – una integración de aplicaciones de negocios IT es esencial para un desempeño exitoso. Como mejor se empaten la estrategia de la empresa y de TI, mayor será el éxito de la implementación del software así como su utilización en el largo plazo.
