Con Hyperion y CIS, logra mayor eficiencia

Pfizer acortó sus tiempos en procesos en su área de finanzas, en 85%, con la implantación de tecnología de Hyperion.

Con el propósito de hacer más eficiente su área de finanzas, Pfizer se dio a la tarea de buscar una solución que resolviera dos problemáticas a las que se enfrentaba.

“Nuestros problemas, y creo que son un común denominador a lo largo de todas las industrias, son la oportunidad y la calidad de la información”, puntualizó Guillermo Monroy, contralor de Pfizer.

En la primera problemática, hace aproximadamente cinco años, sus procesos no eran los más óptimos, dado que la información para los tomadores de decisiones no llegaba en el tiempo requerido y el esfuerzo para generarla era exhaustivo.

La otra problemática era la calidad de la información, en la que invertían demasiado tiempo para asegurarse de que se entregaban los datos exactos y correctos, revisándolos hasta cuatro veces.

Aun así, todavía se encontraban diferencias de uno o dos puntos, que hacían ruido a los directores y generaban desconfianza acerca de la fuente de información.

Después se reunían muchas fuentes de información en una sola base de datos para contar con una misma perspectiva, pero esto les representaba mucho trabajo manual, en el que también perdían tiempo.

Pfizer decidió entonces implantar una solución de integración de gestión financiera, operaciones y planeación; con ese fin, evaluó cuatro herramientas de proveedores diferentes, una de ellas fue Hyperion.

La decisión de Pfizer

Reunió a un equipo integrado por varios departamentos de la firma y evaluó las opciones, mientras que el equipo Business Technology de Hyperion los acompañó y asesoró todo el tiempo.

Se evaluaron desde aspectos técnicos hasta funcionales, sin perder de vista el touch & feel para el usuario no técnico, además del costo, que tuvo un peso importante.

“Estos factores fueron sometidos a evaluación, por lo que Hyperion fue nuestra mejor herramienta, además de que estaba alineado a la decisión de la casa matriz, dado que Pfizer utiliza sus productos para todo: transmisión de datos, presupuestos, etcétera”, dijo Monroy.

La implantación

Alrededor de seis meses tardó el desarrollo de los primeros cubos; al mismo tiempo, se inició el proceso de adopción.

“En la cultura de Pfizer tardó ese tiempo, porque somos una empresa muy orientada al servicio del cliente interno, por lo que se da un proceso de retroalimentación para lograr satisfacer sus necesidades”, declaró el ejecutivo.

Cabe destacar que en la primera etapa se establecieron las bases y después se le fue agregando la parte gráfica y atractiva del sistema, y de ahí se le han ido incorporando nuevos cubos, como el de compras, recursos humanos y ambiente de viajes, que son los más recientes.

“Fue una práctica exportable de México a todas las sucursales de Pfizer de América Latina, que de 2005 a lo que lleva de 2006, se han encargado de replicar”, puntualizó el contralor.

Los resultados

Con la visión de Pfizer enfocada al cliente, el retorno de inversión, más que cuantitativo, fue cualitativo.

A decir del ejecutivo, la firma ha conseguido:

·        Mejores tiempos de respuesta: la oportunidad de información se ha incrementado drásticamente, “hoy estamos listos para cualquier emergencia, y la respuesta promedio es de 20 minutos”.

·        Optimizar detalle de información: el sistema permite ver el detalle de las ventas, que además deja al usuario ser autónomo y eficiente.

·        Incremento de la tasa de adopción del sistema.

·        Mejores finanzas, que se traducen en mejora de imagen; su rol pasó de ser operativo a estratégico.

·        Bajar la incertidumbre: los modelos de simulación son mucho más rápidos y se toman decisiones rápida y libremente.

En un inicio, el proyecto se comenzó con 10 personas; hoy el área se corre con sólo dos. Y algo importante fue que el tiempo de respuesta bajó 85%.

Experiencia con el integrador

Consultores de Integración de Sistemas (CIS) jugó un papel importante, dado que les proporcionó consultoría y capacitación, así como el apoyo en el desarrollo de los cubos a la medida.

“Pero más allá de eso, creo que CIS es un equipo altamente comprometido, pues del consultor siempre recibí apertura y disposición y esta misma actitud se repite en toda su gente”, destacó Monroy.

Por ello decidieron continuar mejorando sus procesos a través de las herramientas de Hyperion; “no tenemos límites, seguramente están por incorporarse nuevos cubos; además, el plan es consolidar la implantación de la misma tecnología en América Latina, que sucederá en este año”.

Sólo faltan Colombia, Chile, Venezuela, Perú y Ecuador, a quienes también atiende CIS.

Monroy enfatizó: al igual que Pfizer, que cuenta con tecnología de punta, valor de servicio al cliente e innovaciones, los socios que quieran cerrar proyectos con ellos también deben tener este grupo de características.

“Para que Finanzas de Pfizer pueda llevar a cabo y cumplir sus proyectos, debe tener este perfil; si en el mercado podemos encontrar socios que puedan cubrir con éste, podemos tener una relación comercial, y durante el proyecto CIS ha cubierto esto”, enfatizó Monroy.

CIS el integrador

CIS es una compañía ciento por ciento mexicana, con más de 15 años en el mercado; ofrece soluciones para administración de desempeño institucional, cuyo concepto es corporate performance management.

Tiene oficinas en México, Colombia, Brasil y Argentina; además está abriendo en Houston. Suma alrededor de 200 personas entre equipo de consultoría, ventas y administración y el número de sus clientes asciende a más de 250.

A decir de Jorge Soulé, gerente de ventas de CIS, “el enfoque no es llegar con la gente de sistemas, sino con el usuario final, que es al que le estamos agregando valor en temas de planeación financiera, análisis de negocio, metodologías de administración del desempeño y metodologías de costeo, entre otros”.

En particular, para la resolución de la problemática de Pfizer, utilizaron, en un inicio, Hyperion Essbase, base de datos multidimensional con un motor de cálculo avanzado. También utilizaron la herramienta Hyperion Planning, que logra fomentar una cultura de presupuesto colaborativo, que muchas empresas hacen por Excel, pero éste tiene límites en la información, no es multiusuario, no es base de datos, etcétera; para este tipo de cosas no es bueno.

La relación con Hyperion

CIS tiene relación con Hyperion desde hace 13 años, tiene acceso a eventos de capacitación y respaldo de la firma en apoyos económicos y en el acercamiento con sus técnicos del corporativo.

Cabe destacar que CIS es el socio más importante de América Latina de Hyperion y en 2004 recibió el premio al mejor distribuidor en el mundo.

A decir del entrevistado, la oportunidad de negocio es mucha, pues “existen muchas empresas que todavía se han detenido por adquirir este tipo de herramientas, porque aún tienen la mentalidad tradicional del desarrollo hecho en casa”.

Para finalizar, Desmond Mullarkey, director regional de Hyperion para México, Centroamérica y región andina, dijo a eSemanal: “CIS es un integrador exitoso porque en primera instancia conoce muy bien el negocio de sus clientes, pues tiene la capacidad de identificar su problemática y eso se suma al profundo conocimiento de nuestra tecnología para dar soluciones aplicadas a cada situación”.