Microsip: desconocimiento, barrera para migrar a un sistema administrativo

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microsip_chDe acuerdo con el desarrollador, los negocios desconocen el proceso y creen poner en riesgo la operación de la empresa.

Israel Coto, director de Microsip Oficina México, compartió la metodología para la adopción de un nuevo software, con la finalidad de que las compañías puedan constatar que es un procedimiento controlado y que beneficiará la operación administrativa de la empresa, a través de una serie de pasos que a continuación se describen:

1. Análisis y metodología de la operación: Parte medular, ya que se trata de conocer las necesidades de la empresa, objetivos, alcances y limitantes. Se realiza una conciliación de lo que el sistema ofrece con las expectativas de los clientes, buscando tropicalizar y definir las funciones del software a través de un examen de los diagramas de flujos de la operación, los ciclos de información, requerimientos en equipo e infraestructura, hasta llegar a los principales indicadores que el cliente necesita.

2. Instalación, configuración y parametrización/diseño de formatos y reportes. En este paso, se instala, se configura el sistema bajo los acuerdos del paso anterior y se elaboran los diseños de formatos y reportes por área desde los sencillos hasta los complejos. Por otro lado, los reportes, facturas y notas de crédito y otros documentos se definen y se establece sus usos.

3. Simulación de ciclos, capacitación y detección de puntos de mejora. En esta etapa se realizan pruebas acerca del funcionamiento del software y determinación de si los procesos nuevos son coherentes. Con base en ello, se realizan cambios previos a la puesta en marcha. Posteriormente, se inicia la capacitación a los empleados acerca del nuevo sistema. En algunas ocasiones,  los trabajadores, como usuarios finales, son capaces de sugerir cambios para procedimientos más exitosos así como detectar malas prácticas. Este paso resulta también fundamental que el dueño de la empresa se involucre para cubrir los requisitos al 100% y si es necesario, retomar la metodología inicial.

4. Importación de saldos. Llegado a este momento, se establece fecha de arranque. Las cuentas de los clientes y proveedores, así como los costos y existencias de los inventarios serán trasladados al nuevo sistema.

5. Puesta en marcha y garantía. Es cuando se apaga el sistema anterior y los integrantes de la empresa empiezan a trabajar con el nuevo. También implica posibilidades de detectar errores y valorar la calidad del trabajo del consultor. Por otro lado, la garantía es el respaldo del trabajo realizado incluyendo saldos, análisis y alcances que se determinaron.

6. Soporte post venta. Además de la garantía, es importante contar con soporte técnico, cursos de actualización constante o capacitación. “En este último paso también se engloban revisiones periódicas, sugerencia de mejoras e incluso la adquisición de soluciones complementarias”, concluyó Coto.

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