Contabilidad electrónica y el nuevo jugador en el 2015

Los nuevos anuncios del Sistema de Administración Tributaria (SAT), han propiciado que las empresas comiencen a realizar cambios en la forma en la que realizan sus procesos administrativos, abriendo con ello una oportunidad para aquellas marcas que cuentan con plataformas que posibilitan la administración de manera digital y para sus canales. 

En esta ocasión, es el turno de la nueva disposición incluida en el Anexo 24 de la  Séptima Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal, sobre el carácter obligatorio de la contabilidad electrónica.

Según los anuncios del organismo federal, las empresas que facturen más de cuatro millones de pesos tendrán que presentar sus registros de contabilidad, en formato de documentos electrónicos, antes de febrero del 2015. Este plazo se dio, luego de que se declarará que todos los contribuyentes, sin importar el monto facturado, debían contar con un sistema contable, no obstante, hoy la fecha límite se extendió para el resto, hasta el año 2016. Esperando un comportamiento similar, en términos de periodicidad como sucedió en su tiempo con la factura o nómina electrónica.

Gracias a esta nueva normatividad, se abre una oportunidad importante para el 2015 y el consecuente año 2016, donde fabricantes, desarrolladores, distribuidores y contadores tienen que estar más preparados para ayudar a las empresas a cumplir con la nueva imposición del SAT.

Como siempre, se espera que la resistencia al cambio provenga de las empresas de menor tamaño que cuentan con formas tradicionales de trabajo, como el uso de formatos en Excel para hacer sus capturas y registros contables. Sin embargo, a consideración de las marcas que se dedican al diseño de sistemas de administración empresarial y en específico a contables, se espera que la agilidad y el cambio sea transitoriamente más fácil que lo sucedido con la facturación electrónica, donde se observó que el comportamiento de las empresas, presentó cierto nivel de renuencia, lo que provocó que los jugadores trabajaran arduamente para dotar de conocimiento e información a los usuarios sobre los beneficios que reciben con el uso de estas soluciones y ante todo, sobre la importancia de cumplir con las normas, para evitar sanciones.

No obstante, en esta ocasión se espera exista mayor consciencia al saber que la decisión se mantendrá (como en las precedentes disposiciones) y no se darán extensiones a las fechas definitivas que imponga el organismo de administración tributaria.

Para encarar esta situación, las marcas utilizan todas sus armas y estrategias para participar del pastel que se presenta desde hoy hasta el futuro 2016.

Referente al tema, empresas como Aspel, Contpaq i Microsip, Logical Concept e Induxsoft, aseguraron que ya cuentan con el personal capacitado para enfrentar la demanda y oportunidad de las 280 mil empresas que se incluyen en el radar de los 4 millones de pesos, según cifras del SAT. Ricardo Palau, gerente de marca y especialista en el tema en Contpaq i, enfatizó que están preparados para atender a todos los usuarios: “nosotros estamos listos ya, incluso para la disposición general en la que todos deben de contar con un sistema contable, pero ahora sabemos que el cambio se dará paulatinamente, contamos con las mejores herramientas para lograr la transición”, afirmó.

En qué consiste la
contabilidad electrónica
Lo que tendrán que hacer los 208 mil 800 contribuyentes que según las cifras del 2013 facturaron montos mayores a 4 millones de pesos, es llevar los registros y asientos contables por medio de un sistema electrónico, ya sea por medio de la plataforma del SAT o por algún sistema de la marca de su elección, para así enviar:
• Balanza de comprobación: reporte en XLM de uso cotidiano, donde establecen características como saldos iniciales y finales de cada cuenta.

• Catálogo de cuentas: homologación por el código agrupador del SAT. En este catálogo se debe de realizar un informe cada que la cuenta sea modificada.

• Póliza contable: Solo en caso de que el SAT así lo exija o por motivos de devolución de impuestos.

Es importante destacar que para lo anterior el SAT dará un código agrupador para interpretar la información y que los documentos tendrán que ser presentados en formato XLM.

La contabilidad tiene que tener información de lo los CFDI, CFD, o movimientos bancarios con RFC, el UUID y los importes.

Las empresas deberán presentar estos relacionamientos de movimientos vía Internet para evitar ser sancionados por el organismo fiscal, además deberán continuar al pendiente de cualquier modificación o nueva reglamentación que se presente en los siguientes meses. De lo contrario, al no realizar a tiempo dicha transición el trabajo se incrementará aumentando el riesgo de error y futuras sanciones. Lo anterior se puede traducir en un gasto innecesario de recursos.

Por ello los ejecutivos de todas las marcas aseguraron que lo más conveniente es realizar una evaluación de los procesos internos y hacer un análisis de los sistemas.

Algunas recomendaciones de Microsip a sus clientes son:

• Tener sus sistemas en la versión más actualizada.
• Ordenar su catálogo de cuentas.
• Acercarse a su asesor informático o contable para una incorporación adecuada.

Los jugadores de la
contabilidad digital
En la coyuntura, los jugadores que intervienen tienen la obligación de conocer toda la información que se genere y los medios más eficaces para adaptarse. Palau enfatizó que para presentar todos los movimientos del ejercicio contable sin inconvenientes, se requirió un periodo de capacitación que continúa hasta hoy por medio de presentaciones en vivo, talleres y otros medios como YouTube, podcast y distintos tipos de recursos de comunicación.

Para Emmanuel Mancilla, director general de Induxsoft, el trabajo se dirige en la misma línea, capacitando y trabajando de cerca a los canales y desarrolladores, agregó que aún pueden incluirse más socios para colaborar en conjunto.

Por otro lado, contabilidad electrónica cambia el papel del contador, ya que serán quienes tienen la obligación de modificar sus procesos, y a su vez, la oportunidad de volverse más productivos y eficaces. Así mismo, su rol se vuelve crucial para toda persona física o moral que tendrá que trabajar de la mano de uno de ellos. Lo anterior implica un cambio de perfil, también una oportunidad para aprovechar la oportunidad e incrementar las ganancias en sus despachos contables. El canal puede a su vez, realizar la tarea de capacitación de los responsables contables en las empresas y contadores independientes para que puedan enfrentar el uso de nuevas plataformas para los registros.

Alejandro Santiago de director comercial en Logial Concept, afirmó que son dos las oportunidades que tienen tanto usuarios como contadores de pequeñas y medianas empresas en la presentación de las prórrogas, por un lado elegir la opción en el mercado que mejor se adapte a sus necesidades, “de esta forma se puede dar una adopción gradual más consciente” y por el otro, el tiempo para estar preparados y tener mayor dominio de los sistemas y formas de operación.

Beneficios
y ganancias
El tiempo que se ahorra una empresa es uno de los beneficios que se obtienen con el uso de una solución correcta, según datos de Contpaq i, se estima que entre el 40 y el 60% del tiempo de las compañías se destina a la relación de los CFDI y pólizas. Gracias a la oferta de los desarrolladores se puede sacar ventaja a los sistemas para poder trabajar de modo más eficaz, sencillo y controlado, al mismo tiempo de hacer uso de la información y de convivir con sistemas ya instalados de ERP, con propuestas que ofrecen la flexibilidad de conectar módulos de sistemas de otras firmas como puede ser el caso de SAP y Oracle.

Para aprovechar la oportunidad en la Verificación de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet, las alianzas se dan en distintas verticales, un ejemplo de ello es el caso de Logical Concept y Contpaq i, en la unión de desarrolladores de sistemas con otros desarrolladores, o de éstos últimos con integradores y/o con contadores.

Referente a esta alianza, Alejandro Santiago comentó esta estrategia se realizó con la intención de “revolucionar el mercado con un mismo estándar de software con productos comunicados entre sí”.

“Tenemos expectativas muy altas para el comienzo del año, contamos con un plan de estandarización de software para ofrecer más al canal”: Alejandro Santiago, director comercial de Logical Concept.

Otra estrategia presente en el mercado puede estar enfocada por sectores, como en el caso de Induxsoft, Emmanuel Mancilla, director general de la marca, indicó que la solución que representa permitirá a las PyMEs la migración de forma rápida para así cumplir con el Anexo 24, a un precio más económico que la competencia, obteniendo el control y manejo de su propia base de datos y conexión simultánea con bases de otros productos, para modificar datos, que corren sobre una plataforma unificada (UVA) fácil de usar.

Otra de las ventajas que ofrece el CFDI para los canales, es el margen que oscila en un promedio de 30 y el 40% del valor total del producto, aunado a la demanda y a la continuidad de negocio. De acuerdo con datos de Microsip, sabemos que tan solo el 30% de los contadores ya realizan la asignación de folios a sus movimientos y de ellos, la transición se da de modo paulatino relacionando solo los movimientos de pago. Sin embargo la disposición señala que esto se debe de hacer con cada uno abajo de los movimientos dentro de las empresas.
Con la información anterior se hace visible el trabajo que tendrán los canales durante este y el siguiente año.