Recomendaciones para elegir un sistema ERP

Epicor sugiere que para que las Pequeñas y Medianas Empresas (PyMES) encuentren el mejor sistema de Planeación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) y se adecué a las necesidades de las compañías, es fundamental considerar los siguientes cinco pasos durante el proceso de búsqueda y selección:

1.- El mejor momento para que una PyME adquiera un ERP es cuando sienta que ya no puede mantener bajo control los métodos o sistemas actuales para registrar información sobre su negocio, factura a clientes, enviar bienes y hacer sus cuentas, y desea hacerlo de forma automatizada.

2.- Antes de contactar a un proveedor de ERP, es importante clasificar los requisitos de la compañía por adelantado y especificarlos con el fin de que al proveedor le quede claro cómo se usará el sistema, cuántos usuarios futuros tendrán que cubrir, qué tipo de funcionalidades se requieren y ajustarse al presupuesto disponible. Se debe elegir un sistema lo suficientemente flexible para permitirle comprar e implementar módulos adicionales cuando se requiere.

3.- Hay que tomarse el tiempo para escuchar las experiencias y las recomendaciones de colegas, expertos en el tema y empresarios o ejecutivos que hayan pasado por un proceso de implementación recientemente. Si bien los requisitos de la organización pueden ser diferentes a las de los demás, la visión que pueden brindar sobre los niveles de servicio al cliente del proveedor es de gran valor.

4.- Las PyMEs que buscan un nuevo sistema no deben desconfiar a cada paso del proveedor ERP, sino hacer un análisis minucioso de lo que les presenta. Así como obtener una copia de la presentación de ventas y tomar notas de todo lo que se acuerda durante las negociaciones.

5.- Es importante reservar suficiente tiempo para el proceso de investigación y selección. Si no se consideran muchos proveedores, es posible encontrar las opciones disponibles para la empresa en cuestión de un mes. Establecer un nivel realista de recursos por adelantado también será de gran ayuda, así como las preparaciones para implementar el sistema.

Es bueno recordar que después de haber comprado e implementado el sistema, lleva tiempo aprender a usarlo. Un sistema bien seleccionado tendrá un retorno de inversión tan pronto como los empleados hayan aprendido a usarlo correctamente.