Organización de eventos, nicho por explorar

Después de estudiar al mercado, Consyste Solutions se decidió por distribuir una solución australiana de organización de eventos y, dado que no había una oferta idónea, la modificó para el mercado mexicano.

Antes de iniciar operaciones hace dos años, el directivo de Consyste dirigía otra empresa de consultoría de procesos y tecnología; en ese entonces se dio a la tarea de buscar una solución que permitiera a los clientes organizadores de eventos hacer más fácil su labor.
Jesús Aparicio, director general de Consyste Solutions, explicó que se encontró que en todo el mundo sólo existían cinco herramientas, ninguna para el mercado latinoamericano y sólo una australiana que se prestaba para hacerle las modificaciones, por su plataforma y por la forma en que la comercializaban.
Esta herramienta fue elegida por Consyste, para adaptarla al mercado mexicano. Es muy sencilla: está desarrollada en Access como ejecutable (runtime) y no requiere demasiada memoria, pensando sobre todo en las PyME.
“Lo importante no es tratar de hacer que los organizadores de eventos entiendan tanto de tecnología, sólo hay que darles una solución”, dijo.
Es un producto modificable por el usuario final porque la mayor parte del software se encuentra en código abierto, y sólo la seguridad y el licenciamiento están encriptados.
Situación de Consyste
En primera instancia firmó un convenio de distribución con la empresa australiana e invirtió en la adaptación, traducción y tropicalización del software para el mercado latinoamericano.
Desarrolló el mercadeo en México; desde crear manuales y el soporte en español, hasta posicionar la marca y la generación del producto.
“Ha sido una inversión enorme para un nicho muy especializado, es la única solución en caja para todas las empresas organizadoras de todo tipo de eventos”.
Ahora sólo paga regalías a la empresa australiana por la propiedad intelectual del software, pero Consyste es dueña de la versión en español del sistema. “Buscamos lo mejor con base en el contexto de México, y lo adaptamos a una estructura de precios para el mercado”.
Representación comercial
El mes pasado se abrió una representación comercial de Consyste en la zona maya, con Interaction Team, “es un esquema en el que tienen nuestro nombre, pero detrás están ellos”.
El esquema legal es agencias comerciales que tienen todo el poder de representación y cuyo perfil es conocer el segmento de organización de eventos y contar con personal para promoverlo, que pueda entender y demostrar una solución tecnológica.
Extenderá la oferta a varias partes del país, ya sea con representaciones o a través de Internet, pero el plan es expandirse a Sudamérica, donde habrá un equipo más grande, con esquemas de negociación con soporte local y atienda el área del pacto andino, Argentina y Uruguay.
Planea una apertura más en Los Cabos aunque que no ha determinado con quién será, por lo que está abiertos a hacer alianzas.
Sus productos
Event Manager es el eje de la suite de productos; idóneo para la organización de eventos de cualquier tamaño, desde cenas de gala y sesiones de entrenamiento hasta congresos internacionales, convenciones, seminarios, exposiciones, reuniones de incentivos, etcétera.
Permite administrar:
-Registro, pre-registro, registro por Internet
-Diseño de gafetes, pases y diplomas
-Control de servicios de banquetes y listas de lugares para las mesas
-Preparación de programas de presentaciones y conferencias
-Asignación de tareas al equipo organizador
-Control de stands, expositores, patrocinadores y anunciantes
-Presupuesto global del evento, monitoreo de toda la actividad financiera
-Reservación de hoteles, vuelos y traslados, a nivel individual y de grupo
-Generación de comunicaciones masivas por e-mail, fax o correo tradicional
-Análisis de efectividad de marketing, después del evento
-Cuenta con más de 500 reportes disponibles, el usuario final puede también generar sus propios reportes a la medida
Membership
En un par de meses estará lanzando un software para administrar cámaras y asociaciones que han solicitado casi 30% de sus clientes.
Permite controlar:
-La base de datos de socios
-Múltiples niveles de la organización
-Configurar un número ilimitado de membresías con su estructura de tarifas asociada
-Gestionar renovaciones, recordatorios, pagos y recibos
-Generación de comunicaciones masivas por e-mail, fax o correo tradicional
-Renta y venta de bienes y servicios
-Reuniones y cursos con gafetes personalizados
-Seguimiento del desarrollo profesional de los miembros
-Involucramiento de los miembros en diferentes grupos de interés
-Un asistente de Internet para procesar actualizaciones de datos, inscripciones, renovaciones, compras y rentas en línea
-Análisis del status de membresías
Además maneja Contact Manager (CRM-seguimiento de contactos), registro en línea (invitaciones y registro por Internet), Event Access (control de acceso a sesiones y banquetes), Event Site (sitio web para el evento), y el servicio de registro en sitio.
Asimismo, tiene servicios alrededor, como cómputo móvil que controla los accesos a los eventos o sesiones con tecnología de radiofrecuencia y máquinas de código de barras.
Después liberará Tecnosoporte, que se refiere a pólizas de soporte de tecnología.
“Nuestro objetivo es permanecer en el nicho de la industria de congresos y convenciones con tecnología especializada”.
Aparicio concluyó: “El sector es muy dinámico y fascinante, pero olvidado por la tecnología, pero su tendencia de crecimiento es de 10% a 12%, por lo que es una buena oportunidad de negocio”.