Servicios Administrados de Impresión un negocio que evoluciona más allá del papel

• La digitalización reduce los volúmenes de impresión, pero abre nuevas oportunidades en servicios administrados.
• El canal puede ampliar su negocio con soluciones integrales que incorporen tecnología, soporte, financiamiento y gestión.

La digitalización ha reducido parte de los volúmenes tradicionales de impresión, pero no ha eliminado la necesidad de administrar los documentos físicos que todavía forman parte de las operaciones empresariales. En México, esta transformación convive con un mercado de Servicios Administrados de Impresión (MPS) que, de acuerdo con estimaciones de IMARC Group, alcanzó un valor de 793.4 millones de dólares en 2025 y podría llegar a 1,432 millones de dólares para 2034, con una tasa de crecimiento anual compuesta de 6.58%.
El dato refleja un cambio en la naturaleza del negocio. La impresión dejó de ser únicamente una cuestión de equipos, consumibles y volumen de páginas para incorporarse a una discusión más amplia sobre costos operativos, seguridad de la información, eficiencia, sostenibilidad y transformación de los procesos documentales. El mismo análisis identifica estos factores entre los principales impulsores de la adopción de MPS en el país.
La tendencia también se observa a escala internacional. IDC reportó que durante 2025 los ingresos del mercado de servicios de impresión básicos disminuyeron 4%, mientras que los correspondientes a Servicios Administrados de Impresión y Documentos se mantuvieron prácticamente estables, en un contexto donde las organizaciones buscan justificar sus inversiones tecnológicas mediante ahorros medibles, reducción de riesgos y mayor eficiencia operativa.
En México, además, el universo relacionado con la impresión mantiene una dimensión considerable. Datos de la Secretaría de Economía contabilizan 20,818 unidades económicas dentro de Impresión e Industrias Conexas en 2026, mientras que información del Censo Económico 2019 reportó una producción bruta de 76.2 mil millones de pesos para este sector.
En este escenario, los Servicios Administrados de Impresión adquieren una nueva dimensión: administrar una flota ya no implica únicamente mantener dispositivos disponibles, sino conocer cómo se utilizan, cuánto cuesta su operación y de qué manera pueden integrarse con los procesos digitales de una organización. Para el canal, este cambio también abre la puerta a modelos basados en servicios recurrentes y relaciones de mayor duración con los clientes.

Más allá del costo por página

La evolución de los Servicios Administrados de Impresión plantea una revisión del modelo tradicional, particularmente en un contexto donde las organizaciones buscan mayor control sobre sus operaciones y los dispositivos forman parte de procesos cada vez más vinculados con la gestión de información. Para Angélica Fernández, Sales & Marketing Commercial Products de Epson, esta transformación implica ampliar la perspectiva con la que se evalúa la infraestructura de impresión.
Fernández explica que el MPS ha evolucionado hacia la optimización de flotas y volúmenes, incorporando soluciones y software que permiten que los dispositivos funcionen también como puntos de entrada y salida de información. Sin embargo, considera que el modelo tradicional todavía conserva paradigmas tecnológicos de décadas anteriores.

“Las organizaciones buscan productividad, continuidad operativa y control del costo total”, señaló la ejecutiva, quien advirtió que existen variables que suelen quedar fuera de las decisiones de compra, entre ellas el consumo energético, las incidencias, el mantenimiento, la intervención técnica y la productividad.
En este escenario, la medición adquiere un papel relevante. Fernández sostiene que un servicio administrado permite transformar los datos sobre volúmenes, consumibles y comportamiento de la flota en información útil para la toma de decisiones.

“Lo que no se mide, difícilmente se puede optimizar y controlar”: Angélica Fernández.

La estrategia también incorpora aspectos que trascienden la operación del equipo. Para la ejecutiva, seguridad, digitalización y automatización deben integrarse al MPS, debido a que la impresión forma parte del ecosistema de información de las empresas y necesita conectarse con sus procesos digitales.
A esta visión se suma la eficiencia energética. Fernández destacó que la tecnología PrecisionCore Heat-Free elimina el uso de calor durante el proceso de impresión y reduce componentes e intervenciones, elementos que la compañía relaciona con eficiencia operativa, financiera y sostenibilidad.
Finalmente, identificó una transformación en la relación con el canal: pasar de la venta transaccional hacia vínculos de largo plazo mediante monitoreo, administración, captura y gestión documental. El objetivo es que el socio pueda acompañar la operación y el crecimiento de sus clientes.

El mercado redefine las necesidades

La reducción de los volúmenes de impresión no ha eliminado las oportunidades para el canal, pero sí ha modificado los escenarios en los que estas pueden encontrarse. La digitalización, la optimización de los procesos y una mayor atención sobre los costos y el impacto ambiental han cambiado los hábitos de las organizaciones. Johan Aguirre, Director Comercial de CT Internacional, señaló que durante los últimos seis años el mercado ha experimentado una contracción clara en los volúmenes de impresión, aunque algunos nichos mantienen su actividad e incluso han evolucionado hacia aplicaciones de mayor impacto, como la impresión a color.
Este comportamiento también se refleja en la infraestructura instalada. Aguirre identificó una tendencia cada vez más marcada hacia la sustitución de equipos A3 por A4, particularmente en sectores como gobierno, corporativo, agroindustrial e industrial. El cambio responde a la composición actual de los documentos, pues, de acuerdo con el directivo, 99% del volumen de impresión en estos sectores corresponde a tamaños carta y oficio.
Para el canal, la oportunidad también está relacionada con la forma de financiar y operar la infraestructura. Aguirre destacó que los contratos de dos, tres o más años permiten generar ingresos recurrentes y previsibles, además de atender las necesidades de capital del distribuidor al evitar que tenga que adquirir activos fijos para poner en marcha la operación.
Es precisamente en este punto donde Aguirre establece una diferencia frente a la simple comercialización de equipos.

“La propuesta de MPS es un contrato integral: no solo incluye el activo, sino también el consumible, el servicio, el financiamiento, la implementación, el soporte, la tecnología y las plataformas. En pocas palabras, un servicio llave en mano.”: Johan Aguirre.

Llevar esta propuesta a la práctica exige capacidades operativas y tecnológicas. El directivo considera indispensable contar con proveedores o integradores con experiencia, capacidad de respuesta y escalabilidad, respaldados por plataformas que permitan administrar la flota, auditar consumos, revisar niveles de tóner y anticipar el suministro de consumibles.
La información obtenida de esas herramientas permite además conocer cómo se comporta la impresión dentro de una organización. Aguirre destacó el valor del monitoreo remoto para disponer de datos en vivo y de la analítica para identificar patrones por usuario, departamento y centro de costos, información que puede utilizarse para asignar presupuestos y optimizar volúmenes, cargas de trabajo y tipos de documentos.
Para los distribuidores interesados en participar, el primer paso es identificar qué clientes cuentan con las características adecuadas y posteriormente desarrollar las capacidades necesarias para levantar información y formular una propuesta técnica. Aguirre señaló que la capacitación resulta fundamental en este proceso, ya que permite al canal conocer los métodos de levantamiento y reunir los datos necesarios antes de estructurar una propuesta económica.

El siguiente paso está en la manera de servir

El futuro del canal en los Servicios Administrados de Impresión no parece depender únicamente de incorporar nuevas tecnologías, sino de la capacidad para comprender con mayor precisión las necesidades de cada cliente y convertirlas en propuestas sostenibles. Angélica Fernández planteó evolucionar de la venta transaccional hacia esquemas que integren monitoreo, administración, captura y gestión documental; mientras Johan Aguirre identificó en la cartera actual de los distribuidores, una puerta de entrada para detectar oportunidades, acompañada de capacitación que permita realizar levantamientos adecuados y construir propuestas técnicas antes de hablar de precio. En ambos planteamientos aparece una exigencia clara: que el socio desarrolle las capacidades necesarias para entender la operación, identificar oportunidades reales y articular los recursos propios y de sus aliados para resolverlas. En un mercado donde los modelos tradicionales pierden terreno, el diferencial estará en la profundidad del servicio, la especialización y la capacidad de aportar soluciones que respondan a problemas concretos del negocio.