Viakable moderniza la gestión de viajes y gastos corporativos con una plataforma de SAP
La división de energía de Grupo Xignux, Viakable, especializada en la fabricación de cables de baja, media y alta tensión, implementó SAP Concur para estandarizar la gestión de viajes y gastos corporativos en todas las empresas de su división. La iniciativa forma parte de su proceso de transformación digital y de la migración hacia S/4HANA.
La compañía, que opera plantas de manufactura en distintas localidades de México y Estados Unidos, buscaba resolver problemas derivados de la operación de un sistema con 25 años de antigüedad. Antes de la implementación, cada empresa de la división administraba sus propias políticas de viaje, lo que generaba diferencias en los procesos, limitada visibilidad del gasto y tiempos de aprobación que dependían de la conexión a la red corporativa, explicó el desarrollador.
Además, la comprobación de gastos se realizaba de forma manual. Los colaboradores debían conservar comprobantes físicos, realizar conversiones de moneda y presentar documentación al concluir sus viajes, mientras que la obtención de facturas fiscales para algunos conceptos implicaba procesos adicionales.
La adopción de Concur se llevó a cabo en paralelo con la migración a S/4HANA, bajo una estrategia alineada con el principio de Clean Core. El proyecto incluyó herramientas para gestión de viajes y gastos, solicitudes, inteligencia de datos, captura digital de comprobantes y servicios de configuración.
De acuerdo SAP, la gestión del cambio fue uno de los componentes centrales de la implementación. La empresa involucró a directivos de distintas áreas, desarrolló capacitaciones específicas para diferentes perfiles de usuarios y estableció un esquema de acompañamiento durante el arranque de la plataforma.
Entre los resultados reportados, Viakable señaló una reducción significativa en los tiempos de comprobación de gastos. Un proceso que anteriormente podía tomar entre dos horas y media y tres horas para un viaje de cinco días se redujo a aproximadamente 25 minutos. Asimismo, las aprobaciones pueden realizarse desde dispositivos móviles, sin depender del acceso a la red corporativa.
La integración de la herramienta eCapture permitió digitalizar la gestión de comprobantes. Según la compañía, los usuarios pueden enviar fotografías de tickets mediante un servicio automatizado, que recupera la factura fiscal correspondiente e integra la información al sistema.
“La experiencia de Viakable demuestra que cuando la estandarización de políticas y la eficiencia operativa se integran en una sola plataforma, el beneficio no se queda en el área financiera: llega directamente al día a día de cada colaborador”, señaló Erick Dubon, Senior Value Advisor de SAP Concur.
Tras concluir la primera fase enfocada en viajes corporativos, la compañía amplió el alcance del proyecto para incluir reembolsos generales relacionados con comidas de trabajo, adquisición de materiales y otros gastos operativos. Con esta segunda etapa, Viakable busca consolidar una gestión de gastos centralizada y alineada con las políticas corporativas de toda la división.
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