Digitalización de documentos, un negocio exponencial

Este 2021 será un año clave para que las empresas que aún no lo han hecho, lleven a cabo su transformación digital y poder realizar home office de una forma exitosa, para ello, se debe facilitar al personal una forma de gestionar virtualmente los datos, ya sea que se encuentren en documentos físicos o digitales.

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Hace apenas algunos años, la digitalización de documentos se concebía como únicamente tomar una o más hojas físicas con información importante y escanearlas; sin embargo, en la actualidad, el proceso de digitalización de documentos va más allá, ya que está relacionado con la transformación digital de las empresas y la automatización de procesos, en especial desde que comenzó la pandemia.

Debido a las nuevas necesidades que comenzaron a tener las compañías, incluso antes del confinamiento, algunos fabricantes en el mercado comenzaron a evolucionar su oferta con soluciones que incluyeran la automatización de procesos, trabajando con diversos procesos e interfaces de contenidos, clasificación y enrutamiento manual de documentos, captura, procesamiento y distribución inteligente de la información para acelerar la digitalización y ayudar a los usuarios a ser más productivos.

Tendencias

Héctor Gallegos, Especialista en Digitalización y Desarrollador de Negocios para Compucenter, expuso que existe un cambio de paradigma, ya que los dispositivos para digitalizar son muy amplios y cada vez más accesibles para las personas.

Una de las principales tendencias en las soluciones para digitalizar documentos consiste en integrar tecnologías como Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR, por sus siglas en inglés), para procesar el lenguaje natural y extraer información e interpretarla de los documentos digitales.

Además, destaca la integración de Inteligencia Artificial (IA) y Machine Learning, así como software especializado de captura avanzada para extraer los datos necesarios para las organizaciones.

Ahora el panorama del negocio de digitalización de documentos se vislumbra interesante y retador, se han abierto múltiples oportunidades de negocio a partir de la necesidad por parte de las organizaciones en llevar a cabo su transformación digital de una forma acelerada para dar continuidad a sus respectivos negocios, y ese hecho favorece a toda la cadena de valor que se dedica a este segmento.

Omar Barrios, Gerente de Canal en Kodak Alaris para México, explicó que, durante el último año, las organizaciones comprendieron que debían brindar a sus colaboradores herramientas que facilitaran el acceso a la información, y que éste fuera más ágil y claro, tanto de forma física como remota, al contar con los documentos en plataformas digitales.

“Las expectativas de este negocio son bastante buenas: el 70% de las compañías está entendiendo la necesidad de tener una captura inteligente de la información, lo que representa una parte importante de un todo que es la transformación digital. Llevar la información física a las plataformas digitales está siendo una de las prioridades de las empresas, el promedio de empresas que optaron por digitalizarse incrementó en un 30% durante 2020, y para 2021 estimamos que esta cifra supere el 50% de las empresas en México”, precisó el directivo.

Aunque Barrios expuso que la tendencia de paperless sigue creciendo, dijo que el negocio de digitalización de documentos se mantendrá por muchos años más, debido a que no es posible llegar a un escenario así sin haber pasado por un proceso de digitalización, el cual no lleva semanas ni meses, sino que puede durar años.

La oportunidad de negocio que existe en México con la digitalización de documentos consiste en ayudar a las empresas y usuarios a ser más eficientes, en especial en el sector salud y farmacéutico, y en las verticales como arquitectura, burós de servicio, construcción, finanzas, gobierno, legal, servicios profesionales y de correos.

Este 2021 habrá un incremento en más del 40% en los datos que las empresas recibirán y emitirán, mientras que menos del 64% de las organizaciones cuentan con proyectos de captura inteligente para el siguiente año.

Además, las empresas que implementan soluciones de digitalización de documentos incrementan su productividad en un 40% y agilizan sus procesos hasta en un 60%: Kodak Alaris.

No obstante, la cadena de valor se enfrenta a muchos retos para poder generar ventas y cerrar proyectos, el más relevante de ellos es que las empresas se encuentran renuentes a llevar a cabo su transformación digital, y para superarlo, se debe encontrar la manera de transmitir los beneficios que tiene hacerlo, los cuales van desde la practicidad hasta mayor productividad.

Aunque es un panorama retador, los especialistas consultados por eSemanal coincidieron en que es un negocio que saldrá adelante si se realiza en conjunto, donde los fabricantes y mayoristas vayan de la mano con los canales para desarrollar proyectos, brindándoles -además de soluciones vanguardistas, profesionales, duraderas y confiables- herramientas, capacitaciones, entrenamientos constantes, y apoyo.

Para acceder a ese tipo de beneficios y trabajo en equipo, es necesario que los canales se acerquen y conozcan la forma en la que pueden capitalizar mayores oportunidades, así como buscar establecer alianzas con otros socios para fortalecer su oferta.

Aunado a ello, Héctor Gallegos recomendó a los canales permanecer en contacto con sus clientes y con los potenciales clientes, hacerles muchas preguntas sobre sus necesidades y solicitar información para comprender cuáles son las soluciones que mejor se adapten a ellos.

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