¿Esclavo de tus e-mails? Consejos para potenciar tu productividad

Por Jaime Blanco, VP of Solutions en CLAdirect:

Millones de personas luchan por mantener su buzón de entrada bajo control, y «trabajan duro», pero llegan al final del día con un sentimiento de no haber logrado mucho. El e-mail, si bien puede ser una herramienta muy útil, también puede ser una gran «aspiradora» del tiempo y un asesino de la productividad.

No importa quién eres o lo que haces, hay un término que es sin duda relevante para tu trabajo: la productividad. No es simplemente una medida de la cantidad de horas que vamos a trabajar, ni la cantidad de mails que contestaste hoy. La productividad tiene que ver con lograr las cosas que realmente importan en el tiempo que realmente importan.

¿Por qué el e-mail no siempre es útil?
–No es directo. Le da «poder» a las personas «sensibles» o «pasivo-agresivas» para amplificar conflictos interminables sin dar la cara.
–Es impersonal. No comunica los matices de tu personalidad correctamente y los mensajes pueden ser fácilmente malinterpretados.
–Parece urgente. La tentación de revisar constantemente la bandeja de entrada, dejando de lado las tareas más importantes actuales está siempre presente.

Es evidente que el manejo del e-mail afecta nuestra productividad. Por ello es fundamental desarrollar hábitos personales y una cultura de uso adecuada con nuestros equipos de trabajo. Estas simples reglas aumentarán tu productividad:

1. Si quieres recibir menos correos, envía menos correos. Tan ridículo y simple como suena para un problema tan generalizado, esta es la regla de oro de la gerencia de e-mails: enviar menos. ¿Cómo enviar menos e-mails?:
–Pregúntate: «¿Es realmente necesario?»
–Limite el uso de «Responder a todos».
–Limita el uso de «Cc» o «Bcc».
–Limita el uso de «FYI», «gracias», «OK», «recibido», etcétera.

2. Establece una rutina. Aplica a todas tus actividades personales y profesionales. Sin embargo, el mensaje más importante aquí es que necesitas «bloquear» o asignar espacios de tiempo para leer correos. Lo demás debe ser estrictamente para enfocarte en tareas específicas.

3. Practica la «buena etiqueta». Las siguientes son «formas ejecutivas» del uso del e-mail que te ayudarán a obtener los resultados que estás buscando. Escribe sólo e-mails que indiquen claramente qué esperas lograr del destinatario.

–Sean fácilmente leíbles. Utiliza párrafos cortos (2-3 líneas).
–Llama por teléfono. A veces, es más fácil.
–Responde dentro de 24 horas. Aunque esto sea sólo un «Hola, recibí tu e-mail y estoy procesándolo.» Esto debería ser una cortesía común.
–Que sean sobre un solo tema y comunícalo con claridad.
–Evita discusiones «online». Por e-mail, no lograrás el objetivo deseado.

4. Vacía tu bandeja de entrada a «0» e-mails (o casi «0») diariamente. Es difícil, pero gratificante. Cómo lo puedes lograr depende de establecer un hábito personal siguiendo estos pasos:

–Ejecuta. Si el e-mail se trata de una acción concreta que puede ser realizada en menos de dos minutos, «just do it».
–Delega. Remite a la persona correcta.
–Programa. Decide hacerlo más tarde, agrégalo a tu lista de tareas y coloca un recordatorio con fecha y hora específicas fuera de tu bandeja de entrada.
–Elimina. Si no lo necesitas para referencia posterior, dejarlo en tu bandeja de entrada es un mal hábito. Bórralo.
–Archiva. Añade a tu una bandeja de archivados para su posterior consulta (pero sólo si es absolutamente necesario, de lo contrario, bórralo).

Como con cualquier metodología, las mejores prácticas expuestas aquí no son nuevas, pero dependen de crear un hábito personal.

¿Estás dispuesto a amplificar tu productividad personal a partir de hoy?

contactame@esemanal.mx

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