Problemas por ineficiencias en los procesos documentales: IDC

En los últimos cinco años, tres de cada cuatro organizaciones han visto cómo las ineficiencias en sus procesos basados en documentos, han derivado en serios incidentes. Es la conclusión del último estudio encargado por Ricoh y realizado por IDC.

 

El estudio señaló que ineficiencias en el proceso de documentos ocasionó que el 36% de las compañías no cumpliera con los requisitos establecidos, el 30% perdió trabajadores clave y el 25% perdió a clientes importantes. Otras consecuencias fueron, brechas de seguridad en IT, duras auditorías, crisis de relaciones públicas e incluso demandas judiciales.

 

IDC estimó que el coste total de un error al procesar algún tipo de documento (en términos de tiempo en realizar la tarea, supervisión ejecutiva, rehacer el trabajo y revisar los procesos) así como los costes de oportunidad asociados a los clientes perdidos, son diez veces superiores a los gastos extras directos (como el pago de acuerdos financieros).

 

De la investigación surge, La optimización en los Procesos de Documentos de Ricoh, una iniciativa que ha puesto en marcha para ayudar a las compañías a entender los riesgos, oportunidades y mejores prácticas alrededor de los documentos que conducen sus procesos críticos de negocio.

 

En este sentido, la investigación encontró que más de un tercio de los encuestados expresó su conocimiento sobre procesos ineficientes o inefectivos basados en documentos; y aunque entre el 31% y el 39% de procesos están basados en papel, éste no es necesariamente un factor de riesgo en sí mismo. “Tener procesos efectivos depende de los flujos de trabajo asociados a ellos. El medio no es necesariamente el problema”, concluye el informe.

 

La optimización en los Procesos de Documentos, es una iniciativa para promover la comprensión de los nuevos paradigmas en procesos documentales que ayudan a las compañías a aprovechar el conocimiento colectivo presente en sus organizaciones. Este proyecto, indica Ricoh, financiará investigaciones y proveerá recursos, que combinan la experiencia de la compañía en procesos de documentos con la de los visionarios de la industria, socios y clientes.

 

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