El estatus de la factura electrónica

APSCE impulsa el uso de factura

electrónica

Después de dar a conocer su creación, la Asociación de Prestadores de Servicios para el Comercio Electrónico (APSCE) puso como principal prioridad el fomento del uso de la factura electrónica, además de la conservación de datos electrónicos.

>> Alejandra Pérez

Entre los objetivos por los cuales fue creada la asociación se encuentran el fomento en el uso de la factura electrónica, entre otros aspectos que conforman la práctica del comercio electrónico.

A decir de John Werner, presidente de dicha asociación, entre las acciones a seguir en pro del uso de la factura electrónica están una serie de seminarios, aunque aún no se define si serán mensuales o quincenales, pero se realizarán en conjunto con la Secretaría de Economía, su principal socio.

En esos encuentros también hará énfasis en el marco legal, en la seguridad, en el uso de la NOM 151, para la conservación de datos electrónicos, entre otros temas.

A decir del ejecutivo, estas acciones forman parte de su estrategia de realizar una labor de educación y promoción.

Por otro lado, en marzo organizarán su primer evento importante, en el que se tratarán todos los temas de comercio electrónico, el cual se denominará Encuentro para el Comercio Electrónico en México 2007.

Y al respecto de que su principal punto a desarrollar, el de factura electrónica, Warner explicó: “El motivo es que es algo que tienen todas las empresas en común, no hay una sola en México que no utilice una factura”.

Pero la idea es fomentar esa conversión del proceso de papel al proceso electrónico, que comenzó desde hace ya dos o tres años, planificado por el SAT en colaboración con la iniciativa privada.

“En este momento ya es una realidad, ya está listo el diseño de todos los modelos y estándares de software, ya hay una masa crítica de empresas que están facturando electrónicamente”, destacó.

Warner agregó que lo más importante es que existe una masa crítica de grandes clientes comerciales como Liverpool, Palacio de Hierro, Soriana y Chedraui, que ya están exigiendo que sus proveedores envíen la factura electrónicamente, lo cual significará que éstos se den cuenta de las ventajas de esta modalidad.

“Esto va a producir un efecto de cascada que convertirá a México en un país donde 80% a 90% de las facturas se realice electrónicamente en dos o tres años”.

Sin embargo, el ejecutivo aceptó que ahora es una práctica incipiente y aunque no tiene la cifra exacta, mencionó que hay mil empresas facturando de manera electrónica. “Me atrevería a decir que para finales de este año quizá 5% u 8% de facturación se llevará a cabo electrónicamente”, concluyó.

¿Y la seguridad, qué?

En las soluciones de factura electrónica se requiere seguridad, que es gran parte de la aplicación, pero se debe entender que el entorno donde se aloje deber ser más seguro.

>> Joel Hernández

De manera lamentable, la mayoría de los usuarios que adquieren soluciones de factura electrónica toman parcialmente el tema de seguridad, al considerar que si la aplicación incluye conceptos como certificados digitales ya es segura y por ello la montan sobre infraestructura que no cuenta con protección.

“Por muy fuertes y robustas que sean las aplicaciones, todo lo demás está débil si no se cuenta con infraestructura segura; es algo que comenzó a suceder con servicios Web. La gente creía que por entrar a una página protegida ya estaba segura; tanto los usuarios como los propietarios de servidores Web decían estar seguros, pero no era así porque la información sí viajaba segura, pero donde se almacenaba la información no lo era”, señaló Ulises Castillo, director general de Scitum.

Castillo (Scitum).

Más que contar con soluciones aplicativas de factura electrónica, esta empresa apoya a diversos integradores para brindarles la infraestructura de seguridad sobre la cual se apoya la factura electrónica.

Los elementos de la seguridad

El directivo comentó que una adecuada solución de factura electrónica incluye por lo menos dos grandes bloques: por un lado está el mecanismo directo, muy asociado a los certificados digitales y la infraestructura de llave pública (PKI); es decir, el cómo se van a vincular las aplicaciones de factura electrónica con los certificados digitales.

Luego vienen otros elementos de seguridad, que involucran la aplicación de factura electrónica en sí. El usuario ya la debe tener, por ejemplo la PC desde donde realizarán las transacciones, las redes, switches, routers, servidores, enlaces, etcétera.

También están implicados los procesos operativos de la seguridad: quién administra los certificados, cómo se respalda la información, la infraestructura directa de seguridad, los procesos operativos y los elementos de seguridad de apoyo a la aplicación de factura electrónica.

“El peor riesgo es cuando no sabes que lo tienes y cuando se materializa se ve el dinero. Así como aprenden los usuarios y los clientes, también aprenden los criminales; la delincuencia organizada está presente cada vez más en temas informáticos”, agregó.

Invertir más

Castillo recomienda que en caso de que las empresas deseen o deban moverse a soluciones de factura electrónica, éstas deben garantizar que tienen una infraestructura de seguridad razonable, que están muy pendientes de los riesgos que involucran estas aplicaciones, “en caso contrario deberán irla construyendo; hay que invertirle un poco más porque es un tema de riesgo”, dijo.

En este sentido, la inversión de una solución de factura electrónica dependerá del nivel en que esté la compañía en aspectos de seguridad; si ya cuenta con políticas y soluciones adecuadas será muy poca la inversión, pero si no, probablemente implicará una mayor inversión, y no sólo se habla de servidores y redes.

“Lo que hemos observado es que en factura electrónica y en otras aplicaciones verticales se necesita mejorar la seguridad, ya que generalmente adquieren firewalls e IPS y luego se dan cuenta de que la administración es otro problema. Lo que hemos hecho es dar esos servicios de administración”, añadió.

En la adopción de esquemas de seguridad no es nada nuevo saber que existe más consciencia en las grandes organizaciones o corporativos de otros países donde hay una cultura de seguridad, donde existe el cumplimiento de regulaciones, mientras que las empresas medianas apenas están empezando a tener esa preocupación.

Los costos son un pretexto o freno para el avance de la factura electrónica; no es que las empresas necesiten la seguridad sólo porque van a montar esta solución, sino que todas las empresas necesitan un buen nivel de protección en sus ambientes informáticos. “Lo que hace es presionar un poco más o forzar a que se tengan esos niveles de seguridad para evitar mayores riesgos de alteración, pérdida o fuga de información. Los riesgos tienen que ver más con la integridad de la información y la disponibilidad”, aclaró Castillo.

Los huecos importantes

Para finalizar, el directivo agregó: “Se va a oír algo político pero creo que uno de los grandes esfuerzos de este gobierno fue impulsar algunas de estas iniciativas y crear la infraestructura de certificados digitales del SAT y la FEA (Firma Electrónica Autorizada), que son mecanismos de base. Sin embargo, falta mejorar la legislación pues todavía hay huecos importantes, no sólo en lo referente a la firma electrónica, sino a los delitos informáticos; no hay mecanismos claros de cómo llevar a juicio los fraudes electrónicos. Si queremos que la factura electrónica termine de cuajar, hace falta mucho por hacer en la parte legal”.

La factura en AdminPAQ

Los sistemas administrativos deben incluir una opción para emitir facturas electrónicas. Computación en Acción y su programa AdminPAQ incluyen la tecnología y guían al cliente en una solución completa y de bajo costo.

>> Adán Olguín

Daniel Robles, ingeniero de Software en Computación en Acción y líder de Producto AdminPAQ, expone que Compac está listo con la versión 1.0 de la factura electrónica funcionando en AdminPAQ desde la versión 3.1.2 de su programa administrativo. Desde la versión 3.2.0 incluye la versión de factura electrónica con adendas.

Robles expuso que liberaron esta versión con adendas a partir de la versión 2 de la factura electrónica, anexo 20. “Ya salimos con ella en AdminPAQ, nos movimos muy rápido, la competencia aún no tiene la solución y nosotros ya la incluimos”, dijo.

Robles (Compac).

La Firma Electrónica Avanzada es un instrumento del SAT para realizar diversos trámites, explicó Robles y aclaró que Compac no utiliza la FEA, sino el control de certificado de sello digital (CSD), equivalente a la firma electrónica avanzada.

La FEA puede ser utilizada por una persona física o por una persona moral, nosotros trabajamos con certificados de sello digital para poder emitir facturas electrónicas. El SAT expone que para emitir estas facturas debe contarse con una firma electrónica avanzada de persona moral. Es decir que una persona física debe tramitar su firma electrónica avanzada como persona física y después la de la razón social que está representando. “Para una persona física como tal no sé si el SAT lo contempla porque hay muchas lagunas en las disposiciones vigentes”, acepta el ingeniero.

Sin embargo hay varias fuentes de información, la misma página del SAT, donde la factura electrónica se identifica como comprobantes fiscales digitales, explica Robles. Agrega que en el AdminPAQ de Compac existe ayuda en línea y tutoriales para dar los pasos prácticos para cumplir los requisitos y expedir facturas electrónicas. El tutorial los lleva de la mano.

La FEA debe hacerse con un trámite presencial en el SAT; en el caso de los CSD, el trámite es totalmente en línea; después de lo cual se solicitan folios digitales y lo consiguiente es implantarlos en AdminPAQ agregando los folios y el CSD en el sistema.

¿Las adendas?

Son espacios que el SAT proporcionó para que una empresa pueda tener comunicación con otra, es muy utilizada esta opción por cadenas productivas como las de proveedores de compañías comerciales como Liverpool y FEMSA. En este caso, Compac maneja una solución de adenda tan sencilla que en unos minutos los clientes pueden emitir facturas electrónicas para Liverpool, Comercial Mexicana o Gigante.

Se tiene la impresión de que el tema de factura electrónica es sólo para sistemas muy grandes como los ERP; no obstante, la muestra de que la solución para la propuesta del SAT es alcanzable por buenos paquetes administrativos lo es la implantación de factura electrónica con adendas en AdminPAQ: “Damos la solución completa; eso es lo que obtienen los clientes como una solución de bajo costo”, concluyó Robles.

Todo esto tiene origen en las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC), que de esa manera no pueden soslayarse ni un minuto más. Es por ello que este informe especial traerá a los lectores de eSemanal el estado del arte en esta materia. Antes de ello deberá tomarse en cuenta que las disposiciones tomadas en los órganos de gobierno tienen tiempos que inexorablemente se deberán cumplir.

Comprobante fiscal digital

De acuerdo con la definición del Servicio de Administración Tributaria (SAT) en México, un comprobante fiscal digital (CFD) es un mecanismo de comprobación fiscal que se incorpora a los esquemas tradicionales existentes, cuya particularidad es el uso de las tecnologías de la información para la generación, envío y resguardo de los documentos fiscales, de acuerdo con los estándares definidos por el SAT en las disposiciones legales vigentes.

Entre sus características se cuentan la integridad, autenticidad y no repudio. La primera garantiza que la información contenida en el mensaje quede protegida y no pueda ser manipulada o modificada, confirmando la no alteración de los datos de origen.

La autenticidad permite verificar la identidad del emisor y el receptor del CFD. Finalmente, el emisor que selle digitalmente un CFD no podrá negar la generación del comprobante.

Es de esta manera que la factura electrónica en México es la representación digital de un tipo de comprobante fiscal digital que utiliza los estándares definidos por el SAT en cuanto a forma y contenido para contar con validez fiscal, garantizando la integridad, autenticidad y no repudio del documento.

Factura electrónica, sólo para algunos

Rodrigo Iruretagoyena es socio del Grupo ASICCE, firma especializada en precios de transferencia e impuestos al comercio exterior, quien por su experiencia en el rubro fiscal compartió algunas de sus impresiones y expectativas con respecto a la factura electrónica.

>> Alejandro Torres

“Como antecedente, el Código Fiscal de la Federación, en su artículo 29, establece que se deben imprimir las facturas con un impresor autorizado, quien a veces funge como detective, ya que para que él pueda seguir imprimiendo, debe tener mucho control para que no se hagan facturas apócrifas. Es entonces cuando se convierte en responsable solidario con el que requiere sus facturas”, comentó Iruretagoyena.

De acuerdo con el entrevistado, hay casos de empresas que manejan gran cantidad de facturas y que además cuentan con diferentes sucursales, por lo que prefieren imprimir todas sus facturas en un mismo lugar. El problema reside en que se debe tener un gran control de toda esa papelería, lo cual resulta trabajoso.

“Para la siguiente miscelánea fiscal se prevé que cada empresa imprima sus propias facturas. Un programa informático registrará las facturas emitidas, será como un sistema de contabilidad para las facturas. Cada documento que se imprima no podrá repetirse ni borrarse y así no se dará el problema de falsificación. Las facturas electrónicas contarán con determinados candados, cuya definición será incluida en dicha miscelánea”.

Tales controles tendrán la facultad de deslindar responsabilidades, la ley decidirá quién y cuándo es responsable en caso de que se llegue a dar un ilícito fiscal, ya sea el emisor o el diseñador del programa; en todo caso se llevará una línea de responsabilidades.

Requisitos y controles

El entrevistado explicó que cuando la Secretaría de Hacienda publica un programa ofrece los parámetros para que éste se lleve a cabo. “Por ejemplo, el de la industria automotriz. Cada fabricante debió conectar su almacén como depósito fiscal hacia la Secretaría de Hacienda. Los fabricantes debieron cumplir con algunos de los siguientes requisitos: quien lo desarrollara era cuestión de cada uno; bajo los lineamientos de la institución fiscal cada uno debió conectarse al socket indicado. Con la factura digital será igual: el programa debe cumplir con ciertas características; cuando se termine de desarrollar, deberá ser autorizado por la Secretaría”.

Anteriormente, para llevar un control de los impresores, éstos entregaban un disco con las facturas de los contribuyentes que emitieron, así se ejerce un control sobre ellos que, a su vez, controlan a los contribuyentes. “En el caso de la factura electrónica, creo que será autorizada sólo a ciertas compañías que tengan cierta facturación, además de otros requisitos que deban cumplir. Por ejemplo, existen empresas certificadas, aquellas que facturan más de 250 millones de pesos al semestre son liberadas de la revisión aduanal”.

Entre las ventajas de la factura electrónica, Iruretagoyena mencionó que no se dependerá más de un tercero para imprimir facturas. “Si el impresor pierde el registro por cualquier causa, eso te afecta y debes darte de alta con otro impresor. Así, con la factura electrónica será más rápido y eficiente porque las cosas se hacen en tiempo real; es decir, el vendedor mete la orden y en ese momento se genera la factura. Se elimina el error humano. En un solo paso se hace la factura, se reducen costos y los documentos no caducarán. Actualmente las facturas tienen una vigencia de dos años a partir del momento que se imprimen”, advirtió.

En cuanto al tipo de contribuyentes que podrán hacer uso de la factura electrónica, el directivo estimó que ésta será sólo para un determinado tipo de contribuyente. Los requisitos para poder hacer uso del documento electrónico serán mencionados en el artículo 29 con el agregado en la letra “D” donde se mencionen.

“Mediante una miscelánea fiscal darán a conocer los parámetros del paquete y las empresas a las que se le otorgue el servicio, así como la documentación y autorización para imprimir las facturas electrónicas”, precisó.

Finalmente, el entrevistado señaló que en comparación con otros países, México es pionero en el terreno fiscal, ya que en otras naciones el control fiscal se ejerce a través de cuentas bancarias.

“No importa lo que factures o cómo lo hagas, todo se maneja con cheque o cuentas autorizadas. En Estados Unidos, por ejemplo, tienen otro tipo de controles, pero en esos sistemas se depende mucho más del sistema bancario, lo cual significa una mayor inversión porque no contamos con eso en México. En el mundo somos pioneros en autofacturación, ya que nuestro sistema tributario es único”, anotó.