Gestión de gastos de viajes incentiva el desarrollo del negocio
LA APLICACIÓN SAP CONCUR ES UNA HERRAMIENTA DE UTILIDAD PARA ADMINISTRACIÓN DE LOS GASTOS DE VIAJE DE LOS EMPLEADOS, QUE LE PERMITE A LAS EMPRESAS REDUCIR Y CONTROLAR COSTOS A TRAVÉS DE ELEGIR LAS OPCIONES QUE SE AJUSTAN A LOS PRESUPUESTOS OTORGADOS Y PRIORIZANDO LAS PROMOCIONES O AFILIACIONES QUE CADA COMPAÑÍA TIENE CON DIFERENTES HOTELES, RESTAURANTES, TRANSPORTE (TAXI) Y ESPACIOS RECREATIVOS.
Con características y tecnologías actuales, Concur es un servicio en la nube que ofrece elementos administrativos para que los colaboradores aprovechen al máximo los viajes de negocios, la aplicación permite a los usuarios reservar su viaje como si fueran vacaciones, siendo que está configurada con las políticas (viáticos) de cada empresa y el nivel que cada usuario tiene en la organización y en función de ello proporcionar mayores o menores recursos, esto también permite buscar en automático las mejores alternativas de servicios antes (avión, hotel) y durante el viaje (restaurantes, transporte).
Es recurrente que ante la falta de control de los pagos, además de excederse de lo planeado, la persona termina por destinar dinero propio, como es el caso del extravío de un ticket, entre otros. Lo anterior ha sido solucionado con la opción de tomar fotografías de los comprobantes, registrar los gastos, y de esta forma armar la comprobación de gastos en tiempo real, evitando la perdida de tickets, como lo mencionó Ángel Morfín, director en México de SAP Concur: “Se ha identificado que los viajeros mexicanos pierden en promedio 7 mil pesos por viáticos no reembolsados”.
Beneficios inmediatos
•Optimización del tiempo: Los usuarios capturan en tiempo real a través de fotografías los gastos de sus tickets para posteriormente subirlas a la aplicación y generar el informe correspondientes, con la seguridad de que se cumple con los lineamientos establecidos por la empresa
•Aumento en productividad: Una vez registrados todos los gastos del viaje, el personal no se ve limitado a estar invirtiendo tiempo para generar los reportes o estar buscando las facturas para realizar la comprobación
•Mayor control y transparencia: con el proceso de observación apoyado por la tecnología se aumenta el cumplimiento de las políticas de viaje, lo que perite la identificación inmediata del incumplimiento de estándares de precios, reduciendo la probabilidad de fraude.
Finalmente, es importante mencionar que ya existen empresas que han puesto en marcha está solución con su personal, obteniendo resultados de athorro en el orden de los 6 a los 12 millones de pesos, como lo mencionó Ivonne Córdoba, travel manager de Nissan mexicana, quienes se han visto beneficiados por estas reducciones.
