Digitalización de Documentos: Oportunidades en Crecimiento

• La integración de estrategias de ciberseguridad en proyectos de digitalización es esencial para proteger la información frente a amenazas, garantizando la seguridad de datos en la nube

• El mercado de digitalización de documentos se proyecta alcanzará los 24.91 mil millones de dólares para 2032, con un crecimiento acelerado impulsado por tecnologías emergentes

Digitalización: El camino hacia el futuro empresarial

• Digitalización esencial para empresas en 2025: Las empresas optimizarán procesos, reducirán costos y fortalecerán la seguridad con la digitalización, especialmente en sectores como finanzas, salud, gobierno, manufactura y educación.

• Valor de mercado en México: El mercado de digitalización en México crece a un 20% anual, alcanzando casi 50 millones de dólares, en sectores como banca, educación y retail liderando la demanda.

• AI y automatización como impulso: Tecnologías como la inteligencia artificial y la automatización facilitarán la gestión de grandes volúmenes de información, acelerando el trabajo digital e híbrido.

• Oportunidad para el canal de distribución: Los canales pueden ofrecer soluciones avanzadas en gestión documental, almacenamiento en la nube y consultoría digital, adaptándose a las necesidades de cada industria.

• Capacitación y personalización para el éxito: El éxito dependerá de capacitarse en nuevas tecnologías y ofrecer soluciones personalizadas, posicionándose como socios estratégicos.

La digitalización de documentos será fundamental en 2025 para que las empresas optimicen sus procesos, reduzcan costos y mejoren la seguridad de la información, sectores como financiero, salud, gobierno, manufactura y educación impulsarán esta tendencia al buscar mayor eficiencia operativa y cumplimiento normativo.

La integración de tecnologías como la inteligencia artificial y la automatización permitirá gestionar grandes volúmenes de información de manera más ágil y segura, acelerando la transición hacia entornos de trabajo digitales e híbridos.

Para el canal de distribución, esta evolución representa una oportunidad para ofrecer soluciones avanzadas en gestión documental, almacenamiento en la nube y consultoría en transformación digital. Sin embargo, también implica el reto de diferenciar su oferta en un mercado altamente competitivo y en constante cambio.

No obstante, el éxito del canal dependerá en gran medida de la capacitación en nuevas tecnologías y la capacidad de adaptar las soluciones a las necesidades específicas de cada industria, consolidándose como socios estratégicos en la digitalización empresarial.

Innovación y seguridad que impulsan oportunidades para canales TI en la automatización documental

En 2025, sectores como el retail, la banca, los despachos legales y de arquitectura, así como el sector público, liderarán la adopción de soluciones de gestión documental (DMS) y tecnologías como OCR (reconocimiento óptico de caracteres), debido a que estos sectores siguen dependiendo del papel en sus procesos, ya sea en la emisión de tickets, generación de documentos legales, manejo de planos o almacenamiento de registros gubernamentales.

Para los canales TI, la personalización de la oferta será relevante mediante estrategias que consideren el nivel de madurez digital de cada empresa, integrando soluciones de analítica e inteligencia artificial cuando sea viable, al respecto Alejandro Vargas, Subdirector en Select, comentó: “La oportunidad siempre está en digitalizar para reducir costos y, en dado caso, aplicar motores de analítica o de inteligencia artificial para analizar qué es lo que está pasando con toda esa información que está guardada”.

“Las soluciones personalizadas de gestión documental y tecnologías como OCR, automatización de flujos de trabajo, firma electrónica e inteligencia artificial ofrecen grandes oportunidades para los canales; al enfocarse en la integración, la consultoría y modelos de suscripción, los canales pueden agregar un valor significativo, generar ingresos recurrentes y ayudar a las empresas a mejorar la eficiencia, cumplir con normativas y optimizar sus procesos, estos avances se presentan como una vía para transformar la gestión documental y la automatización en empresas de todos los tamaños”: Reyna Martínez, Subdirectora Comercial de Compucenter de México.

Por otro lado, la baja adopción de la digitalización en México abre una gran oportunidad para los canales TI en automatización de procesos documentales, por lo que, iniciar con digitalización y seguridad de datos permite sentar bases sólidas, mientras que la incorporación gradual de RPA (Automatización Robótica de Procesos) e IA generará mayor valor y nuevas áreas de negocio. “Al dominar estas herramientas, prácticamente tendríamos un terreno fértil por lo menos durante los siguientes 10 años dado el nivel de adopción de la tecnología que se tiene actualmente en México. Si queremos llevar un proceso orgánico en el desarrollo del negocio, volvámonos especialistas en la digitalización de documentos y seguridad de datos e iniciemos en nuestra zona de trabajo con soluciones básicas e intermedias”: compartió Luis Meza, Gerente unidad de negocios impresión, digitalización y consumibles en CT Internacional.

“La automatización inteligente, impulsada por analítica predictiva y RPA, está redefiniendo la gestión documental y generando nuevas oportunidades para los canales, además, a medida que las empresas adoptan flujos de trabajo avanzados, la seguridad se vuelve esencial, requiriendo cifrado de extremo a extremo, autenticación multifactorial y monitoreo constante para proteger la información digitalizada frente a amenazas cada vez más sofisticadas”: José Luis Mejía, Ingeniero Senior en HP Inc. CompuSoluciones.

Seguridad que transforma el futuro de la digitalización empresarial

Los canales enfrentan desafíos como la falta de conocimiento sobre riesgos, resistencia cultural y escasez de recursos internos al capacitar a sus clientes en cumplimiento normativo y protección de datos.

Para superarlos, deben ofrecer soluciones personalizadas, capacitación continua y tecnología que integre ciberseguridad y normativas, así lo explicó la Subdirectora Comercial de Compucenter de México: “Los canales deben enfocarse en ofrecer soluciones completas y personalizadas, capacitación continua y utilizar tecnologías que integren la ciberseguridad y el cumplimiento normativo”.

“La digitalización de documentos expone nuevas vulnerabilidades, haciendo esencial que la ciberseguridad sea parte integral desde el inicio de cada proyecto; los canales e integradores deben garantizar un entorno protegido con estrategias de cifrado, redundancia y monitoreo, asegurando que la información se mantenga segura tanto en la nube como en servidores locales, y minimizando riesgos ante posibles brechas o fallas”: Alejandro Vargas, Subdirector en Select.

Adicionalmente, la integración de la nube, inteligencia artificial y Blockchain permite a los canales optimizar la gestión y trazabilidad de documentos digitalizados.

La nube e IA ofrecen análisis en tiempo real, mejorando la eficiencia operativa y la toma de decisiones, mientras que Blockchain garantiza la transparencia e inmutabilidad de cada transacción, fortaleciendo la seguridad y el cumplimiento normativo. “La incorporación de la nube, la IA y el Blockchain posibilitará que los canales brinden soluciones integrales y trazables: la nube y la IA ofrecen análisis en tiempo real, mientras que el Blockchain proporciona inmutabilidad y transparencia en cualquier transacción o flujo documental”: indicó el Ingeniero Senior en HP Inc. CompuSoluciones.

“La integración de la nube, inteligencia artificial y Blockchain en la gestión documental solo será efectiva si parte de un diagnóstico preciso de las necesidades del cliente, sin esta evaluación, las inversiones pueden ser innecesarias y generar más obstáculos que beneficios; en sectores tradicionales, el mayor desafío es cambiar la percepción de estas tecnologías, dejando de verlas como un gasto y entendiendo su valor estratégico, para ello, los canales deben combinar su conocimiento técnico con una propuesta comercial convincente que demuestre su impacto en la eficiencia y competitividad del negocio”: Luis Meza, Gerente unidad de negocios impresión, digitalización y consumibles en CT Internacional.

Oportunidades en Crecimiento

• El mercado de digitalización de documentos está experimentando un crecimiento acelerado a nivel global, nacional y regional, impulsado por la automatización de procesos y la adopción de tecnologías emergentes como inteligencia artificial y Blockchain.

• Existen diversas estimaciones sobre el valor global del mercado de digitalización de documentos, algunos estudios proyectan que alcanzará entre 6.23 mil millones de dólares en 2023 y se proyecta un incremento de hasta los 24.91 mil millones de dólares para 2032.

• En cuanto a la digitalización de procesos, en México se estima que este mercado alcanzará cerca de 50 millones de dólares, creciendo a un ritmo del 20% anual.

• En México, las regiones con mayor demanda de soluciones de digitalización incluyen la Ciudad de México, Nuevo León, Estado de México, Jalisco y Guanajuato.

• Las industrias más relevantes para la digitalización de documentos son la banca, el sector educativo, comercio minorista, y los sectores de finanzas y seguros, que están apostando fuertemente por la transformación digital y la reducción del uso del papel.

Digitalización que impulsa el futuro de los sectores

Para los canales TI, existen diversas oportunidades de negocio especialmente en procesos internos de instituciones financieras, la educación digitalizada y la optimización de flujos de trabajo en el sector público y privado.

La migración hacia la nube y el impulso a las oficinas sin papel también son tendencias importantes a nivel global que pueden abrir nuevos caminos para el canal.

“La incorporación de IA generativa y edge computing en la digitalización de documentos abre nuevas oportunidades de innovación, como la clasificación automática de documentos y la redacción autónoma; sectores como salud y finanzas, que requieren trazabilidad y seguridad, ofrecen grandes posibilidades para que los canales adapten sus soluciones a normativas específicas como HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), AML (Anti Money Laundering) y KYC (Know Your Customer)”: José Luis Mejía, Ingeniero Senior en HP Inc. CompuSoluciones.

Existe un tema que, aunque parece implícito en la digitalización de documentos, también es importante señalar y es la sustentabilidad, ya que los proyectos que buscan digitalizar archivos físicos pueden generar beneficios claros, como la reducción de recursos y la mejora en el acceso a la información.

Sin embargo, los desafíos incluyen el balance entre la transición digital y la resistencia cultural, ya que muchas personas siguen prefiriendo documentos físicos, especialmente en ciertos sectores, estos esfuerzos no solo ayudan a reducir el uso de papel, sino que también impulsan una mayor eficiencia en las operaciones.

“Cuando se lanzan estos proyectos de digitalización, por un lado, están los proyectos para digitalizar los archivos ya existentes, y por otro, los que buscan reemplazar el uso de papel en las operaciones diarias, estos proyectos, al calcular cuántas hojas se dejan de imprimir, pueden medir el ahorro tanto en recursos como en dinero”: Alejandro Vargas.

Como últimos dos puntos, es necesario reiterar que los canales deben adaptar sus soluciones de digitalización a las necesidades específicas de cada industria, como la seguridad en el sector salud o la trazabilidad en finanzas.

Puesto que, en sectores como la salud, es crucial asegurar la protección de datos personales mediante tecnologías avanzadas como el cifrado y la firma electrónica, mientras que, en el ámbito financiero, la trazabilidad y la auditoría en tiempo real son fundamentales para cumplir con las normativas y garantizar la transparencia.

“En las diferentes industrias se requiere mejorar su eficiencia operativa, garantizar la protección de datos, el cumplimiento normativo y la optimización de flujos de trabajo, todo esto mediante soluciones personalizadas que integren tecnologías de seguridad avanzadas como firma electrónica, cifrado, Blockchain, y auditoría en tiempo real”: Reyna Martínez.

Finalmente, es posible afirmar que la movilidad se ha consolidado como una de las tendencias más influyentes en la adopción de la digitalización de documentos, y la demanda de trabajar de manera flexible desde diversos dispositivos y lugares ha acelerado la necesidad de acceder a documentos en tiempo real, ya sea para su consulta, validación o para respaldar procesos.

“La necesidad de desempeñar nuestras labores de forma versátil desde diversos lugares, en distintos horarios y en una gran variedad de dispositivos seguirá impulsando el entorno digital, mismo que trae consigo la necesidad de acceder a documentos prácticamente en tiempo real ya sea para consulta, autenticación o bien avalar procesos; es esta misma movilidad la que traerá consigo nuevas amenazas y requerimientos de ciberseguridad impulsadas en ambos sentidos por el desarrollo de la IA”: Luis Meza.