Equipamiento para oficina: la oportunidad del canal para redefinir los espacios de trabajo

¿Aún son necesarias las oficinas? 

Hablar de una oficina y las necesidades dentro de la misma ha cambiado de manera radical en los últimos cinco años, sobre todo, después una crisis sanitaria mundial que aceleró la adopción de herramientas tecnológicas que modificaron los espacios tradicionales de trabajo. 

La transformación digital y el cambio en los esquemas de trabajo a nivel mundial han impulsado la adopción de nuevos modelos de colaboración, dentro y fuera de las oficinas. A pesar de ello, existen brechas en la actualización y adopción de nuevos sistemas. 

Además, los trabajadores, independientemente de la vertical en la que se ocupen, demandan a los empleadores nuevos modelos de trabajo, ya sean híbridos o remotos. Y a pesar del auge que estas nuevas formas de trabajo tienen, no significa que las oficinas vayan a desaparecer, sino más bien, que deben transformarse.

Los nuevos espacios de trabajo deben responder no sólo a la transformación digital y las nuevas necesidades de los empleados, también deben ser diseñados y renovados de acuerdo con las particularidades de cada compañía y el tipo de experiencia que busca proveer. 

De esta manera, hablar de equipamiento de oficina ya no sólo se trata de contar con equipos de cómputo, impresión y consumibles de papelería, sino de ir más allá, con un diseño y planeación integrales que proyecten, cubran y promuevan ambientes de colaboración para todos los actores involucrados. 

Fabricantes, distribuidores e integradores, deben aprovechar este momento para robustecer y aumentar sus conocimientos en el diseño y montaje de nuevos espacios laborales, en los que el uso de herramientas tecnológicas mejoren la productividad, promuevan el trabajo colaborativo y sobre todo, se presenten como oportunidades de crecimiento. 

Cifras relevantes sobre el equipamiento para oficinas inteligentes

•Se espera que el mercado de oficinas inteligentes de América del Norte registre una CAGR del 10,5 % durante 2021 a 2026

•El despliegue de la red 5G en el país propiciará en un 105% el desarrollo de la arquitectura empresarial, y un 55% las operaciones de ingenieros desarrolladores 

•Las empresas han aumentado un 52% la compra de productos de monitoreo de red, 44% de sistemas de administración de contraseñas y 41% las soluciones de manejo y administración de eventos de riesgo

•El desarrollo de software y sistemas para oficinas inteligentes ha aumentado un 52% en América del Norte 

Equipamiento para oficina: más allá de computadoras y consumibles

El trabajo híbrido se mantiene como uno de los temas con mayor relevancia a nivel global. Con la salida de las oficinas y el auge de modelos de trabajo que permiten a los empleados trabajar desde cualquier lugar, las compañías de todo el mundo se preguntan si es necesario mantener sedes físicas, mientras que otras, se crean sin jamás haber tenido una. 

Podría parecer que el debate se sitúa en tener o no tener oficinas, en realidad, el fondo del problema es otro. ¿Cómo hacer espacios de trabajo a los que las personas decidan asistir de manera voluntaria? Es una de las preguntas que permean en todas las industrias involucradas en el diseño de espacios de trabajo. 

De acuerdo con el estudio Embracing the hybrid workplace realizado por Cisco, el 96% de las empresas tienen el objetivo de aumentar la presencia de dispositivos inteligentes en sus espacios de trabajo, mientras que sólo el 56% de las compañías planea reducir sus instalaciones. 

Estos indicadores demuestran que a pesar de que una parte significativa de organizaciones han decidido incorporar modelos de trabajo híbrido, no significa que abandonen las oficinas. 

Dentro del mismo estudio, se destaca la relevancia que tiene la renovación de los espacios físicos con los que ya se cuenta como una estrategia para mejorar la experiencia de los empleados, que se refleje en los resultados y productividad obtenidos. 

En este sentido, el principal desafío que enfrenta la industria, en toda su cadena de valor, es proveer soluciones tecnológicas que impulsen el crecimiento de las compañías a través de la creación de entornos digitales de trabajo en los que los colabores puedan desempeñar de mejor manera sus labores.  

Se trata de incorporar sistemas tecnológicos que tengan un impacto positivo en los procesos de trabajo. Para lograrlo es necesario que mayoristas y distribuidores se capaciten en el uso de nuevas tecnologías y dispositivos en espacios de trabajo. 

Luis González, Gerente de la División de Cómputo en PCH Mayoreo, mencionó que uno de los grandes retos para el canal es pensar más allá de la oficina tradicional. “Cuando el canal habla de equipamiento para oficina no sólo debe pensar en lo básico, como consumibles, inmobiliario o computadoras, sino ir más allá, y tener en cuenta qué es lo que una oficina requiere en la actualidad: sistemas de software, salas de conferencia, dispositivos inteligentes, etcétera”, puntualizó.

El canal tiene el reto de llevar opciones de valor que ayuden a los usuarios finales a concebir, más que oficinas, espacios de colaboración equipados con todas las herramientas que habiliten a sus empleados a colaborar de manera eficiente.  

Un área con múltiples oportunidades 

En línea con las tendencias y el panorama general de los modelos de trabajo, las oportunidades para el sector son múltiples. Las empresas requieren aliados estratégicos que entiendan y traduzcan sus necesidades en proyectos concretos. 

El canal en México cuenta con una amplia gama de oportunidades en el desarrollo de proyectos que incorporen el equipamiento de oficina debido a que una parte importante de las empresas a nivel nacional atraviesa un momento de actualización. 

Los sectores financiero, bancario, hotelero y educativo se encuentran en un proceso de transformación y renovación, que el canal puede aprovechar para presentar soluciones integrales que cubran, desde las necesidades básicas en un espacio de trabajo, hasta la incorporación de sistemas tecnológicos avanzados. 

Mario Moreno, Director de Ventas en Top Data, señaló que la fortaleza de los mayoristas y distribuidores respecto al equipamiento de oficina reside en la capacidad de diversificación que tengan. “Si incorporamos nuevos productos a nuestro portafolio, es más probable que las ventas aumenten, porque ya no sólo vendes consumibles, sino el equipo, el software y el mantenimiento, lo que aumenta el valor de las ventas”, destacó. 

Componentes de una oficina/espacio inteligente

Conectividad: Los espacios de trabajo requieren un nivel de conexión estable y de alta capacidad. En este rubro es indispensable contar con cableado estructurado de punto a punto que provean conexiones de alta velocidad desde los servidores y centros de datos, hasta los escritorios y salas de conferencia. 

Seguridad: El desarrollo de un mayor número de conexiones, dentro y fuera de las oficinas, exige tener protocolos de identificación y medidas de ciberseguridad robustas; desde el ingreso a las instalaciones, con cámaras que operen a través de Inteligencia Artificial, hasta software de autenticación y verificación de acceso a los servidores. 

Sustentabilidad: Los espacios de trabajo deben procurar la reducción en la emisión de energía que generan, por ello es necesario contar con sistemas que reduzcan el consumo eléctrico, provean enfriamiento sólo en las salas que es necesario y utilicen energías sustentables. 

Eficiencia: La creación de espacios inteligentes tiene el objetivo de aumentar la eficiencia y productividad en los procesos que ejecutan los trabajadores, para lograrlo es necesario que cuenten con herramientas que respondan de manera eficiente, sin trabas o demoras. Crear ecosistemas compatibles es fundamental para lograr la operación eficiente de las instalaciones. 

Comodidad: Además de contar con la tecnología adecuada, la comodidad es un factor decisivo en los espacios de trabajo. Contar con mobiliario diseñado para jornadas de trabajo largas, como sillas, teclados, escritorios, mouses, etc., es de suma relevancia al crear espacios de colaboración. 

Colaboración: Trabajar con personas que se encuentran fuera y dentro de la oficina es una de las características primordiales de un espacio inteligente. Las salas anti ruido, de video colaboración y presentaciones, deben estar equipadas de manera adecuada para habilitar todos los niveles de colaboración. 

Además de diversificar y ampliar sus portafolios de productos, los canales pueden aumentar su margen de ganancia y potenciar sus oportunidades a través de la consultoría especializada, ya que al ser, en muchos casos, los únicos proveedores de ciertas soluciones pueden proveer atención, monitoreo y soporte técnico exclusivos. 

La oportunidad del canal para el mercado de equipamiento de oficina se concentra en dejar de lado la idea de una oficina tradicional, y comenzar a desarrollar proyectos en los que las oficinas sean espacios sostenidos por la colaboración a través de dispositivos digitales, herramientas tecnológicas de alta capacidad y ecosistemas que eficientan las labores. 

Aunado a ello, la distribución de componentes que habiliten no sólo los espacios de trabajo, sino su operación y administración a través de centros de datos, servidores e infraestructura tecnológica, es otra de las oportunidades que el canal debe aprovechar y visualizar dentro de sus estrategias comerciales. 

Especialización y actualización: las herramientas clave para generar negocio

Para lograr la incorporación y comercialización de soluciones para las oficinas que el mercado demanda, es necesario que los canales se mantengan actualizados respecto a las tendencias y nuevos desarrollos en la industria. 

Los programas de capacitación y certificación que ofrecen los fabricantes y desarrolladores son de suma importancia para obtener conocimiento especializado en la instalación, desarrollo y administración de proyectos para la digitalización de los centros de trabajo. 

Parte importante del éxito y ganancias que generen los canales al distribuir equipamiento de oficina dependerá del nivel de especialización con el que cuenten. Debido a ello, es fundamental que el canal busque las verticales que más oportunidades le brinde y complementen su portafolio actual. 

De acuerdo con Mario Moreno, la atención personalizada, los tiempos de entrega reducidos y la búsqueda de alternativas por parte de un mayorista, son cualidades indispensables al comercializar equipamiento para oficina, ya que se trata de un mercado en el que los clientes no pueden esperar por sus productos y/o soluciones y tampoco tienen el tiempo para capacitar a su personal sobre cómo operan los mismos. 

Luis González, por su parte, destacó que es necesario que los fabricantes tomen en cuenta las necesidades de los mayoristas y distribuidores y ofrezcan precios competitivos y acuerdos financieros que les permitan competir en el mercado de equipamiento para oficina. 

La industria tecnológica tiene la oportunidad de definir los espacios de trabajo del presente y del futuro. ¿Las oficinas del futuro operarán con sistemas digitales, automatización, salas de colaboración inteligentes, infraestructura de alta capacidad, centros de datos edge y seguridad de alto nivel o tan sólo con computadoras, papel e impresoras? Eso lo determinarán los canales que se especialicen y sepan aprovechar el momento coyuntural que atraviesa el trabajo en la actualidad.