En 2022 los desafíos en la digitalización de documentos serán piedra angular de las oportunidades para los canales

Raúl Ortega14/02/2022

16 minutos de lectura

• Los retos del desabasto de componentes, la seguridad y el limitado presupuesto, podrían jugar a favor del negocio del canal con una estrategia adecuada
• La Ley General de Archivos, los sectores gobierno, banca, educativo, médico y automotriz, algunos espacios con oportunidades de capitalización
• La transformación digital avanza a pasos agigantados y sin retorno, dejando fuera del mercado a las empresas que no migren, y la digitalización de documentos es el primer paso en esa dirección
• La consultora IDC pronosticó que la inversión en transformación digital será el 55 % de toda la inversión en TIC para finales de 2024

La transformación digital acelerada producto de la pandemia trajo consigo diversos retos que, al pasar de los últimos dos años, desafíos como el desabasto, la baja o nula asignación de presupuesto y la seguridad, han sido semilleros para incentivar la creatividad de los canales y crear opciones que produzcan ganancias, al tiempo que entregan valor y les coloca como el asesor tecnológico de los clientes finales durante la última milla en su proceso de digitalización de documentos.
Ya estamos en el segundo mes del 2022 y los pronósticos que anticipaban la continuidad en los problemas de desabasto han sido acertados, a ello se suma el incremento de precios en los containers e inversionistas conservadores que han restringido sus presupuestos hasta no saber el comportamiento económico global debido al repunte de contagios por la COVID-19, paralelo a esto avanza la inexorable adopción de la transformación digital, donde si bien muchas empresas ya dieron los primeros pasos, aún existen otras que no lo han hecho, probablemente por limitantes económicas y en otros casos, por desconocimiento de los beneficios, lo que abona a oportunidades de negocio que los canales pueden capitalizar, no sólo para subirlos al barco de transformación digital, sino exponer los beneficios económicos que están perdiendo al quedarse únicamente en el negocio tradicional.
La digitalización de documentos, sólo es la punta del iceberg en el proceso de transformación digital, por lo que una vez las organizaciones comiencen su ruta, deberán contar con otras herramientas que les permitan exprimir al máximo las ventajas del mundo digital, como son: la seguridad, el almacenamiento e incluso, en un grado más avanzado la minería de datos para procesar, depurar y generar valor a los datos. Todos esto queda supeditado al estudio que presentó la consultora IDC y en el cual se afirmó que la inversión en transformación digital será el 55 % de toda la inversión en TIC para finales de 2024.
Desde luego y aunque la digitalización de documentos sea un negocio de nicho, ello no demerita que existan oportunidades en otros sectores, entre los que se incluyen: Médico (Salud), automotriz, educativo; además de los ya conocidos, la banca y el sector gobierno, éste último con oportunidades interesantes debido al marco jurídico al que deben apegarse.

Retos que se transforman en oportunidades
La digitalización de documentos es un rubro al que, regularmente las dependencias y organizaciones asignan poco presupuesto, ello pese a ser áreas importantes y prioritarias para el funcionamiento de las empresas, por lo que toca a los canales exponer el alcance, además de los beneficios que existen alrededor de la digitalización, desde luego teniendo en cuenta que, con el trabajo híbrido buena parte de las plantillas laborales están ejecutando sus tareas desde casa, por lo que se convierte en indispensable contar con información digital, y así los colaboradores estén en posibilidad de acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento a la misma.

El principal reto que vemos es el tema del presupuesto asignado, dado que son inversiones económicas y que requieren de mayores recursos, aunado al hecho de la recesión económica y los ahorros que han tenido que implementar algunas empresas, lo que terminó por postergar aún más la digitalización de documentos”: David González, Product Manager de Kodak Alaris en TEAM.

Es de mencionar que, no existe un número específico al hablar del presupuesto ideal u óptimo que las empresas deben asignar para la digitalización de documentos, pues ello depende del tipo de negocio, es decir, una hemeroteca tiene necesidades diferentes a las de una dependencia de gobierno e incluso a una escuela de educación básica.

En el caso de gobierno, las oportunidades que se abren para los canales que ofrecen soluciones de digitalización de documentos, no sólo son mayores debido a la asignación de un presupuesto anual y establecido con fines específicos, sino porque la legalidad juega a favor de éstos, ya que la Ley General de Archivos obliga a los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la federación, las entidades federativas y los municipios, a organizar y conservar, administrar y preservar homogéneamente los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo, al respecto del tema, Jorge Aguirre, Director Técnico y Comercial de Compucenter, comentó: “La digitalización de documentos es algo eminente, ya que está respaldada por la ley (Ley General de Archivo) y deben seguir los tres niveles de gobierno y las empresas privadas también tienen que tener estos temas de la digitalización cubierto, lo que impactó en que muchos clientes y diferentes mercados han tenido que subirse a esta forma de trabajar al digitalizar documentos; aunque ha habido un impacto en muchos mercados por efectos de la pandemia, lo que en algunos sectores ha restringido la expansión o crecimiento, mientras que en otros se ha mantenido”.
Por otra parte, continúan los retos del desabasto, y es que, aunque a inicios del año pasado se pensaba que estaría superado para el 2022, el repunte de contagios por la variante ómicron, acentuó las dificultades de abasto, ello sin mencionar el incremento de precios en los contenedores (containers) y la dificultad por la que están atravesando los fabricantes para amortiguar y aminorar el incremento en los precios a toda la cadena de distribución.

Todo aquel que necesite algo de Inteligencia Artificial (IA) o de cómputo entre sus equipos y procesos, se ha visto afectado; y como todas las empresas dentro de la industria TI, hemos maximizado la vida de los equipos, ya que nuestros equipos están definidos por una economía circular, es decir, ser amigables con el ambiente y con ello que tengan la mayor vida útil posible, es así que nuestros equipos están diseñados para 7 o 10 años, lo que nos da la capacidad de extender los diferentes contratos que tenemos y evitar un intercambio de nuevo por usado, maximizamos el uso y hacemos rendir el poco producto”: Gabriel Ocadiz, Director de Pequeña y Mediana Empresas y Canales para Lexmark de México.

Gabriel Ocadiz

Los retos en 2022 para la digitalización de documentos se enlistan según su grado de proximidad en la afectación; un claro ejemplo de ello es el desbasto, pues, aunque no es menor la situación, sí es apremiante poner especial interés en ello y sobre todo esgrimir estrategias que ponderen la coyuntura, pero ello no quiere decir que se deba pasar por alto temas como la seguridad, pues si bien no pareciera figurar en los procesos de digitalización, sí es de suma importancia y más ahora que la consultora Gartner reveló un dato que retrata al mercado en relación a la transformación digital, lo que también da pie a la relevancia de estar protegidos; según datos de la consultora estimó que en 2021 el gasto en plataformas de low-code alcanzó los 13 mil 800 millones de dólares, es decir un 23% más respecto a 2020.

En ese orden de ideas, los desafíos son potenciales oportunidades en caso de que el canal los pueda capitalizar, ya que al ser la seguridad un reto mayúsculo también guarda en sí mismo, la ventaja de ofrecer una solución que complementa la digitalización de documentos. “Muchas empresas se han visto presionadas en adoptar una estrategia de moverse a la transformación digital a una velocidad más rápida de la prevista a causa de la pandemia. Aunque es más que evidente que la transformación digital permite a las organizaciones ser más eficientes y flexibles en sus operaciones, este también trae un reto interesante, la seguridad. Y es en este punto, donde muchas organizaciones aún están buscando un balance entre un ambiente de trabajo ágil y eficiente, pero a la vez seguro”: explicó Carlos Bermúdez, Solutions Business Developer para Latinoamérica en HP Inc.
En perspectiva y con el vertiginoso movimiento de las empresas hacia la digitalización, es posible observar que gran parte de éstas, y para las cuales era imperante el paso digital ya lo han hecho (Banca, Gobierno, etcétera), pero ello no supone que, otras verticales no tengan oportunidades atractivas para los canales. “Existen verticales de negocio en las cuales continúan haciendo documentos de forma física, como pueden ser contratos, solicitudes y más; sin embargo, la tendencia es hacerlo de manera digital, aunque también es importante mencionar que nos hemos convertido en una solución de nicho para bancos, gobierno y el área médica, ya que éstos aún requieren de una firma física, una huella digital o bien, los reportes y estudios médicos que muchas veces siguen siendo de forma manual, y es ahí donde observamos un gran nicho de mercado para la digitalización de documentos”: David González.

Observamos una gran oportunidad en Gobierno, aunque no sólo federal, sino también en los estatales, municipales o locales y las alcaldías; otro segmento importante es el educativo y el sector automotriz, aunque este último no es generalizado sí hemos identificado proyectos específicos”: compartió Jorge Aguirre.

La automatización de procesos es un beneficio nada despreciable por las empresas que busquen controlar, administrar y rastrear más rápido información que producen, por lo que digitalizar documentos es la primera puerta de entrada, la protección (seguridad) y el almacenamiento también son herramientas que complementan la oferta, con las cuales los canales no sólo venden productos para la digitalización de documentos, sino que entregan soluciones holísticas de alto alcance.

Desafíos que impulsan oportunidades:

-Desabasto: Uno de los principales desafíos que los fabricantes se enfrentarán durante el 2022 y aún no es posible dilucidar su regulación, por lo que extender la vida útil del hardware a través de actualizaciones de software es un camino que mantendría el negocio activo.
Seguridad: Al realizar la digitalización de documentos, es necesario proteger la información, ya que una vez digitalizada el potencial de ser robado o secuestrada es constante y creciente.
-Bajo presupuesto: La asignación de partidas presupuestales enfocadas a los temas de digitalización de documentos, aunque es baja siempre puede cambiar, principalmente al exponer los beneficios y desde luego el marco legal (en caso de gobierno) que les obliga a contar con la disponibilidad y legibilidad adecuada de documentos.
-Ley General de Archivos: El marco legal que obliga a organizar, conservar, administrar y preservar homogéneamente los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la federación, las entidades federativas y los municipios, abre una oportunidad enorme para ofrecer soluciones en diversos espacios gubernamentales.
-Software: La alternativa por excelencia que apaleará los embates venideros del desabasto de componentes y el encarecimiento de contenedores, alargando la vida del hardware.
-Almacenamiento: Después de contar con la documentación digitalizada y protegida, el siguiente paso natural en la cadena es contar con un storage que permita la administración, respaldo, disponibilidad y flexibilidad en cualquier lugar y momento, por lo que las diferentes opciones que van desde el tradicional On-Premise, hasta el almacenamiento en nube pública, privada o híbrida, son alternativas que aportarán valor a la digitalización de documentos.

Seguridad y Almacenamiento
Si bien es cierto que, este espacial no tiene la intención de hablar de temas ajenos a la digitalización de documentos, también es un hecho, que existen herramientas transversales e inseparables en la entrega de la solución, como son: la seguridad y el almacenamiento, por lo que dedicarle un espacio, no sólo justifica las oportunidades que se cruzan para los canales, sino más importante aún, les permite entregar soluciones robustas y de mayor alcance que los usuarios finales agradecerán. Al respecto del tema, el Director de Pequeña y Mediana Empresas y Canales para Lexmark de México, se pronunció: “Nuestras soluciones están basadas en la nube que van desde sencillas, hasta más robustas para hospitales, retailers, empresas de manufactura y más, las cuales comienzan con la administración de los dispositivos (Lexmark Cloud Fleet Management) y procesos de impresión (Lexmark Cloud Print Management); por otra parte, en el caso de la seguridad ayudamos con el cumplimiento, la protección contra fraudes y las amenazas de personas infiltradas, ya que son un problema constante para los administradores que manejan datos confidenciales”.
Una arista diferente, aunque alineada por su importancia en la economía interna, son las PyMEs y las oportunidades que de estas se desprenden para ofrecer soluciones que giran alrededor de la digitalización de documentos, pues si bien, no es un nicho homogéneo como es el caso del sector de gobierno, sí es un mercado con alto potencial de negocio por su porcentaje de representación en la economía nacional, es por ello que iniciativas como las HP Inc que combinan digitalización de documentos, seguridad y nube, focalizados en las PyMEs presenta otra alternativa para los canales que no quieran ofertar sus soluciones a nivel gobierno.

Definitivamente la pandemia obligó a diversas organizaciones, tanto empresas como gobierno a replantear su estrategia en la transformación digital y la digitalización de sus documentos actuales como históricos; HP ha estado invirtiendo fuertemente en la transformación digital, acompañado de soluciones basadas en la nube, el cual se convirtió en la plataforma predilecta gracias a la flexibilidad que ofrece (trabajando desde la oficina o desde el hogar), más los avances que se han logrado desarrollar en los temas de seguridad, al ser también una oferta en la nube, permite que la barrera de entrada de estos productos sea menor, ya que no se requieren de costosas implementaciones iniciales para empezar a trabajar una estrategia de digitalización, la empresa ahora puede apalancarse en recursos ya disponibles en la nube y financiar este ejercicio como un servicio y no como una inversión de capital; entendemos que el movimiento a la nube va a seguir acelerando la adopción de la transformación digital en las empresas corporativas y en las PyMEs”: enfatizó el Solutions Business Developer para Latinoamérica en HP Inc.

Carlos Bermúdez

El proceso de adopción de digitalización de las empresas ha sido complicado, un poco por las limitantes presupuestales, aunque también en algunos casos por el desconocimiento de lo que podrían lograr al subirse al tren de la transformación digital, comenzando por migrar sus documentos a soportes digitales.

Vemos que el proceso de adopción para la digitalización de documentos de las empresas ha sido complicado, ya que la pandemia durante estos dos años les empujó a hacerlo, aunque algunas organizaciones aún no han terminado de procesarlo y se ven afectadas, de ahí la importancia en los temas de digitalización, donde es de resaltar que, incluso algunos documentos ya nacen digitales, y Kodak Alaris está para ayudarlos en estos procesos”: puntualizó el Product Manager de Kodak Alaris en TEAM.

David González

Desde la perspectiva de Compucenter, el trabajar con las PyMEs en su proceso de transición hacia la digitalización de documentos, no sólo implica contar con un esquema robusto de soluciones, sino acercar apoyos que incentiven e impulsen estas iniciativas, tal es el caso de préstamos de equipos y cursos.

Nosotros impartimos cursos dirigidos, ya sea a equipos, a un software, dependiendo cuál es el interés y la necesidad o requerimiento al que se están enfrentando nuestros asociados o posibles clientes, además con algunos fabricantes (Fujitsu) tenemos préstamos de equipos y puedan comprobar cómo la tecnología ayuda en muchos de sus procesos”: concluyó el Director Técnico y Comercial de Compucenter.

Así bien, según el estudio FutureScape de IDC, las inversiones en transformación digital representarán más de la mitad de todas las inversiones en TIC para 2024. Aunado a esto, el informe anual y a nivel mundial, de transformación digital destacó diez predicciones clave que, impactarán las prioridades de inversión en TIC y las estrategias de implementación.
Lo anterior se enmarca en cifras generales, ya que propiamente, la digitalización de documentos no tiene un valor de mercado, pero sí existes estimados sobre las inversiones en transformación digital, lo que esboza el potencial de oportunidad.

“Según Ken Research, agencia de estudio de mercado, el mercado de transformación digital de América Latina se subdivide en soluciones y servicios; el segmento de soluciones dominó el mercado y generó ingresos de USD 29,900 millones en 2020; sin embargo, se espera que el segmento de servicios experimente el mayor crecimiento CAGR (tasa de crecimiento anual compuesta) del 18,09 % durante los años 2021 al 2027, además, según el tipo de implementación, el mercado se segmenta en implementación local y en la nube, por lo que, actualmente, el modelo de implementación en la nube dominó el mercado con ingresos por USD 21,800 millones en 2020”: afirmó Carlos Bermúdez.

Predicciones del IDC FutureScape para la Transformación Digital Mundial:

Predicción 1. Crecimiento de la inversión de dos dígitos: Las inversiones directas en transformación digital se aceleran a una CAGR del 16,5 % en 2022-2024, frente a una CAGR del 15,4 % en 2019-2024, convirtiéndose en el 55 % de toda la inversión en TIC para fines de 2024.
Predicción 2. Reglas del PIB digital: En respuesta a la pandemia, las organizaciones aceleraron sus inversiones digitales. Esto significa que en 2022 más de la mitad de la economía mundial se basará o estará influenciada por lo digital.
Predicción 3. Arquitectura digital física: Para 2023, el 90 % de las organizaciones de todo el mundo priorizarán las inversiones en herramientas digitales para aumentar los espacios físicos y los activos con experiencias digitales.
Predicción 4. Automatización de empresas y ecosistemas: Para 2025, el 60 % de las organizaciones capitalizará la disrupción con un enfoque de automatización para toda la empresa y el ecosistema, aprovechando los conceptos empresariales basados en modelos, los centros de excelencia (COE) y las plataformas low-code/no-code.
Predicción 5. Liderazgo para la resiliencia digital: Para 2026, el 54 % de los CIO impulsan la transformación del negocio, empoderando a las organizaciones con resiliencia digital a través de hojas de ruta tecnológicas estratégicas y rediseñando plataformas para habilitar una fuerza laboral colaborativa, ágil y basada en datos.
Predicción 6. Enculturación y empoderamiento digital: Aprovechando la capacidad de utilización de datos y herramientas de código bajo/sin código, la mayoría de los empleados en el 60 % de las empresas liderarán la transformación e incorporarán la resiliencia digital en sus funciones para 2024.
Predicción 7. Resiliencia digital: Para 2022, el 55 % de las organizaciones habrá ampliado los planes de resiliencia para preparar su negocio para el futuro, mejorando la rentabilidad, las tasas de innovación y la rentabilidad en más de un 20 % en comparación con sus pares.
Predicción 8. ROI digital y resultados: Para 2023, 1 de cada 2 empresas generará más del 40 % de sus ingresos a partir de productos y servicios digitales, en comparación con 1 de cada 3 en 2020.
Predicción 9. Equipos de ensueño digitales: Para 2025, las empresas con liderazgo multifuncional y un equipo de ensueño digital, disfrutarán de tasas de innovación más rápidas, mayores ganancias de participación de mercado y mayores eficiencias operativas que sus contemporáneos.
Predicción 10. Descarbonización y digital: Las iniciativas de reducción de emisiones de carbono son un objetivo clave de las transformaciones digitales; menos del 10% de las organizaciones dicen que no aplican o no implementan objetivos para reducir el carbono para fines de 2023.

En respuesta a la pandemia, las organizaciones aceleraron sus inversiones digitales, lo que significa que, en 2022 más de la mitad de la economía global estará basada o influenciada por lo digital. De hecho, según el informe, las inversiones directas en transformación digital se acelerarán a una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) del 16,5 % en 2022-2024, frente a una CAGR del 15,4 % en 2019-2024.

Conclusiones
Finalmente, los canales están en posibilidad de transformar los retos que se dibujan en el horizonte de un 2022, en oportunidades que además de ganancias, les permitan entregar soluciones end to end, fortaleciendo su valor agregado como distintivo único.
Lo anterior es relevante en la medida que, los canales están en contacto directo con los clientes finales y conocen de primera mano las necesidades, requerimientos e incluso el comportamiento o cambio de las tendencias desde el inicio, lo que es una ventaja única.

Uno de las cosas más importantes que tiene el canal es el cliente final, ya que ellos están en contacto, venden, entregan y cobran; para nosotros, como Lexmark, es fundamental esto y lo impulsamos teniendo un producto competitivo, que les ayude a diferenciarse y que incentive el crecimiento de sus negocios, convirtiéndose así en nuestros tres pilares dentro de la estrategia de canal”: Gabriel Ocadiz.

Si tomamos como referencia los datos de IDC, se observa que, las tasas de crecimiento de la inversión en transformación digital directa se están acelerando, hasta un 16,5 % CAGR para 2022-2024, lo que significa un aumento de un punto porcentual en el período 2020-2023 y para 2022-2024 se estima que los niveles de inversión sean de 6,3 billones de dólares y el 55 % de toda la inversión en TIC para finales de 2024, lo que representaría un aumento de 0,9 billones de dólares con respecto al período 2020-2023. En otras palabras, el barco de la transformación digital y todo lo que ello conlleva, (incluido la digitalización de documentos) ya zarpó, pero no significa que los canales no puedan ayudar a más empresas a abordar, sino por el contrario, están a tiempo de encaminarlas, asesorarlas y acercarles todas las herramientas que les haga un lugar en el mapa digital, comenzando por la digitalización de documentos hasta su total transformación.