Actualizaciones para no perder en el negocio de la factura electrónica

Este año, el Sistema de Administración Tributaria (SAT) le revocó a dos empresas la certificación como proveedores autorizados y es responsabilidad del canal investigar con quién está haciendo negocio.

A partir del primero de enero de 2018, la versión 3.3 de la factura electrónica se consideró como el único medio de comprobación fiscal para todos los contribuyentes, sin importar su monto. Lo anterior obligó al canal a modificar su estrategia de negocio y mantenerse informado para acatar los nuevos retos que se le enfrenten.

Los modelos de negocio varían dependiendo del mercado al que se busque atender. La más común es la distribución de aplicaciones empaquetadas de algunas marcas como Aspel, Microsip, entre otras, pero también se ha vuelto más común que haya jugadores que desarrollen su propia aplicación para facturar y busquen la validación del timbrado a través de un proveedor autorizado de certificación (PAC), que son los encargados de timbrar facturas en representación del SAT y facilitar el proceso de reportar los ingresos de los aproximadamente 3 millones de contribuyentes a hacienda.

Para quienes pertenecen a esta última modalidad, actualmente se les ha sumado un nuevo reto: verificar que el PAC con quien tienen la alianza no sea parte de los cuatro que actualmente integran la lista de revocados por la autoridad tributaria.

 

 

 

De conformidad con lo dispuesto en la regla 2.7.2.12., apartado A. numeral 5 de la Resolución Miscelánea vigente, quienes hayan sido revocados y se encuentren publicados en el presente apartado, deberán abstenerse de contratar u ofrecer por cualquier medio la certificación de facturas con nuevos clientes.

“Es importante que los distribuidores se fijen quién es el proveedor autorizado de facturación con quien están haciendo la alianza para que su aplicación funcione o quién es la empresa que está detrás de esa aplicación que revenden, porque hoy por hoy se vuelve relevante el tema de que tanto canal como usuario final tenga la certidumbre de que la persona que le está facturando no corra los peligros de que le quiten en un momento dado la certificación, porque si una persona deja de facturar porque su PAC tiene una incidencia, implica que esa empresa no puede cobrar o surtir”, externó Virginia Koyama, CMO de SW sapien.

Elementos para evaluar un PAC:

-Solicitar los resultados de la última auditoría que le hizo el SAT y verificar que no tenga llamadas de atención.

-Revisar que cuente con la certificación ISO 2701, certificación asociada al tema de protección de datos personales.

-Confirmar que el PAC con quien se realiza el negocio sea respetuoso de la ley y demás validaciones que exige la autoridad; algunas de ellas son que su RFC debe estar en un listado activo, estar en la lista de contribuyentes con actividad, cumplir con la guía de llenado para facturas electrónicas.

-Corroborar la disponibilidad del proveedor.

-Examinar que la infraestructura sea ágil, es decir, que tenga una adecuada velocidad de timbrado.

-Corroborar que la empresa con quien se facture no aparezca en la lista de los EFOS y EDOS.

El PAC está obligado a mandar una carta a sus usuarios para decirle que el SAT le revocó su autorización como proveedor. Los congelan un año antes de volver a solicitar la certificación para activarlos y revisarlos: Virginia Koyama.

Seguridad

Durante 2017 y hasta la fecha, el SAT detectó 8 mil 204 empresas que simularon operaciones mercantiles, lo que significó una evasión fiscal por 354 mil millones de pesos, una cifra relevante porque equivale al 1.4% del PIB. Pero, ¿realmente por qué es importante tener en cuenta esta situación? Porque las empresas con la que entablamos una negociación puede pertenecer al porcentaje de compañías que están facturando operaciones simuladas o deduciendo operaciones simuladas.

Frente a dicha situación, un tema que cobra relevancia es la nueva validación del SAT para las facturas y evitar que canales concreten negociaciones con alguna empresa en la lista de la Empresa que Factura Operaciones Simuladas (EFOS) o en la lista de la Empresa que Deduce Operaciones Simuladas (EDOS).

De tal forma, Koyama llamó a los canales tener cuidado con los proveedores e identificar que estos tengan las medidas necesarias para evitar que pase alguna situación como duplicidad de facturas, que esté mal hecha o que no sea deducible para que la situación fiscal de cada cliente sea correcta; esto por un lado, y por el otro, si las operaciones para facturar no funcionan por no estar con un PAC actualizado y alineado con la ley, “le pegas al ESP y al servicio de tus clientes”, opinó.

Ajustar el negocio

Cada actualización que ha propiciado el SAT para la emisión del Comprobante Fiscal por Internet (CFDI) tiene el objetivo de evitar errores, eliminar o prevenir prácticas indebidas, como las anteriormente descritas, y facilitar la interacción entre el contribuyente y la autoridad tributaria.

Pero así como los canales deben tener en cuenta cómo están tejiendo sus negocios, también deben estar actualizados en dónde buscarlo y qué valor agregado va a diferenciarlos.

Clientes potenciales:

Profesionistas o personas físicas que se registran con el Régimen de Incorporación Fiscal (RIP)

Mercados de bajo precio y alto volumen.

PyMEs

Mauricio Reyes, director General de Soluciones Administrativas BECMA, aseguró que hay dos campos en los que persiste confusión entre usuarios, personal administrativo y hasta en los mismos empresarios: método de pago y uso del CFDI.

“Hay varias opciones que el SAT no ha asentado bien y una área de oportunidad es que las dejará un poquito más claro”, detalló.

Soluciones Administrativas BECMA es una empresa con 21 años de experiencia en el mercado de distribución de CONTPAQi y a lo más complicado que tuvieron que enfrentarse al comenzar con la comercialización de la factura electrónica fue a que los usuarios, principalmente de provincia, comenzaran a usar tecnologías de la información.

“El decirle al usuario que tenemos que utilizar recursos informáticos para emplear la factura electrónica es lo más complicado, porque sienten que ya todos lo van a ver o fiscalizar y que van a tener su información dispersa y cualquier persona los va hackear ”, explicó.

Frente a dicha situación, Reyes señaló que los canales requieren que los fabricantes cuenten con sistemas de nivel máximo de automatización e integren todos los procesos necesarios para alcanzar un nivel óptimo para todos los clientes.

Otro tema que también puede resultar engorroso es el de complementos de pago. Hoy en día, el SAT pide que, además de la factura, la empresa debe reportar los ingresos que tiene, ya sea completos al momento de hacer la factura o en parcialidades.

“En el uso de CFDI tienes que especificar si se te pagó por adelantado o en parcialidades y va cruzado a un complemento de pago. Ahora es un complemento de pago y se tiene que emitir por la empresa que está recibiendo el dinero. Si tú al momento de ejecutar la operación de compra-venta se te pagó al 100%, con la factura es más que suficiente —para comprobar la transacción—, pero si en el momento de hacer la compra-venta no recibiste el dinero al 100%, se te van a dar tantos comprobantes hasta llegar al 100% del bien”, explicó Brian Nishizaki, director de Ventas en Aspel.

Por tanto, las cuestiones en las que aún persisten dudas, hay una oportunidad para que el SAT instruya a los contribuyentes en cómo quiere la información o los canales pueden asumir esta tarea y, de la mano con fabricantes u otro proveedor, informar cuáles son las mejores prácticas.

De acuerdo con la autoridad tributaria, el año pasado sólo 1 de cada 4 contribuyentes emisores de facturas electrónicas han migrado a la versión 3.3; es decir que faltan por migrar el 75% de los 3 millones de contribuyentes. Estas, más las nuevas empresas que surgen cada año, lo primero que requieren es facturar, y ahí el canal tiene ante sí un panorama vasto de oportunidades, opinó Nishizaki.

No solo basta con que la autoridad dé las instrucciones de cómo ellos esperan la información. Eso se tiene que entender a través de los contadores, a través de nosotros como consultores de tecnología y en conjunto poder soportar y asesorar a los empresarios sobre cuáles son las mejores prácticas en este tipo de variables: Israel Coto, director en Ciudad de México de Microsip 

Evolucionar

La evolución del mercado ahora requiere de canales se forje de un equipo de profesionales multidisciplinarios, y este es un diferenciador importante para poder competir.

“Ahora los canales se tienen que volver multidisciplinarios para que puedan hablar de temas de tecnología, conectividad, comunicación, infraestructura, operación, logística, distribución e incluso algunos aspectos fiscales y contables. Entonces, se ha vuelto muy robusto, es algo que se vuelve complejo, pero también te puedes volver más competitivo”, expuso Coto.

Con la evolución del mercado nos referimos a que hoy por hoy hay diversos productos y soluciones para atender diferentes nichos, y el negocio de la factura electrónica no es la excepción.

Las PyME son las principales y grandes consumidoras de las soluciones o software empaquetados, pero cuando empiezan a crecer, necesitarán adoptar un ERP para integrar todas las funcionalidades administrativas.

“Cuanto más grande sea la empresa, más demandantes van a ser los servicios y consultoría, entonces tienen que ser más especializados. No solo es tecnología, tienes que saber sobre procesos de negocio y fiscal”, opinó al respecto Koyama y esta competencia le permite llegar a ofrecer al cliente una mejor solución a los problemas fiscales que se le presenten.

“Está cambiando, no puedes especializarte en todo y es importante que tengas equipos en diferentes materias disciplinarias”: Israel Coto.

 

Aspel 

Brian Nishiaki, Director de Ventas

El sistema que Aspel pone a disposición del canal es FacturE, enfocado 100% en la emisión de facturas, junto con otros sistemas administrativos. Para su comercialización, el fabricante maneja dos modalidades: licenciamiento perpetuo y de suscripción, lo cual resulta atractivo para las PyMEs, que actualmente cuidan el gasto. En el modelo suscripciones, la marca busca otorgar al canal una participación del 21% mientras conserve al cliente y, sobre los mismos sistemas, se crean ecosistemas donde los canales puedan ganar dinero de la capacitación, soporte, instalación y mantenimiento. “Tenemos detectado que por cada peso que ellos ganen de Aspel pueden hacer entre 3 a 5 en servicios de valor agregado”, agregó el directivo. De igual forma, las capacitaciones incluyen apoyo técnico, comercial, la interpretación y todo lo que tiene que hacer el sistema se le explica al canal. Normalmente son presenciales o webinars.

aspel.com/quieroserdistribuidor 

SW sapien

Virginia Koyama, CMO

Como proveedores autorizados de certificación, sus servicios incluyen desarrollar aplicaciones y servicios web hechos para tres cosas principales: emisión y recepción de comprobantes fiscales digitales; creación de servicios web y herramientas para reducir las funciones operativas necesarias para un contador o director de sistemas, y herramientas para extraer información de los XML de las facturas para generar conocimiento.

Sus principales clientes son integradores, casas de software, desarrolladores de aplicaciones y software de negocios. Otra unidad de negocio es Ícaro, aplicación en la nube para personas que sólo desean facturar. A través del programa “SW sapien, sabemos de TI” apoyan al canal a elaborar los CFDI por sí mismos y brindan una opción de continuidad de timbrado, aunque ya hayan emigrado a un ERP. Lo que tienen que hacer es elegir la figura que mejor se adapte a su rol de negocio, referir y promover los servicios de la empresa como complemento de sus servicios.

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Microsip

Israel Coto, Director para Ciudad de México

“Nos encargamos del desarrollo y comercialización de software administrativo tipo ERP, donde a lo largo de estos años hemos ofrecido a las empresas herramientas para una mejora continua”, expuso el directivo.

Su portafolio incluye cinco áreas: ciclo de distribución, ciclo de punto de venta, ciclo administrativo, cómputo móvil y gestión de manufactura. “Esto se ofrece a través de este canal de consultores multidisciplinarios que tienen la sensibilidad de ofrecer, mejorar y buscar las mejores prácticas para que el empresario pueda analizar sus procesos; establecer una metodología de operación; hacer todo el proceso de instalación y configuración; capacitar a los operadores, a los gerentes y todas las partes operativas de la empresa; poner a funcionar esa herramienta y detectar todos esos puntos de mejora que pueden ser una siguiente etapa de evolución para el empresario”, dijo.