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Nómina digital, mucho más que una simple herramienta contable

Después del paso para adoptar la factura electrónica y con la encomienda de alistarse en la contabilidad digital, la nómina todavía puede generar dividendos, pues quedan empresas sin regularizarse.

A pesar que el límite para que las compañías realizaran nómina digital pasó a principios del 2014, muchas de éstas todavía no se actualizan o están en el proceso, lo que representa una oportunidad de negocio en la materia.

Gabriel Pulido, gerente de ventas nacional en DFactur-e, explicó que a diferencia de un CFDI de factura electrónica, el cual es un comprobante de ingresos, la nómina es uno pero de egresos, y la migración se debe al control que debe tener el SAT de todos los entrante y salientes de las personas físicas, así como de los impuestos.

“Al no haber una cultura tan arraigada en México del pago de impuestos por parte de las personas físicas y asalariados, las autoridades han optado por estos esquemas para la regulación y retener así impuestos”, señaló el entrevistado.

Es decir, todos los impuestos en el tema de nómina son retenidos por las empresas y éstas se hacen cargo de los mismos, lo que significa un egreso para las compañías.

Aunque cabe considerar que con estos comprobantes, los empleados pueden tener acceso a más créditos o a otro tipo de prestaciones que los da el volumen de sus ingresos, por lo que no es un tópico menor.

La nómina electrónica entró en vigor desde marzo del año pasado, por lo que hoy, las entidades privadas y públicas tienen la obligación de cumplir con este requisito, todos los recibos de nómina tienen que ser electrónicos y timbrados por un distribuidor autorizado del SAT.

“En el pasado había empresas que hacían el cálculo de la nómina a través de hojas de cálculo, hoy, a partir de la obligación electrónica, se utilizan los archivos en formato XML y se necesita de una herramienta que emita ese tipo de datos”, aseguró Gilberto Sánchez, director general de Aspel.

Aunque muchos utilizan las opciones que proporciona el SAT, en éstas no se pueden calcular muchas de las percepciones y deducciones que las empresas requieren y acceder a reportes para la toma de decisiones y otras regulaciones.

Por ello es importante que toda la información que se genera en este sistema se vincule con el sistema de contabilidad y automáticamente genere las pólizas necesarias para incrustarlas en el sistema de contabilidad y cumplir con ambas para no hacer doble la captura.

“La factura electrónica vino a revolucionarlo todo, pero cuando entró la nómina el cambio fue demasiado rápido, las últimas regulaciones se dieron a conocer en diciembre del 2013 y tenía que estar listo para arrancar 2014, a diferencia de la factura que fue progresiva: primero las personas morales, por ciertos montos, pero con la nómina era todos al mismo tiempo, con sólo una prórroga de tres meses y la cual era retroactiva”, comentó Israel Coto, director de Microsip Oficina México.

A decir del vocero, hubo mucha desinformación, prisas y sí fue compleja la adopción si se compara con la factura, la cual se trataba de un proceso más sencillo, y sólo impactaba en algunos puntos como el mostrador, por ejemplo.

La nómina en sí, es un paso más engorroso, involucra algo más fiscal, gente más especializada y con la que se fueron dando cuenta que las empresas no tenían mucho conocimiento de sus nóminas o éstas no eran tan formales y no cumplían con algún requisito en específico.

“Además, tuvimos que capacitar a los socios en temas puntuales en cuestiones fiscales y de nómina, pero es la fecha que hay empresas todavía tratando de regularizarse. Nosotros mismos nos apoyamos de consultores dentro de nuestro ecosistema, los cuales son expertos en el tema porque también tenemos la responsabilidad de hacerles llegar esta información a los contadores”, dijo Coto.

Hoy por hoy
A pesar de todo el entorno regulatorio, es notorio que este movimiento tiene desfase; en la actualidad, alrededor del 70% de las empresas están emitiendo sus recibos de 2014, y aunque las soluciones que salen al mercado son cada vez más accesibles, no todas las empresas cumplen con la nómina.

“Y vienen nuevos complementos para las retenciones, para los pagos de dividendos, nuevas certificaciones, etcétera. El SAT no dejará de cobrar impuestos, al contrario, se prevé que aumente la cantidad de servicios que se ofrezcan a través de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC)”, compartió Pulido.

Cabe recordar que cuando sucedió el requerimiento de la factura electrónica hubo un “boom” muy grande en su adopción, pero en materia de nómina, todavía hay muchas empresas retrasadas -por un tema cultural de dejar las cosas al final para regularizarse-, muchos directivos esperan las prórrogas y eso sólo vuelve más complicado cada trámite.

Otros horizontes en puerta
Por su parte, René Ochoa, director de ventas en Contpaq i, señaló que se está trabajando muy fuerte para que a inicios de 2016 ofrezcan todas las opciones de su portafolio en esquema de nube, pues es la tendencia tecnológica, pero el canal cree que una vez que entren a ese modelo, no los van a necesitar y es al contrario.

“No hay otro camino, tenemos sólo dos opciones: ampliar nuestra carga de colaboradores directos o seguir trabajando con nuestros canales, los cuales son necesarios y hacen muy bien la labor de venta de la plataforma; deben ver esto como una alternativa  de  darles más herramientas”, comentó el entrevistado.

Para el vocero, esto es facilitarles la vida y hay que enfocarse en ello, en lugar de perder tiempo con la instalación y configuración de servidores y de terminales, es ir al acceso, implementación y capacitación de manera directa, pues estos últimos pasos no se los puede saltar ninguna empresa, no importa el sistema que se implemente.

Asimismo, Microsip observa un fenómeno muy interesante, se están agregando como canales y distribuidores despachos contables, lo que conlleva una combinación muy interesante de perfiles para comercializar.

Hace años entre estos despachos y los departamentos de sistemas no había entendimiento, sin embargo, ahora se están fusionando y ya los contadores se incorporan porque ven una oportunidad de negocio, incluso abren un área de sistemas para soportar a sus clientes.

Lo que para muchos canales representa más competencia y menos oportunidades, veían que sus propios clientes ahora podrían ser su competencia, pero esto lo deben percibir como una sociedad de negocios en la que el contador va a ayudar con su conocimiento para hacer grupos de trabajo, ya que ni el contador puede abarcar el área que tiene el asociado con toda su experiencia y éstos no pueden cubrir toda el área contable.

“Esto sirve porque se le ofrece una solución integral al cliente final, todo un ecosistema que beneficia a todos los involucrados”, abundó.

Oportunidad
Según Sánchez, la suma de las tres cosas: facturación, contabilidad y nómina, le ha dado a los distribuidores la oportunidad de acercarse a millones de contribuyentes; el año pasado fue un periodo muy bueno atacando esas necesidades y a los socios ya no sólo los buscaban para recomendar, sino para que les ayudaran en la instalación, la capacitación del personal, etcétera.

“El índice de mortalidad de empresas es evidentemente bajo en aquellas que tienen implementados sistemas administrativos que se manejan de manera automática”: Gilberto Sánchez, Aspel.

“Nosotros hemos visto que la adopción debe estar arriba del 80%, donde algunos quizás escogieron la versión gratuita del SAT, pero tarde o temprano necesitarán más información o mejores formas de calcular la nómina”, externó el director de Aspel.

Para el representante de Contpaq i, existe todavía mucho camino por seguir; a la fecha, han timbrado cerca de 122 mil millones de recibos de nómina, pero hay muchas más empresas y cada una de estas tiene un promedio alto de trabajadores y todos tienen la necesidad de generar este tipo de recibos.

“Hablamos que de acuerdo al INEGI, cada año se crean alrededor de tres millones de empresas, de las cuales hay un alto índice que perecen, pero muchas sobreviven y siguen surgiendo nuevas y todas con necesidades de nómina digital y diversos procesos de pagos”, aseguró Ochoa.

De ahí la importancia que primero el socio y luego el cliente, opten por herramientas que les ayuden a ser más productivos como empresas, desde la micro hasta las compañías más grandes, y como canales, que les dejen mayores márgenes.

De alternativas
Cabe señalar, que el entrar a este esquema, aunque es obligatorio, no sólo permite cumplir con las disposiciones del SAT, sino que permiten determinar cómo están como compañías, y esto les ayudará directamente en la toma de decisiones.

“Estábamos acostumbrados a manejar el papel para todos los trámites y requisitos, con todas estas disposiciones, también nos ayuda en el ahorro de tiempo. Hay que darle la vuelta y observar que cada vez que nos formalizamos, nos vemos mejor ante nuestros clientes y proveedores, nos volvemos más eficientes y trabajamos más con menos recursos”, dijo Ochoa.

Incluso mucha gente piensa que esto viene a sustituir a los contadores y es todo lo contrario, en la actualidad, aunque sea una empresa pequeña se necesita de un contador y estrategias fiscales y todo lo que se pueda deducir se tiene que aprovechar y todo ello lo permite la formalización y hay especialistas que hacen eso.

“Estos cambios en vez de verlos como un problema se tienen que ver como una oportunidad, ya que a muchas compañías les sirvió para darse cuenta que estaban generando mal sus nóminas, que el seguro social no estaba al corriente, que no todos los empleados estaban dados de alta debidamente, etcétera, lo que le sirvió al empresario para irse regularizando e ir cumpliendo”, finalizó Coto.

Para todos

Como oferta, en el mercado existen diversas opciones tanto de precio como de prestaciones, pero al fin y al cabo, se podía adquirir un software o ir a las herramientas del SAT, esto ha ayudado a colocar dos versiones principalmente: en renta o venta, lo que da más armas al distribuidor.

“La competencia se tiene en todos los niveles, tanto en la industria como en las compañías de servicios, ahí hay grandes cadenas con una cantidad de información enorme, y las empresas tradicionales no pueden quedarse atrás, pues muchos de los problemas que hacen que mueran tantas PyMEs están relacionados con la falta de visibilidad de su administración”, abundó Sánchez. Además, deben pelear con la renuencia de los empresarios por tener sus datos fuera de la empresa, específicamente en la nube.

Por esto, los desarrolladores brindan modelos in house y cloud, donde no sólo ofrecen el cálculo de la nómina sino que pueden alinearse con dispositivos como relojes checadores para automatizar más procesos.

Otros ofrecen opciones con las cuales los empleados pueden descargar sus XML y utilizar la firma digital (FIEL) como carta de identidad, todo en línea y con los cálculos de impuestos e ingresos con emisión masiva.

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