Por Manuel del Pino, gerente preventa de Information Builders para México, España y Portugal:
Probablemente, usted haya escuchado: “¡hay que liberar al usuario de negocio del departamento de TI!”. O habrá oído de boca de algún comercial decir “¡Necesito una herramienta de business intelligence que sea válida para todo el mundo, para cualquier empleado!”. El científico conductista Abraham Kaplan explica una situación similar, citando la Teoría del Instrumento, a través del siguiente ejemplo: “Dale a un niño pequeño un martillo, y entenderá que ha de golpear todo lo que se encuentra”. ¿Por qué esta teoría es aplicable al universo del dato? Porque los usuarios de herramientas consistentes, es decir, los analistas, suelen evaluar las necesidades de todo el mundo desde su propia perspectiva. Dales una herramienta y ellos la utilizarán para resolver numerosas cuestiones relativas al análisis de la información. Si bien, esto no significa que los demás también puedan hacerlo. Y tampoco supone que con la misma herramienta los analistas puedan atender las necesidades de cualquier comunidad de usuarios. Es decir, la cuestión no radica en la herramienta per se, sino en el hecho de que cualquier usuario, con sus habilidades y necesidades particulares, pueda acceder a más información y a más contenido analítico.
La última generación de portales BI incorpora una amplia variedad de funcionalidades que hacen realidad esta antigua aspiración. Examinemos de qué manera proporcionan mayor libertad a cada tipo de usuario:
El analista de negocio: Este rol se está expandiendo debido a la demanda de información que se produce entre usuarios de negocio, partners, proveedores y clientes. Su labor ha pasado de la mera creación de reportes y cuadros de mando a la gestión de contenidos analíticos para distintos grupos de usuarios. En este contexto, el analista ha de mantener y adaptar los diferentes portales existentes a cada perfil de usuario. Esto incluye la creación de escenarios y espacios para introducir contenidos; la definición del modelo de navegación por la información; o la aplicación de diferentes hojas de estilo para distintos modelos de identidades. Es decir, el perfil del analista exige amplios conocimientos en disciplinas como el análisis, el diseño y el desarrollo web. Pero, ¿por qué es importante el rol del analista? Históricamente, el analista ha distribuido complejos análisis a través de presentaciones Power Point, ya que era la única herramienta fácil de utilizar. Ésta es una práctica estática que no encaja con la creciente demanda de información que se está produciendo.
El usuario de negocio: No es extraño que una comunidad de usuarios cuente con miles de informes, cuadros de mando y otros recursos en un mismo repositorio, y que tanto los analistas como los profesionales de los departamentos de TI se vean obligados a adaptar el contenido a cada usuario. Por ello, el usuario de negocio debería disponer de capacidad para gestionar sus propios contenidos y sustituir el material antiguo -que reside en cuadros de mando construidos por los analistas o los departamentos de TI- en lugar de otro nuevo o más relevante. Además, también debería poder modificar los cuadros de mando y seleccionar el tipo de contenido, así como el formato de visualización que mejor se adapte a sus necesidades. Se acabaron aquellos tiempos en los que el usuario tenía que leer un cuadro de mando de cincuenta páginas para hallar la pieza de información que necesitaba. El usuario actual requiere “infoapps” sencillas que faciliten respuestas a través de un solo clic. Como un día me dijo un directivo para el que trabajaba, si el informe no entra en un post-it, no me lo entregues. Pues bien, si el informe no se puede leer en un smartphone o no es interactivo, el usuario no lo va a querer utilizar.
El departamento de TI: El departamento de TI debe encontrarse liberado de ataduras para poder adaptar todo a cada tipo de usuario. Si una empresa tiene 50 partners externos, necesitará 50 portales diferentes, ya que cada uno contará con su propio look & feel, sus propios banners, sus propias directrices de seguridad y su propia gestión de perfiles. Para liberar al departamento de TI, el portal de BI debe fomentar la delegación, de tal forma que los clientes en modo SaaS puedan gestionar fácilmente a sus propios usuarios.
En definitiva, para proporcionar mayor libertad a cualquier tipo de usuario, resulta fundamental disponer de una plataforma más robusta de gestión, compartición y distribución de contenidos. Una herramienta más sencilla beneficiará al usuario, sin duda, pero un portal de BI favorecerá a toda la comunidad de usuarios sin tener en cuenta sus habilidades y necesidades. Además, fomentará una cultura más colaborativa en todo lo que tiene que ver con la creación y compartición de información, lo que, en último término, alimenta una mejor toma de decisiones.
